ประโยชน์ของ OCR และระบบจัดการเอกสาร กับความเหนือชั้น

หลายองค์กรยังคงได้รับข้อมูลในรูปแบบกระดาษ กระบวนการทางธุรกิจรวมถึงแบบฟอร์มกระดาษ ใบแจ้งหนี้ เอกสารทางกฎหมาย และสัญญาที่พิมพ์ออกมา ต้องใช้เวลา พื้นที่ และความพยายามอย่างมากในการจัดเก็บและจัดการเอกสารกระดาษจำนวนมากเหล่านี้

วิธีแก้ไขคือการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารกับ OCR การรู้จำอักขระด้วยแสงเป็นคุณลักษณะที่สำคัญที่สุดของระบบการจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษ ซอฟต์แวร์ OCR จดจำข้อความที่พิมพ์ และคุณสามารถค้นหาตามเนื้อหาภายในได้ คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงเอกสารที่สแกนได้ เช่นเดียวกับที่คุณทำกับเอกสารข้อความอื่นๆ

ซอฟต์แวร์การรู้จำ อักขระด้วยแสงทำงานในลักษณะต่อไปนี้:

สแกนเอกสาร

ขั้นตอนหลักสำหรับการแปลงเป็นดิจิทัลคือการสแกนเอกสาร OCR ซอฟต์แวร์OCRจะพิจารณาบริเวณแสงของภาพที่สแกนเป็นพื้นหลัง และพื้นที่มืดเป็นข้อความ

การประมวลผลล่วงหน้า

ซอฟต์แวร์ OCR จะทำความสะอาดรูปภาพในขั้นแรกโดยการเอียงหรือเอียงเอกสารที่สแกนเพื่อแก้ไขปัญหาการจัดตำแหน่งระหว่างการสแกน ลบจุดหรือลบจุดภาพดิจิทัล ทำให้ขอบของรูปภาพข้อความเรียบ ฯลฯ

การจดจำข้อความ

ซอฟต์แวร์ OCR จะประมวลผลการสแกนเพิ่มเติมเพื่อระบุตัวอักษรหรือตัวเลขจากข้อความที่พิมพ์

หลังการประมวลผล

ระบบ OCR จะแปลงข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างเป็นข้อมูลที่ใช้งานได้ซึ่งสามารถค้นหาและแก้ไขเพื่อดำเนินการต่อไปได้

เทคโนโลยี OCR สามารถจัดหมวดหมู่ได้ตามการใช้งานและการใช้งาน ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างบางส่วน:

1. การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) – จับข้อความที่พิมพ์ดีด หนึ่งสัญลักษณ์หรืออักขระในแต่ละครั้ง
2. การรู้จำคำแบบออปติคัล – จับข้อความที่พิมพ์ดีด ทีละคำ และโดยทั่วไปเรียกว่า OCR
3. การรู้จำอักขระอัจฉริยะ (ICR) – กำหนดเป้าหมายข้อความที่เขียนด้วยลายมือหรือตัวสะกด ครั้งละหนึ่งสัญลักษณ์หรืออักขระ มักเกี่ยวข้องกับการเรียนรู้ของเครื่อง
4. การรู้จำคำอัจฉริยะ (IWR) – จับข้อความที่เขียนด้วยลายมือหรือตัวสะกดทีละคำ

แม้ว่าเทคโนโลยีที่อยู่เบื้องหลัง OCR จะซับซ้อนเล็กน้อย แต่ประโยชน์ของมันก็ชัดเจน ข้อได้เปรียบหลักของเทคโนโลยีการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) คือทำให้กระบวนการป้อนข้อมูลง่ายขึ้นด้วยการสร้างการค้นหา แก้ไข และจัดเก็บข้อความที่ง่ายดาย ข้อความที่เครื่องอ่านได้ซึ่งสร้างโดย OCR สามารถอ่านได้อย่างง่ายดายด้วยความช่วยเหลือของโปรแกรมอ่าน PDF หรือโปรแกรมอ่านหน้าจอ ทำให้ผู้พิการทางสายตาหรือมีความบกพร่องทางสายตาสามารถเข้าใจสิ่งที่อยู่บนหน้าจอได้อย่างง่ายดาย

ประโยชน์อื่นๆ ของเทคโนโลยี OCR ได้แก่:

• ประหยัดพื้นที่ด้วยการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัล
• ประหยัดเวลาที่จำเป็นสำหรับการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
• ปรับปรุงการเข้าถึงข้อมูลสำหรับผู้ใช้
• เร่งกระบวนการเวิร์กโฟลว์เอกสาร

OCR จับคู่กับโซลูชันปัญญาประดิษฐ์

ความแม่นยำของ OCR สำหรับซอฟต์แวร์พื้นฐานอยู่ที่ประมาณ 98% การใช้เทคโนโลยี AI จะเพิ่มความแม่นยำยิ่งขึ้นไปอีก ตัวอย่างเช่น เทคโนโลยี AI การเก็บบันทึกข้อมูลอัจฉริยะ ปรับปรุงการรับรู้ใบแจ้งหนี้ OCR ด้วยการใช้อัลกอริธึมการเรียนรู้เชิงลึกและด้วยความช่วยเหลือเป็นครั้งคราวจากผู้ปฏิบัติงานที่เป็นมนุษย์ ทำให้เรียนรู้มาตรฐานการตั้งชื่อและรูปแบบเทมเพลตเพื่อระบุและบันทึกข้อมูลที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ทำให้ทีม AP มีโอกาสย้ายจากแบ็คออฟฟิศไปยังแนวหน้า เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจในการดำเนินงานได้ดีขึ้น ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายและปรับปรุงการบริการลูกค้า

องค์กรใด ๆ ที่วางแผนยกเลิกเอกสารที่เป็นกระดาษสามารถได้รับประโยชน์จาก OCR นอกเหนือจากกรณีการใช้งานทั่วไปที่กล่าวถึงข้างต้นแล้ว ภาคส่วนต่างๆ ตั้งแต่แผนกธนาคารและการเงินไปจนถึงแผนกสุขภาพ ฝ่ายกฎหมาย และฝ่ายบัญชีต่างพึ่งพา OCR เป็นอย่างมาก ต่อไปนี้คือกรณีการใช้งานทั่วไปของ OCR ในอุตสาหกรรมต่างๆ:

• กระบวนการรู้จำอักขระด้วยแสงสามารถใช้ในอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพเพื่อบันทึกประวัติผู้ป่วย เช่น การรักษา รายงานในห้องปฏิบัติการ และบันทึกของแพทย์
• หน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่นสามารถแปลงบันทึกสาธารณะหลายทศวรรษให้เป็นเอกสารดิจิทัลที่ค้นหาได้
• บริษัทกฎหมายสามารถแปลงบันทึกและคดีหลายปีเป็นดิจิทัลได้
• มหาวิทยาลัยสามารถประมวลผลเอกสาร HR ของนักศึกษาและพนักงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
• องค์กรสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขาจะชำระเงินตรงเวลาโดยรวบรวมข้อมูลจากใบเรียกเก็บเงิน ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จอย่างชาญฉลาด

ในฐานะผู้บุกเบิกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault ให้บริการโซลูชั่นอย่างต่อเนื่องเพื่อให้องค์กรต่างๆ ไม่ต้องใช้กระดาษ ในขณะที่โลกกำลังก้าวไปสู่เทคโนโลยีดิจิทัล ธุรกิจต่างๆ ก็หันมาใช้ OCR มากขึ้น

Docsvault นำเสนอโซลูชัน OCR ต่อไปนี้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ:

ส่วนเสริมการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)จะอ่านและระบุข้อความในเอกสารที่สแกนหรือนำเข้าไปยัง Docsvault โดยอัตโนมัติ และแปลงเป็น PDF ที่ค้นหาได้ จากนั้นข้อความที่ระบุจะถูกสร้างดัชนีโดยกลไกการจัดทำดัชนี ซึ่งช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารตามคำ วลี และตัวเลขในเนื้อหาได้ OCR และระบบจัดการเอกสาร

Docsvault Advanced Capture Solutionช่วยยกระดับระบบอัตโนมัติของคุณไปอีกขั้นด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) Docsvault ช่วยในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ที่ใช้เอกสารจำนวนมากโดยทำให้กระบวนการจับภาพ จำแนกประเภท และดึงข้อมูลสำคัญเป็นไปโดยอัตโนมัติ
คลิกปุ่มแก้ไขเพื่อเปลี่ยนข้อความนี้