KO-Update

จัดการเนื้อหาองค์กรในปี2023 ซอฟต์แวร์ ECM   เป็นเครื่องมือที่ธุรกิจสามารถใช้ในการจัดการเนื้อหาและเอกสารของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการจัดการเนื้อหาระดับองค์กร ธุรกิจต่างๆ สามารถทำให้ข้อมูลของพวกเขาสามารถเข้าถึงได้ทั่วทั้งกระดานเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน และความคล่องตัวทางธุรกิจ ในขณะที่รักษาความปลอดภัยและป้องกันการหยุดทำงาน องค์กรขนาดใหญ่ไปจนถึงธุรกิจขนาดเล็กต่างก็สงสัยว่าจะจัดเก็บ จัดระเบียบ และนำเสนอข้อมูลที่ดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุดได้อย่างไร จากข้อมูลของ IDCการสร้างและการจำลองข้อมูลทั่วโลกจะยังคงประสบกับการเติบโตแบบทบต้นต่อปีและสูงถึง 181 เซตตาไบต์ในปี 2025! ธุรกิจต่างๆ ใช้บริการแปลงเอกสารอย่างจริงจังเพื่อบันทึกข้อมูล ของตนบนคลาวด์ นอกจากนี้ยังเป็นสาเหตุที่ว่าทำไมเครื่องมือ ECM จึงเป็นองค์ประกอบสำคัญในการสนับสนุนธุรกิจในการปกป้อง ปรับปรุง และจัดระเบียบข้อมูลของตน ได้นำผู้ให้บริการ ECM มาสร้างสรรค์เทคโนโลยีเพื่อส่งเสริมองค์กรผ่านซอฟต์แวร์ของตน ดังนั้น หากคุณกำลังคิดที่จะอัปเดตเครื่องมือ ECM ของคุณหรือใช้เพื่อปรับเปลี่ยนภูมิทัศน์ของข้อมูล คุณต้องติดตามแนวโน้ม จัดการเนื้อหาองค์กรในปี2023 การจัดการเนื้อหาขององค์กรต่อไปนี้ : ปรับปรุงความสามารถในการใช้งานซอฟต์แวร์เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีส่วนร่วม  ขั้นตอนแรกในการสร้างความมั่นใจว่าพนักงานของคุณสามารถปรับเปลี่ยนซอฟต์แวร์ และใช้เครื่องมือได้อย่างราบรื่นคือต้องแน่ใจว่าใช้งานได้ง่าย ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ผู้ให้บริการ ECM ได้ทำงานอย่างมากในการปรับปรุงการใช้งานซอฟต์แวร์ของตน ธุรกิจต่างๆ มองหาบริการ ECM ที่สามารถช่วยให้พวกเขาตระหนักถึงต้นทุนและการประหยัดผลิตภาพ ไม่ว่าธุรกิจจะต้องการบริการแปลงเอกสาร บริการสแกน หรือซอฟต์แวร์ ECM ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ พวกเขาต้องการการลงทุน เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปใช้และใช้งานได้ในระยะยาว วันนี้ คุณควรมองหาโซลูชัน […]

ความต่างของ การแปลงเป็นดิจิทัล กับ การถ่ายภาพ (การสแกน) องค์กรต่างๆ กำลังเร่งปฏิรูปดิจิทัลและเปิดรับโครงการดิจิทัลอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม การค้นหาวิธีการ กลยุทธ์ และเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับโซลูชันดิจิทัลต้องใช้เวลาและความพยายาม คุณต้องกลั่นกรองคำศัพท์ที่มีค่าของสารานุกรมและเรียนรู้ความแตกต่างระหว่างวิธีการดิจิทัลต่างๆ เช่น การถ่ายภาพและการแปลงเป็นดิจิทัล การใช้งานดิจิทัลอาจดูเหมือนง่าย แต่ก่อนที่คุณจะจ้างบริการสร้างภาพเอกสาร คุณต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างทางเลือกต่างๆ จะช่วยให้คุณเลือกระหว่างโซลูชันการสร้างภาพเอกสารและตัวเลือกการแปลงเป็นดิจิทัล เพื่อตอบสนองความต้องการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณทราบหรือไม่ว่าการสแกนและการสร้างภาพมีอะไรบ้าง และทางเลือกเหล่านี้สามารถช่วยธุรกิจของคุณได้อย่างไร บล็อกนี้จะเน้นถึงความแตกต่างระหว่างทั้งสองเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีที่สุด การสร้างภาพเอกสาร VS การแปลงเป็นดิจิทัล การสร้างภาพเอกสารและการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลไม่เหมือนกัน แม้ว่าทั้งคู่จะเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนเอกสาร ที่เป็นกระดาษให้เป็นเอกสารดิจิทัล พวกเขาอ้างถึงขั้นตอนที่แตกต่างกัน โซลูชันการสร้างภาพเอกสาร:เมื่อสแกนเอกสารแล้ว จะได้รับรูปภาพของเอกสารและเปลี่ยนเป็นไฟล์ดิจิทัล กระบวนการนี้เรียกอีกอย่างว่า “การสร้างภาพเอกสาร” มนุษย์สามารถอ่านข้อความได้ แต่คอมพิวเตอร์อ่านไม่ได้ ดังนั้นเครื่องและซอฟต์แวร์จึงไม่สามารถตีความข้อมูลเมตาได้ การแปลง เอกสารเป็นดิจิทัล: การแปลงเป็นดิจิทัลนำการสแกนไปสู่อีกระดับ มันเกี่ยวข้องกับการแปลงภาพที่สแกนเป็นข้อมูลที่แก้ไขได้ เมื่อแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ข้อมูลของเอกสารจะเข้าถึงได้ง่ายขึ้นและอาจเปลี่ยนแปลงได้หลายวิธี เช่น จัดทำดัชนีเพื่อให้เรียกค้นได้ง่ายขึ้น การถ่ายภาพหรือการแปลงเป็นดิจิทัล: อันไหนที่เหมาะกับคุณ? แม้ว่าทั้งสองวิธีจะสร้างเอกสารดิจิทัล แต่การแปลงเป็นดิจิทัลเท่านั้นที่สามารถ ให้สำเนาที่แก้ไขได้ มาวิเคราะห์ความหมายของทั้งสองขั้นตอนสำหรับบริษัทของคุณกัน สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการถ่ายภาพ การถ่ายภาพอาจเป็นทางออกที่ดี หากคุณกำลังมองหาวิธีที่รวดเร็วในการลดเวลารอของคุณ เมื่อสแกนและแปลงเอกสารแล้ว จะดึงเอกสารได้ง่ายขึ้นเพราะไม่ต้องจัดเก็บสำเนาเอกสารอีกต่อไป พนักงานของคุณจะใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาและดึงข้อมูล การลดการใช้กระดาษและการเปลี่ยนไปใช้ดิจิทัล ยังนำไปสู่การประหยัดอีกด้วย คุณสามารถประหยัดเงินในการจัดเก็บไฟล์โดยการสแกนเอกสาร ของคุณล่วงหน้า นอกเหนือจากการอำนวยความสะดวก ในการดำเนินการที่รวดเร็วและถูกกว่าแล้ว โซลูชันการสร้างภาพเอกสารยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยของวัสดุอีกด้วย […]

บริการสแกนเอกสารที่ดีที่สุด การระบุบริการสแกนเอกสารแบบมืออาชีพที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณอาจเป็นส่วนสำคัญที่สุดของการแปลงเป็นดิจิทัล แม้จะมีการรับรู้ทั่วไป แต่ก็มีบริการที่หลากหลายจากผู้เชี่ยวชาญด้านการสแกนเอกสาร แม้ว่าธุรกิจของคุณจะมีรูปถ่ายไฟล์ธรรมดาๆ ก็เพียงพอแล้ว ผู้ให้บริการสแกนก็มักจะจัดหาฟีเจอร์อื่นๆ ที่จะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นมาก ดังนั้น การเรียนรู้เกี่ยวกับบริการสแกนต่างๆ ที่มีให้สำหรับธุรกิจจึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะเลือกบริการที่เหมาะสม บริการสแกนสำหรับธุรกิจ สงสัยว่าจะเลือกใช้บริการสแกนแบบใด? นี่คือตัวเลือกอันดับต้น ๆ ที่ควรพิจารณา 1. บริการสแกน จำนวนมาก การสแกนเอกสารจำนวนมากสามารถประหยัดเวลาและทรัพยากร แทนที่จะป้อนหน้าเดียวในเครื่องสแกนและจัดการแต่ละไฟล์แยกกัน เครื่องสแกนคุณภาพสูงสามารถประมวลผลเอกสารปริมาณมหาศาลได้พร้อมกัน เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการไร้กระดาษในองค์กรใดๆ การสแกนจำนวนมากเป็นบริการที่เหมาะสำหรับคุณหากคุณมีบันทึกทางกายภาพมาหลายปี ผู้เชี่ยวชาญด้านการสแกนที่นำเสนอการสแกนเอกสารจำนวนมากสามารถจัดการงานได้ภายในเวลาไม่กี่วัน เมื่อใช้บริการนี้ คุณสามารถเปลี่ยนไฟล์กระดาษบนภูเขาของคุณให้เป็นไฟล์เก็บถาวรดิจิทัลแบบรวมศูนย์ได้อย่างรวดเร็วและในราคาประหยัด 2. บริการสแกนเอกสาร HR แผนกทรัพยากรบุคคลมักมีกองไฟล์ที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับพนักงานและผู้สมัครปัจจุบันและอดีต เมื่อแปลงเป็นดิจิทัล สิ่งสำคัญคือต้องหาบริการสแกนเอกสารของ HR ที่ใช้ OCR เพื่อแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษของคุณเป็นไฟล์ PDF ที่ค้นหาได้ และเพิ่มบุ๊กมาร์กเพื่อให้คุณสามารถนำทางไปมาระหว่างส่วนต่างๆ ของแต่ละไฟล์ได้อย่างง่ายดาย ชื่อพนักงาน หมายเลขบัญชี วันที่ และข้อมูลสำคัญอื่นๆ สามารถใช้เพื่อสร้างดัชนีไฟล์ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลเฉพาะที่คุณต้องการได้ภายในไม่กี่วินาที เอกสาร HR บางอย่างที่คุณอาจต้องการสแกน ได้แก่ เอกสารระบุตัวตน ข้อตกลงการจ้างงาน เอกสารบำเหน็จบำนาญและเกษียณอายุ ประกัน ประวัติทางการแพทย์ ประวัติย่อ ฯลฯ โปรดจำไว้ว่าเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดเป็นความลับ ดังนั้นโปรดเลือกบริษัทสแกนที่น่าเชื่อถือ 3. บริการสแกนรูปแบบขนาดใหญ่ หากคุณมีแผนที่ […]

เอกสารเป็นข้อมูลที่สำคัญมากสำหรับแต่ละหน่วยงาน ดังนั้นจึงควรโฟกัสไปที่การจัดเก็บให้เป็นระบบมากที่สุดซึ่ง วิธีจัดเก็บเอกสาร จะมี 2 วิธีนั่นคือ 1.การจัดเก็บเอกสารตัวจริง หรือเอกสารต้นฉบับ 2.การจัดเก็บจากเอกสารต้นฉบับแล้วสแกนเอกสารให้เป็นไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสาร ตระหนักถึงความจำเป็นของระบบการจัดการเอกสาร การจัดการข้อมูลและข้อมูลเป็นงานที่ท้าทาย ดังนั้น เอกสารที่เป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญขององค์กรจึงไม่สามารถทิ้งไว้ได้ด้วยตัวเอง และจำเป็นต้องได้รับการดูแลและจัดการอย่างสม่ำเสมอ องค์กรต้องมีความเฉพาะเจาะจงมากในการจัดการ บำรุงรักษา หรือจัดการเอกสาร การเลือกระบบการจัดการเอกสาร ที่มีประสิทธิภาพ เริ่มต้นด้วยการประเมินความต้องการองค์กรของคุณอย่างถูกต้อง ด้านล่างนี้คือคุณสมบัติที่ควรมองหาในระบบ การจัดการเอกสารในอุดมคติ การสแกนเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัล ความปลอดภัยของเอกสารและระบบตรวจสอบเส้นทาง ความสามารถในการค้นหาเอกสาร การควบคุมเวอร์ชัน เวิร์กโฟลว์เอกสารและความสามารถในการเซ็นชื่อแบบดิจิทัล สำรองและกู้คืนเอกสาร การแชร์เอกสาร การทำงานร่วมกัน และการบูรณาการ ลดความขั้นตอนให้เอกสารในสำนักงานของคุณ มีธุรกิจมากมายที่ยังคงใช้เอกสารกระดาษสำหรับการสมัคร ใบแจ้งหนี้ และเพื่อเก็บข้อมูลประเภทต่างๆ การจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพต้องการระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพในสำนักงานของคุณ ต้องมีการนำกระดาษออกจากกระบวนการและการแปลงทางดิจิทัลโดยเจตนา ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault มีซอฟต์แวร์สแกนเอกสาร ในตัว ที่แปลงไฟล์ของคุณจากรูปแบบสำเนาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานได้ ช่วยให้คุณบันทึกข้อมูลที่มีค่า และบันทึกเอกสารในที่เก็บส่วนกลางเพื่อให้เรียกค้นได้ง่ายในภายหลัง ด้วยการเข้าถึงเอกสารที่รวดเร็วและง่ายขึ้น พนักงานของคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น จัดระเบียบโครงสร้างให้ตู้จัดเก็บและการจัดเก็บโฟลเดอร์ดิจิทัล ตู้เก็บเอกสารได้กลายเป็นคำที่มีความหมายเหมือนกันกับที่ทำงาน แต่การที่สอดคล้องกับโครงสร้างตู้และโฟลเดอร์ที่มีอยู่จริงได้กลายเป็นความท้าทายสำหรับหลายองค์กร ในระบบการจัดเก็บทางกายภาพ ตู้ใช้พื้นที่มากและเพิ่มค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน โฟลเดอร์ที่มีอยู่จริงที่ไม่ได้ติดป้ายกำกับอย่างถูกต้องอาจถูกวางผิดที่และป้องกันได้ยากจากการรั่วไหลของข้อมูลหรือความเสียหายอันเนื่องมาจากภัยธรรมชาติ ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault นำเสนอโครงสร้างตู้และโฟลเดอร์ดิจิทัลแบบลอจิคัลเพื่อจัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่าง เป็นระบบ คล้ายกับระบบการจัดเก็บทางกายภาพของคุณ แผนผังลำดับชั้นประกอบด้วย Cabinets ที่มีโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ การสร้าง Cabinet โดยใช้ตัวช่วยสร้าง Cabinet ช่วยให้คุณกำหนดการตั้งค่าที่เหมาะสมอย่างเป็นระบบ เช่น การตรวจสอบ โปรไฟล์ที่พร้อมใช้งาน […]

การแปลงไมโครฟิล์ม ให้เป็นดิจิทัล ครั้งสุดท้ายที่คุณใช้เครื่องอ่านไมโครฟิล์มคือเมื่อใด เว้นแต่คุณจะเป็นบรรณารักษ์ ผู้เก็บเอกสารสำคัญ หรือนักวิจัยประวัติศาสตร์…มันอาจจะนานมาแล้วถ้าเคย แม้ว่าไมโครฟิล์มและไมโครฟิชจะเป็นวิธีที่ดีในการจัดเก็บข้อมูล แต่ตอนนี้มันค่อนข้างล้าสมัย ท้ายที่สุด คุณกำลังอ่านโพสต์ในบล็อกนี้ หลังจากค้นหาทางอินเทอร์เน็ตอย่างรวดเร็ว ตอนนี้ลองนึกภาพว่าคุณสามารถทำได้ด้วยข้อมูลในไมโครฟิช นั่นเป็นเพียงข้อดีอย่างหนึ่งในการทำให้ไมโครฟิล์มและไมโครฟิชเป็นดิจิทัล สนใจเรียนรู้เพิ่มเติม? มาพูดถึงประโยชน์ทั้งหมดของการแปลงไมโครฟิล์มและไมโครฟิชให้เป็นดิจิทัล กันเถอะ : 1. รักษาข้อมูลให้ถูกต้อง ปัญหาอย่างหนึ่งของไมโครฟิล์มคือ ไมโครฟิล์มจะค่อยๆ จางและสลายตัวเมื่อเวลาผ่านไป (และถึงแม้มันถูกเก็บไว้ในสภาพที่สมบูรณ์ที่สุด แต่ก็อยู่ได้ 500 ปี คุณสามารถรักษาสภาพให้สมบูรณ์เป็นเวลา 500 ปีได้หรือไม่) นี่เป็นข้อกังวลหลักหากคุณพึ่งพาข้อมูลนั้น แต่เมื่อคุณแปลงไมโครฟิชเป็นดิจิทัล ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกอย่างแม่นยำ ก่อนที่มันจะจางหายไป จากนั้นเมื่อไฟล์ของคุณเป็นแบบดิจิทัล ไฟล์เหล่านั้นก็จะสว่างขึ้น เพิ่มความคมชัด และแก้ไขได้ ซึ่งหมายความว่าแม้ว่า fiche ของคุณจะไม่อยู่ในสภาพที่สมบูรณ์ ข้อมูลจะไม่สูญหาย เมื่อภาพยนตร์และภาพยนตร์ของคุณได้รับการแปลง และแก้ไขแล้ว ไฟล์เหล่านั้นจะคงอยู่ตลอดไปในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล 2. ปรับปรุงการควบคุมเอกสาร แม้ว่าจะเป็นความจริงที่ต้องมีใครบางคนมุ่งมั่นที่จะดึงไมโครฟิล์มออกมา บูตเครื่อง และค้นหาแผงที่ถูกต้อง…มีอะไรที่จะหยุดพวกเขาไหม เมื่อคุณแปลงไมโครฟิล์ม และไมโครฟิชเป็นดิจิทัลแล้ว ข้อมูลสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านและแม้กระทั่งแก้ไขหากเป็นความลับ และขึ้นอยู่กับประเภทของระบบจัดการเนื้อหาที่คุณมี คุณยังสามารถจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์หรือประเภทข้อมูลเฉพาะได้อีกด้วย ด้วยไฟล์ดิจิทัล คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกมองเห็นโดยบุคคลที่จำเป็นต้องดูเท่านั้น 3. ความสามารถในการค้นหา หลังจากแปลงไมโครฟิชและไมโครฟิล์มแล้ว ไฟล์จะได้รับการจัดทำดัชนี ซึ่งหมายความว่าขณะนี้ข้อมูลทั้งหมดสามารถค้นหาได้ด้วยคำสำคัญ ดังนั้น […]

ธุรกิจสแกนเอกสาร หรือ สำนักงานไร้กระดาษเป็นสำนักงานดิจิทัลเต็มรูปแบบ ซึ่งเป็นไปได้มากมาหลายปีแล้ว แต่มีเพียงไม่กี่องค์กรเท่านั้นที่สามารถบรรลุสำนักงานแบบไร้กระดาษทั้งหมดหรือส่วนใหญ่ได้ และใช่ มีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้มากมาย และการเปลี่ยนแปลงก็ยาก แต่ในทศวรรษใหม่ หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้สำหรับองค์กรของคุณคือการตัดกระดาษและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับแปดประการในการนำบริษัทของคุณไปสู่ทิศทางที่ไร้กระดาษ 1. จัดตั้ง (หรือบังคับใช้) ข้อตกลงการตั้งชื่อไฟล์ ก่อนที่คุณจะดำเนินการใดๆ กับซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ หรือกระบวนการ คุณต้องตัดสินใจว่าไฟล์และการตั้งชื่อของคุณจะเป็นอย่างไร คุณจะจัดตามแผนกหรือไม่? ชื่อลูกค้า? ประเภทของเอกสาร? ปี? ไม่มีมาตรฐานในอุตสาหกรรมหรือประเภทธุรกิจ แต่โดยทั่วไปชื่อควรสื่อความหมายได้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในขณะที่สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การตั้งชื่อไฟล์ที่มีคำ 20 คำโดยคั่นด้วยเครื่องหมายขีดกลางจะทำให้ยากต่อการจัดเรียงในภายหลัง ตรวจสอบว่าใครก็ตามที่จะเพิ่มเอกสารลงในระบบจัดการเนื้อหาหรือไดรฟ์ที่แชร์ได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับหลักการตั้งชื่อและปลายทางของไฟล์เหล่านี้ ต่อไปนี้คือแหล่งข้อมูลบางส่วนสำหรับการพัฒนารูปแบบการตั้งชื่อของคุณ:   2. หยุดการบริโภคกระดาษด้วย E-forms ตามที่ใครก็ตามที่รับผิดชอบในการปฐมนิเทศพนักงาน ผู้ป่วย หรือสมาชิกสามารถบอกคุณได้ มีเอกสารมากมายที่เกี่ยวข้องกับการรับคนใหม่ แต่แทนที่จะพิมพ์เอกสารต้อนรับหรือเอกสารหลายร้อยฉบับ จะเป็นอย่างไรถ้าคุณสามารถส่งลิงก์ไปยังเว็บไซต์ส่วนตัวให้พนักงานใหม่เพื่อกรอกแบบฟอร์มก่อนวันแรกที่พวกเขาอยู่ในสำนักงานได้ แล้วการยื่นแท็บเล็ตให้ผู้ป่วยเพื่อกรอกใบเปลี่ยนประกันล่ะ? แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณทำอย่างนั้นได้ คุณสามารถใช้แบบฟอร์มกระดาษใดก็ได้เท่าที่จะจินตนาการได้และแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนที่ดีที่สุด? คุณสามารถตั้งค่ากลุ่มตัวเลือกที่เลือกไว้ล่วงหน้าหรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ต้องกรอกข้อมูลในช่องก่อนที่จะส่ง สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะลดทอนลงบนกระดาษเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อผิดพลาดและเวลาอันมีค่าในการพยายามคิดให้ออกว่าลายมือของใครบางคนพูดอะไร ตัวอย่างเช่น: หนึ่งในลูกค้าของเราใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการลงทะเบียนแบบเปิดด้านการดูแลสุขภาพ ความสามารถในการควบคุมคำตอบและสร้างความมั่นใจว่าผู้คนต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่จำเป็นทั้งหมด ทำให้ชั่วโมงการทำงานของบุคลากรที่จำเป็นในการตรวจสอบและป้อนข้อมูลหมดไปเกือบหมด 3. เริ่มใช้ลายเซ็นดิจิทัล จับมือกับแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องพิมพ์สัญญาหรือเอกสารกี่ฉบับเพื่อให้ลูกค้าหรือผู้ป่วยสามารถลงนามได้ ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้พนักงาน ลูกค้า และผู้ป่วยสามารถลงนามในแบบฟอร์มได้โดยไม่ต้องใช้เอกสาร คุณจะไม่ต้องกังวลกับการพิมพ์เอกสารหรือมีสำเนาหลายชุดอีกต่อไป ลายเซ็นดิจิทัลยังง่ายต่อการติดตามด้วยเหตุผลด้านการปฏิบัติตามหรือการตรวจสอบ 4. ซื้อเครื่องสแกนเดสก์ท็อปเพื่อแปลงกระดาษขาเข้าเป็นดิจิทัล   วิธีที่ยอดเยี่ยมและง่ายอีกวิธีหนึ่งในการกำจัดกระดาษที่เข้ามาคือการสแกนเอกสารเมื่อได้รับ ซึ่งสามารถทำได้บนเครื่องสแกนเครือข่ายส่วนกลางหรือเครื่องสแกนเดสก์ท็อปส่วนบุคคล แทนที่จะกรอกลิ้นชักโต๊ะและตู้เก็บเอกสารด้วยกระดาษ ใบแจ้งหนี้ ใบสมัคร คำร้อง และเอกสารกระดาษอื่นๆ […]

ระบบการจัดการเอกสารคุณภาพ เอกสารถือเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจใดๆ การเติบโตขององค์กรขึ้นอยู่กับกลยุทธ์การจัดการเอกสารของธุรกิจ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับระบบการจัดการเอกสารกำลังมีความสำคัญ เนื่องจากช่วยให้บริษัทลดต้นทุน ปรับปรุงบริการ เพิ่มผลิตภาพ และปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสาร: 6 เคล็ดลับยอดนิยม ตระหนักถึงความจำเป็นของระบบการจัดการเอกสาร การจัดการข้อมูลและข้อมูลเป็นงานที่ท้าทาย ดังนั้น เอกสารที่เป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญขององค์กรจึงไม่สามารถทิ้งไว้ได้ด้วยตัวเอง และจำเป็นต้องได้รับการดูแลและจัดการอย่างสม่ำเสมอ องค์กรต้องมีความเฉพาะเจาะจงมากในการจัดการ บำรุงรักษา หรือจัดการเอกสาร การเลือกระบบการจัดการเอกสาร ที่มีประสิทธิภาพ เริ่มต้นด้วยการประเมินความต้องการองค์กรของคุณอย่างถูกต้อง ด้านล่างนี้คือคุณสมบัติที่ควรมองหาในระบบ การจัดการเอกสารในอุดมคติ การสแกนเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัล ความปลอดภัยของเอกสารและระบบตรวจสอบเส้นทาง ความสามารถในการค้นหาเอกสาร การควบคุมเวอร์ชัน เวิร์กโฟลว์เอกสารและความสามารถในการเซ็นชื่อแบบดิจิทัล สำรองและกู้คืนเอกสาร การแชร์เอกสาร การทำงานร่วมกัน และการบูรณาการ ลดความยุ่งเหยิงของกระดาษในสำนักงานของคุณ มีธุรกิจมากมายที่ยังคงใช้เอกสารกระดาษสำหรับการสมัคร ใบแจ้งหนี้ และเพื่อเก็บข้อมูลประเภทต่างๆ การจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพต้องการระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพในสำนักงานของคุณ ต้องมีการนำกระดาษออกจากกระบวนการและการแปลงทางดิจิทัลโดยเจตนา ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault มีซอฟต์แวร์สแกนเอกสาร ในตัว ที่แปลงไฟล์ของคุณจากรูปแบบสำเนาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานได้ ช่วยให้คุณบันทึกข้อมูลที่มีค่า และบันทึกเอกสารในที่เก็บส่วนกลางเพื่อให้เรียกค้นได้ง่ายในภายหลัง ด้วยการเข้าถึงเอกสารที่รวดเร็วและง่ายขึ้น พนักงานของคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น จัดระเบียบโครงสร้างตู้และโฟลเดอร์ดิจิทัล ตู้เก็บเอกสารได้กลายเป็นคำที่มีความหมายเหมือนกันกับที่ทำงาน แต่การที่สอดคล้องกับโครงสร้างตู้และโฟลเดอร์ที่มีอยู่จริงได้กลายเป็นความท้าทายสำหรับหลายองค์กร ในระบบการจัดเก็บทางกายภาพ ตู้ใช้พื้นที่มากและเพิ่มค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน โฟลเดอร์ที่มีอยู่จริงที่ไม่ได้ติดป้ายกำกับอย่างถูกต้องอาจถูกวางผิดที่และป้องกันได้ยากจากการรั่วไหลของข้อมูลหรือความเสียหายอันเนื่องมาจากภัยธรรมชาติ ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault นำเสนอโครงสร้างตู้และโฟลเดอร์ดิจิทัลแบบลอจิคัลเพื่อจัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่าง เป็นระบบ คล้ายกับระบบการจัดเก็บทางกายภาพของคุณ แผนผังลำดับชั้นประกอบด้วย Cabinets ที่มีโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ การสร้าง Cabinet โดยใช้ตัวช่วยสร้าง Cabinet ช่วยให้คุณกำหนดการตั้งค่าที่เหมาะสมอย่างเป็นระบบ เช่น การตรวจสอบ โปรไฟล์ที่พร้อมใช้งาน […]

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุด หมดยุคแล้วที่บริษัทกฎหมายสามารถจัดเก็บเอกสารไว้ในตู้เก็บเอกสารได้ บันทึกของศาล คำให้การ บันทึกการจับกุม สัญญา – ไฟล์ทางกฎหมายทุกไฟล์ต้องได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัยและต้องสามารถเข้าถึงได้ภายในเวลาอันสั้น ตั้งแต่ความท้าทายด้านการเรียกเก็บเงินไปจนถึงชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานและการแข่งขันที่ดุเดือด การทำงานในบริษัทกฎหมายอาจเป็นเรื่องยากลำบาก ในสถานการณ์เช่นนี้ การจัดการเอกสารจำนวนมหาศาลอาจดูเหมือนเป็นงานประจำอีกงานหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นทางกายภาพหรือเสมือน ห้องข้อมูลมีปัญหาด้านการควบคุมการเข้าถึงและค่าใช้จ่าย การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทกฎหมายอาจเป็นงานที่ยาก ในขณะที่ผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้ไดรฟ์ไฟล์ที่ใช้ร่วมกันและอุปกรณ์ที่จัดเก็บข้อมูลได้ บริษัทกฎหมายไม่สามารถทำได้โดยไม่กระทบต่อการรักษาความลับของทนายความและลูกค้า ทนายความต้องรักษาโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของตนให้มีมาตรฐานที่สูงกว่ามาก คุณสมบัติพิเศษเฉพาะระบบบริหารจัดการข้อมูล สำหรับคนในองค์กรของคุณ  สามารถสร้างไฟล์ใหม่ได้ง่าย ๆ แล้วใช้งานร่วมกันหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลง บริหารจัดการวงจรชีวิตเอกสารในองค์กร และเพิ่มประสิทธิภาพให้การบริหารจัดการและระบบการไหลเวียนเอกสาร ด้วยระบบตรวจทานเอกสารที่เชื่อถือได้ ออกแบบเว็บไซต์ได้ด้วยตัวคุณเอง Alfresco และ Q-doc viewer ให้คุณและคนในองค์กรได้สื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลกันผ่านระบบเว็บไซต์ (ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ออกแบบเว็บไซต์แต่อย่างใด) บริหารจัดการไฟล์และเว็บไซต์ทุกเวอร์ชั่นด้วยระบบจัดเก็บข้อมูล และ คลังข้อมูลฟรีพร้อมใช้ ให้คุณควบคุมตรวจสอบทุกประวัติการแก้ไขเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ทันที ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับบริษัทกฎหมายคืออะไร? ซอฟต์แวร์ การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับสำนักงานกฎหมายคือซอฟต์แวร์ที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสมกับอุตสาหกรรมโดยเฉพาะ ควรปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับของอุตสาหกรรมอย่างรอบคอบ นอกจากนี้ ควรจัดการกับเอกสารทางกฎหมายจำนวนมากและรวมถึงองค์ประกอบเวิร์กโฟลว์ต่างๆ Docsvault มีคุณลักษณะการจัดการเอกสารเช่น การทำโปรไฟล์เอกสาร & ดัชนี (ข้อมูลเมตา) เพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบไฟล์ได้อย่างง่ายดาย และประวัติเวอร์ชันเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสารได้ นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องมีข้อกำหนดที่เพียงพอเพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันและจัดการชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารมีประโยชน์อย่างไรสำหรับบริษัทกฎหมาย? ประหยัดเวลา ขั้นตอนการป้อนข้อมูลจากแบบฟอร์มกระดาษเข้าสู่ระบบดิจิทัลนั้นช้าเกินไปสำหรับบริษัทกฎหมาย ด้วย Docsvault คุณสามารถป้อนข้อมูลนี้ผ่านแบบฟอร์ม แล้วจึงจัดไฟล์ตามดัชนีโดยอัตโนมัติ ด้วย OCR และอินเทอร์เฟซการสแกนในตัว ข้อมูลสำคัญในเอกสารบางอย่างสามารถสแกนได้ และ  เอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมากสามารถแปลงเป็นเอกสารดิจิทัลที่ค้นหาได้ เอกสารการรวมศูนย์ ที่ ปลอดภัยและเรียกค้นได้ง่าย  ช่วยให้มั่นใจได้ว่าปลอดภัยจากความล้มเหลวของพีซีแต่ละเครื่อง ด้วย […]

ระบบจัดการเอกสารคืออะไร ในโลกดิจิทัลในปัจจุบัน ระบบการจัดการเอกสารเป็นเครื่องมือที่ต้องมี มาดูกันว่าระบบจัดการเอกสารคืออะไร ทำไมถึงสำคัญ และระบบจัดการเอกสารใดที่ดีที่สุดในตลาดตอนนี้! คุณสมบัติพิเศษเฉพาะระบบบริหารจัดการข้อมูล สำหรับคนในองค์กรของคุณ  สามารถสร้างไฟล์ใหม่ได้ง่าย ๆ แล้วใช้งานร่วมกันหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลง บริหารจัดการวงจรชีวิตเอกสารในองค์กร และเพิ่มประสิทธิภาพให้การบริหารจัดการและระบบการไหลเวียนเอกสาร ด้วยระบบตรวจทานเอกสารที่เชื่อถือได้ ออกแบบเว็บไซต์ได้ด้วยตัวคุณเอง Alfresco และ Q-doc viewer ให้คุณและคนในองค์กรได้สื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลกันผ่านระบบเว็บไซต์ (ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ออกแบบเว็บไซต์แต่อย่างใด) บริหารจัดการไฟล์และเว็บไซต์ทุกเวอร์ชั่นด้วยระบบจัดเก็บข้อมูล และ คลังข้อมูลฟรีพร้อมใช้ ให้คุณควบคุมตรวจสอบทุกประวัติการแก้ไขเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ทันที ระบบการจัดการเอกสารเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ทำให้กระบวนการจับภาพ แปลงเป็นดิจิทัล จัดระเบียบ จัดเก็บ รักษาความปลอดภัย ติดแท็ก แชร์ อนุมัติ และทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารธุรกิจของคุณให้เสร็จสิ้นโดยอัตโนมัติ เมื่อพิจารณาจากข้อเท็จจริงที่ว่าระบบการจัดการเอกสารส่วนใหญ่เป็นระบบจัดเก็บข้อมูลอย่างไรก็ตาม DMS เป็นมากกว่านั้น ด้วยโซลูชันการจัดการเอกสาร ที่ครอบคลุม เช่น Docsvault การจัดการและจัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่เป็นกระดาษปริมาณมากจะง่ายขึ้นโดยการใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น การเก็บข้อมูลเมตา การทำงานร่วมกันที่เพิ่มขึ้น และการค้นหาและการจัดการข้อมูล ทำไมระบบการจัดการเอกสารจึงมีความสำคัญ? เอกสารมีส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่น ทุกๆ วัน คุณสร้าง จัดการ และแบ่งปันเอกสารทางธุรกิจ เช่น ข้อเสนอ ข้อตกลง สัญญา นโยบายทรัพยากรบุคคล คู่มือฝึกอบรม ใบแจ้งหนี้ […]

การจัดการบันทึกงานเอกสาร ฉันคิดว่าในตอนนี้ มีความตระหนักในระดับที่ดีว่า Microsoft SharePoint มีฟังก์ชันการจัดการระเบียน แต่มุมมองทั่วไปที่ฉันได้ยินบ่อยๆ คือความสามารถของ SharePoint RM นี้มีน้ำหนักเบาเมื่อเทียบกับโซลูชัน RM แบบเดิม  มุมมองของฉันเองคือความสามารถ RM ของ SharePoint สามารถเป็นคำตอบที่ดีสำหรับความต้องการที่แท้จริงของหลายองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อ SharePoint เป็นส่วนหน้าด้วยเครื่องมือที่มอบประสบการณ์ผู้ใช้ที่ได้รับการปรับปรุง เช่น MacroView DMF ปัญหาคือคนถามผิด! ต่อไปนี้คือตัวอย่างคำถาม: “SharePoint RM ได้รับการรับรองให้สอดคล้องกับ Standard XYZ หรือไม่” นั่นเป็นคำถามที่ต้องถามและตอบในเชิงบวกในอุตสาหกรรมและภาคการตลาดที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด แต่สำหรับองค์กรส่วนใหญ่ คำถามที่ควรถามเกี่ยวกับโซลูชันการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์คือ:   A. Records Store จะมีเอกสารและอีเมลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดหรือไม่? B. เอกสารและอีเมลที่บันทึกไว้จะถูกเก็บรักษาและป้องกันจากการเปลี่ยนแปลงในช่วงเวลาที่เหมาะสมหรือไม่? ค. จะหาเอกสารหรืออีเมลที่บันทึกไว้ได้ง่ายหรือไม่ หากจำเป็น มาดูวิธีการรวม SharePoint กับ MacroView DMF เพื่อสร้างโซลูชันการจัดการระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ที่ให้คำตอบที่ดีสำหรับคำถามสำคัญเหล่านี้ คุณต้องการศูนย์ระเบียนเพื่อให้มีระเบียนใน SharePoint หรือไม่ แต่ก่อนอื่น เราต้องทำความเข้าใจความเข้าใจผิดที่มักเกิดขึ้นบ่อยๆ เกี่ยวกับโซลูชันการจัดการระเบียนของ SharePoint […]

วิธีจัดระเบียบไฟล์ ต่อไปนี้คือคำแนะนำและเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์บางประการ ที่ควรคำนึงถึงในครั้งต่อไปที่คุณต้องสแกนเวชระเบียนของคุณ เมื่อมีการสแกนเวชระเบียนของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล การปฏิบัติตามขั้นตอนสำคัญสองสามขั้นตอนในการปกป้องข้อมูลส่วนตัวของคุณมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ ในความเป็นจริง สถานพยาบาลจะทำให้แน่ใจว่าพวกเขาใช้มาตรการป้องกันที่เหมาะสมในการจัดการเวชระเบียน แต่ก็มีสิ่งสำคัญสองสามประการที่คุณสามารถทำได้ด้วยตัวเองเช่นกัน ความจริงก็คือ การสแกนบันทึกการรักษาพยาบาลกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้นและทำให้เป็นปกติในทุกวันนี้ ในท้ายที่สุด ผู้ให้บริการมุ่งมั่นที่จะตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าพวกเขาเก็บบันทึกของผู้ป่วยทั้งหมดของตนอย่างปลอดภัย ตอนนี้การสแกนเวชระเบียนด้วยตัวเองเพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมเฉพาะที่ผู้ให้บริการของคุณอาจต้องการอาจเป็นเรื่องยาก ต่อไปนี้คือคำแนะนำและเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์บางประการที่ควรคำนึงถึงในครั้งต่อไปที่คุณต้องสแกนเวชระเบียนของคุณ การวิเคราะห์เวชระเบียน โดยส่วนใหญ่ การระบุว่าเอกสารใดจำเป็นต้องสแกนและแปลงเป็นดิจิทัลจริง ๆ เมื่อเทียบกับเอกสารที่ไม่ได้เป็นกลยุทธ์ที่ดีที่สุดในการดำเนินการเพื่อให้ กระบวนการเก็บเวชระเบียน ดิจิทัล มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสิ่งอำนวยความสะดวกเช่นกัน อันที่จริง สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าข้อมูลนี้และเอกสารเหล่านี้จะถูกนำไปใช้กับระบบใหม่อย่างไรและจะจัดเก็บอย่างไร ความจริงก็คือการมีแผนที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญ ในที่สุด การทำความเข้าใจวิธีในอุดมคติที่คุณจะจัดเก็บเอกสารเหล่านี้แบบดิจิทัลเป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังสแกนเวชระเบียนทั้งหมดที่จำเป็นอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล การรับสินค้าคงคลัง การสร้างสินค้าคงคลังจะต้องดำเนินการบางอย่างในตอนท้ายของคุณ แต่อาจเป็นประโยชน์อย่างเหลือเชื่อเมื่อต้องสแกนเวชระเบียน ที่จริงแล้ว การเน้นย้ำส่วนประกอบในเวชระเบียนของคุณสามารถช่วยดูแลสิ่งต่าง ๆ ภายในสถานพยาบาลโดยรวมได้ ความจริงก็คือวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างสินค้าคงคลังคือการใส่แผนภูมิสินค้าคงคลังที่เป็นกระดาษลงในเวอร์ชันดิจิทัลด้วย การบูรณาการระบบเหล่านี้อาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบสถานพยาบาลของคุณอย่างต่อเนื่อง ในท้ายที่สุด การมีรายการเวชระเบียนที่เป็นภาพของคุณสามารถช่วยให้คุณสแกนได้อย่างเหมาะสม มีคำถามหรือไม่? ไมโครเรคคอร์ดพร้อมให้ความช่วยเหลือ หากคุณมีคำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Micro Records พร้อมช่วยเหลือคุณในทุกความต้องการ เราสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณเปลี่ยนไปใช้วิถีชีวิตแบบไร้กระดาษด้วยรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และเทคโนโลยีที่โดดเด่น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่เราสามารถช่วยคุณปรับใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารใหม่ของคุณ โปรดเยี่ยมชมออนไลน์หรือโทรหาเราที่ 877-410-SCAN สำหรับเคล็ดลับ กลเม็ดเพิ่มเติม และเพื่อดูว่าเรากำลังทำอะไรอยู่ โปรดติดตามเราบนFacebook , คุณสมบัติพิเศษเฉพาะระบบบริหารจัดการข้อมูล สำหรับคนในองค์กรของคุณ  สามารถสร้างไฟล์ใหม่ได้ง่าย ๆ แล้วใช้งานร่วมกันหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลง บริหารจัดการวงจรชีวิตเอกสารในองค์กร และเพิ่มประสิทธิภาพให้การบริหารจัดการและระบบการไหลเวียนเอกสาร ด้วยระบบตรวจทานเอกสารที่เชื่อถือได้ ออกแบบเว็บไซต์ได้ด้วยตัวคุณเอง Alfresco และ Q-doc viewer ให้คุณและคนในองค์กรได้สื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลกันผ่านระบบเว็บไซต์ (ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ออกแบบเว็บไซต์แต่อย่างใด) บริหารจัดการไฟล์และเว็บไซต์ทุกเวอร์ชั่นด้วยระบบจัดเก็บข้อมูล และ คลังข้อมูลฟรีพร้อมใช้ ให้คุณควบคุมตรวจสอบทุกประวัติการแก้ไขเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ทันที ต่อไปนี้คือคำแนะนำและเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์บางประการที่ควรคำนึงถึงในครั้งต่อไปที่คุณต้องสแกนเวชระเบียนของคุณ […]

เอกสารอัตโนมัติ ความสำเร็จขององค์กรใดๆ ก็ตามมาจากพนักงานที่ทำงานหนักโดยตรง นั่นเป็นเหตุผลที่ทีม HR ที่โดดเด่นซึ่งส่งเสริมการมีส่วนร่วมและความสุขของพนักงานเป็นหนึ่งในองค์ประกอบพื้นฐานที่สำคัญที่สุดขององค์กรที่ประสบความสำเร็จ ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ส่วนใหญ่มีปัญหากับงานที่ต้องทำเองซึ่งกินเวลาทั้งวัน สิ่งหนึ่งที่พวกเขาอาจไม่ทราบก็คือระบบอัตโนมัติสามารถเป็นกุญแจสำคัญในการยุติกระบวนการที่ช้าซึ่งรั้งพวกเขาไว้ได้อย่างไร HR Automation คืออะไร? ระบบอัตโนมัติของ HR เกี่ยวข้องกับการแทนที่การทำงานด้วยตนเองที่ซ้ำซากจำเจด้วยเทคโนโลยี ทีมทรัพยากรบุคคลสามารถใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเพื่อต่อสู้กับการชะลอตัวจากกระบวนการที่ใช้เวลานาน เช่น การเริ่มต้นใช้งานและการจัดการประสิทธิภาพ แทนที่จะใช้กระบวนการที่ต้องใช้กระดาษจำนวนมากด้วยตนเอง คุณสามารถให้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติจัดการได้ เพื่อให้คุณจดจ่อกับบุคคลที่สำคัญที่สุดได้ HR Automation หน้าตาเป็นอย่างไร? แผนกของคุณมีบทบาทที่หลากหลาย และมีหลายวิธีในการใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับฟังก์ชันเหล่านั้น นี่คือปัญหาทั่วไปบางส่วนที่ทีม HR มีและวิธีที่ระบบอัตโนมัติสามารถแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ การเริ่มต้นใช้งาน คุณทำงานอย่างไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อยเพื่อเติมเต็มตำแหน่งที่เปิดอยู่ และในที่สุด ร็อคสตาร์จ้างคนใหม่ก็เริ่มต้นขึ้น แม้ว่าคุณต้องการให้แน่ใจว่าพวกเขาสร้างความประทับใจแรกพบที่ดีให้กับองค์กรของคุณ แต่คุณไม่มีแบนด์วิดธ์ที่จะทำทุกสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างแน่นอน เรื่องทางกฎหมาย เช่น เอกสารการปฐมนิเทศนั้นใช้เวลานาน แต่ไม่สามารถละเลยได้ พนักงานใหม่ของคุณหมดกำลังใจและจะอยู่ได้ไม่นานหากส่วนทุนมนุษย์ของการเริ่มต้นใช้งานถูกเลื่อนออกไป น่าเสียดายที่เรื่องราวแบบนี้เกิดขึ้นบ่อยเกินไป แต่คุณโชคดี ด้วยระบบอัตโนมัติ คุณสามารถพลิกคำบรรยายได้อย่างสมบูรณ์ ด้วยระบบอัตโนมัติ คุณสามารถส่งเอกสารทางกฎหมายที่จำเป็นทั้งหมดไปยังพนักงานใหม่ของคุณได้ในคลิกเดียว พร้อมด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การกรอกแบบฟอร์ม และการช่วยเตือนตามปกติ ตอนนี้คุณสามารถใช้เวลาของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ของคุณได้รับการจัดตั้งขึ้นเพื่อความสำเร็จในบทบาทใหม่ของพวกเขา ระบบอัตโนมัติทำให้ การเริ่ม ต้นใช้งานง่ายขึ้น การต่ออายุการรับรอง คุณทำงานในแผนกทรัพยากรบุคคลของโรงพยาบาล ใบอนุญาตทางการแพทย์ของแพทย์เพิ่งหมดอายุและได้รับการฝึกฝนโดยไม่ต้องต่ออายุ ขณะนี้โรงพยาบาลกำลังเผชิญกับการแตกสาขาทางกฎหมายอย่างรุนแรง ตอนนี้อาจเป็นกรณีที่รุนแรง อย่างไรก็ตาม แต่ละอุตสาหกรรมมีข้อบังคับของตนเองสำหรับการรับรองและใบอนุญาตที่ต้องปฏิบัติตาม เมื่อคุณอยู่เหนือการหมดอายุของใบรับรองแต่ละรายการ อาจเป็นเพราะคุณทุ่มเทเวลาอย่างมากในการตรวจสอบวันที่หมดอายุและตั้งค่าการเตือนสำหรับตัวคุณเอง การใช้ระบบอัตโนมัติ เรื่องราวนี้อาจดูแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง คุณสามารถทำให้ระบบเตือนความจำสำหรับทีม HR และพนักงานที่ครบกำหนดสำหรับการต่ออายุใบรับรองเป็นแบบอัตโนมัติได้ คุณจะไม่พลาดการรับรองที่หมดอายุอีกต่อไป การบริหารผลประโยชน์ การลงทะเบียนแบบเปิดอาจเป็นช่วงเวลาที่เครียดที่สุดของปีสำหรับทีมทรัพยากรบุคคล การเตือนผู้ที่ยังไม่ได้เลือกผลประโยชน์อย่างต่อเนื่องอาจทำให้ต้องเสียภาษีอย่างมาก คุณกำลังติดต่อกับพนักงานทุกคนพร้อมกันในระยะเวลาที่จำกัด […]

eFile ในองค์กร เรารู้สึกตื่นเต้นที่จะประกาศคุณลักษณะใหม่ล่าสุดของเรา Rubex Reports เป็นก้าวกระโดดครั้งยิ่งใหญ่ครั้งต่อไปของเราในการปรับปรุงการจัดการเอกสารและกระบวนการทางธุรกิจอัจฉริยะ ในโลกธุรกิจปัจจุบัน การใช้ข้อมูลและการวิเคราะห์ในการตัดสินใจทางธุรกิจอย่างมีข้อมูลมีความสำคัญมากกว่าที่เคย ปริมาณข้อมูลที่คุณมีอยู่ที่ปลายนิ้วของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเอกสารและไฟล์ที่บริษัทของคุณเป็นเจ้าของนั้นมีมากมายมหาศาล อย่างไรก็ตาม การจัดเรียงไฟล์และเอกสารเหล่านั้น แม้จะมีระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ (DMS) อยู่แล้ว แต่ก็ไม่ง่ายที่จะทำ และการดึงหรือแสดงภาพแนวโน้มและข้อมูลเชิงลึกจากไฟล์นั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยหากไม่มีเครื่องมือวิเคราะห์ที่แข็งแกร่ง มันทำงานอย่างไร รายงาน Rubex ซึ่งขับเคลื่อนโดยเครื่องมือวิเคราะห์ Bold BI ทำให้ข้อมูลของคุณภายใน Rubex มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์มากขึ้น รายงาน Rubex อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างการแสดงภาพแบบไดนามิกตามข้อมูลในเอกสารของพวกเขา การมีระบบที่ใช้ข้อมูลเอกสารและนำเสนอในลักษณะที่เข้าใจได้จะทำให้ธุรกิจเข้าใจข้อมูลที่อยู่ใน Rubex มากขึ้นและจะนำไปใช้เพื่อขับเคลื่อนการตัดสินใจที่ดีขึ้นได้อย่างไร ระบบธุรกิจอัจฉริยะที่ดีขึ้นหมายความว่าคุณจะสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น และ Rubex Reports ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณระบุ แสดงภาพ และวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นจากเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดายที่สุด Rubex Reports มีอินเทอร์เฟซแบบลากและวางที่ไม่ต้องใช้โค้ด ใช้งานง่าย การใช้ข้อมูลเมตาที่ดึงมาจากเอกสารของคุณ Rubex Reports ทำให้ข้อมูลเอกสารเป็นจริง ทำให้บริษัทต่างๆ สามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น เร็วขึ้น ผู้ใช้สามารถสร้างแดชบอร์ดแบบไดนามิกเพื่อดูข้อมูลปัจจุบันหรือรายงานแบบคงที่เพื่อดูภาพรวมว่าธุรกิจของพวกเขาดำเนินไปอย่างไร  สำหรับลูกค้าที่ไม่มีเมตาดาต้าที่กว้างขวางแล้ว สามารถใช้ Rubex Reports เป็นแดชบอร์ดส่วนกลางเพื่อดูแลวิธีการจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลใน Rubex และเป็นวิธีจัดทำรายงานที่ครอบคลุมสำหรับการนำเสนอ อย่างไรก็ตาม เมื่อข้อมูลเอกสารถูกบันทึกโดยใช้ฟิลด์ข้อมูลเมตา/โปรไฟล์ จะมีกรณีการใช้งานอื่นๆ อีกมากมาย ในฝ่ายทรัพยากรบุคคล […]

การจัดการ เอกสาร ธุรกิจที่กำลังเติบโตมีแนวโน้มที่จะมีพนักงานใหม่เข้ามาอย่างต่อเนื่องทุกสัปดาห์ เป็นเรื่องที่ท้าทายมากที่จะไล่ตามพวกเขาให้ทันกับวัฒนธรรมของบริษัทและแนะนำพวกเขาให้รู้จักกับทีมของพวกเขา แต่การเพิ่มเวลาที่คุณทั้งคู่ทำงานด้านเอกสารทำให้งานสำคัญเหล่านั้นหมดไป การใช้เทคโนโลยี เช่น การจัดการเอกสาร สามารถช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการด้านเอกสารที่ช้าได้ เพื่อให้คุณมีสมาธิกับผู้คนได้ กรอกแบบฟอร์ม เอกสารการปฐมนิเทศอาจมีความต้องการอย่างมากสำหรับผู้จ้างใหม่ของคุณ การเริ่มต้นงานใหม่อาจทำให้ทุกคนเครียดได้ ดังนั้นงานเอกสารจึงไม่ควรเพิ่มเข้าไป การจัดการเอกสารอัจฉริยะสามารถช่วยให้คุณออกแบบแบบฟอร์มที่กรอกได้ง่าย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ W-4 และระบุช่องว่างที่ต้องการชื่อ, SSN, ที่อยู่ และอื่นๆ คุณยังสามารถระบุฟิลด์ที่จำเป็นเพื่อไม่ให้ส่งแบบฟอร์มได้จนกว่าทุกฟิลด์จะกรอกข้อมูลครบถ้วน ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่ต้องกังวลกับการทำแบบฟอร์มครึ่งหนึ่งอีกต่อไป การให้แพลตฟอร์ม eSignature แก่พนักงานใหม่ของคุณจะทำให้วิธีการกรอกแบบฟอร์มง่ายขึ้น การใช้ eSignature นั้นซับซ้อนกว่าการกรอกแบบฟอร์มเล็กน้อย เพราะมันมาพร้อมกับคุณสมบัติในตัวเองเพื่อที่จะถูกมองว่ามีผลผูกพันทางกฎหมาย ด้วยระบบการจัดการเอกสารที่เหมาะสม พนักงานของคุณสามารถลงนามในแบบฟอร์มใดๆ ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียว เพื่อให้ eSignature ถูกมองว่าถูกต้อง ต้องเป็นไปตามเกณฑ์ต่อไปนี้: ผู้ใช้ตั้งใจที่จะลงนาม ผู้ใช้ยินยอมให้ทำธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นมีความเกี่ยวข้องกับบันทึก บันทึกจะไม่ถูกลบ หากคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความหมายของกฎเหล่านี้ ให้ดูสิ่งที่ควรมองหา ในแพลตฟอร์ม eSignature ระบบการจัดการเอกสารที่เหมาะสมจะเป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านี้และทำให้การลงนามในเอกสารทางกฎหมายจำนวนเท่าใดก็ได้ง่ายกว่าที่เคย พวกเขายังจะสร้างบันทึกการตรวจสอบแยกต่างหากเพื่อทำหน้าที่เป็นใบเสร็จรับเงิน การรวบรวมเอกสาร คุณอาจเคยชินกับการแจ้งให้พนักงานของคุณทราบว่าเอกสารใดที่คุณคาดหวังจากพวกเขา ไม่ว่าพวกเขาจะกรอกเอกสารแบบดิจิทัลหรือบนกระดาษ คุณจะต้องใช้เวลาในการรวบรวมเอกสารและจัดไฟล์ให้ถูกที่ หรือคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร คุณสามารถใช้ DMS ในการขอเอกสารสำหรับผู้ว่าจ้างใหม่ ซึ่งจะแจ้งให้พวกเขาทราบว่าต้องกรอกแบบฟอร์มใด สิ่งนี้จะช่วยให้พวกเขาได้รับเอกสารทุกอย่างที่จำเป็นในการเริ่มต้นใช้งาน (พร้อมแบบฟอร์มสำเร็จรูปเพื่อกรอก) และให้พอร์ทัลที่ใช้งานง่ายเพื่ออัปโหลดเอกสารของพวกเขา คุณสามารถตั้งค่ากำหนดเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารไปที่ใดก็ตามที่ควรจัดเก็บ เพื่อให้พวกเขาสามารถไปที่โฟลเดอร์บุคลากรของพนักงานใหม่ได้โดยตรง คุณกังวลว่าพนักงานของคุณอาจยังลืมเอกสารที่มีอยู่มากมายหรือไม่? ด้วยการจัดการเอกสาร คุณไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป พนักงานของคุณจะได้รับการแจ้งเตือนว่าพวกเขายังไม่ได้อัปโหลดเอกสารสำคัญ ทั้งหมดนี้สามารถเกิดขึ้นได้ในขณะที่คุณกำลังวางแผนเพื่อให้พนักงานใหม่ได้รับประสบการณ์ที่เป็นตัวเอกในวันแรก การกรอกโฟลเดอร์พนักงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโฟลเดอร์พนักงานของคุณมีเอกสารที่ถูกต้องครบถ้วนเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ต่อไปนี้คือวิธีการบางอย่างที่การจัดการเอกสารสามารถทำให้กระบวนการนั้นไม่เจ็บปวด เมื่อ ใช้เทมเพลตคุณสามารถตั้งค่าโฟลเดอร์ของคุณให้มีเอกสารที่ถูกต้องทุกครั้ง ด้วยการคลิกปุ่ม […]

ซอฟต์แวร์ จัดการเอกสาร มักเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดเมื่อคุณไม่พบเอกสารในลิ้นชัก บนคอมพิวเตอร์ หรือที่อื่นๆ เรียกดูโฟลเดอร์ต่างๆ นับร้อย ดูกล่องจดหมายที่วุ่นวายและหนาแน่น ค้นหาไฟล์ดิจิทัลของคุณ และอื่นๆ สิ่งเหล่านี้จะเป็นไปไม่ได้ที่จะถอดรหัสภารกิจค้นหา! การจัดการระเบียบทางกายภาพและดิจิทัลที่ไม่มีโครงสร้างนี้ และทำให้พนักงาน ลูกค้า คู่ค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ เข้าถึงได้นั้นเป็นงานที่ท้าทาย พนักงานมักไม่สามารถค้นหาหรือเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ในเวลาที่เหมาะสม เนื่องจากข้อจำกัดด้านเวลาหรือสถานที่ ทั้งหมดนี้ทำให้ผลผลิตลดลงอย่างมาก! ดังนั้น องค์กรจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่เผชิญกับความท้าทายในการจัดการเอกสารได้อย่างไร อะไรเป็นแรงผลักดันให้คุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ซอฟต์แวร์ จัดการเอกสาร นี่คือเหตุผลสำคัญ 5 ประการที่บริษัทต่างๆ เลือกใช้ ซอฟต์แวร์ การจัดการเอกสาร ให้เราแยกย่อยสิ่งที่เขาพยายามจะพูดและทำความเข้าใจว่าปัจจัยทั้ง 5 นี้มีอิทธิพลต่อความต้องการระบบการจัดการเอกสารในยุคปัจจุบันอย่างไร 1. การเติบโตของข้อมูลจำนวนมาก ไม่ต้องสงสัยเลยว่านี่เป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งที่ผลักดันความต้องการโซลูชันการจัดการเอกสาร เรากำลังดิ้นรนกับข้อมูลตั้งแต่ช่วงปลายยุค 90 และต้นสหัสวรรษ จำนวนข้อมูลทั้งหมดที่สร้าง บันทึก และใช้งานทั่วโลกคาดว่าจะเพิ่มขึ้นเป็นมากกว่า180 เซตตะไบต์ภายในปี 2568 แม้กระทั่งทุกวันนี้ เราไม่สามารถพูดได้ว่าเราได้จัดการกับปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้นอย่างสมบูรณ์แล้ว บิ๊กดาต้า เป็นคำที่นิยมในวงการอุตสาหกรรม ไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับการเติบโตแบบทวีคูณของข้อมูลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความสามารถในการเผยแพร่ข้อมูลในลักษณะที่มีการจัดระเบียบอย่างประณีตและเข้าใจได้ ทำให้เป็นประโยชน์ต่อองค์กรในท้ายที่สุด 2. ประเด็นด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อบังคับ การปฏิบัติตามกฎระเบียบมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อกิจกรรมขององค์กรทั้งหมด บริษัทลงทุนทั้งเวลาและเงินเป็นจำนวนมากเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แต่แม้ข้อผิดพลาดเล็กน้อยในระบบของพวกเขาก็อาจมีการแตกสาขาครั้งใหญ่และส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับจำนวนมาก ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยให้องค์กรลดความเสี่ยงและรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบ   อนุญาตให้ตรวจสอบเอกสาร กระบวนการอัตโนมัติ การกำหนดเวอร์ชัน และการติดตามการเปลี่ยนแปลง ปกป้องเอกสารจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต DMS นำเสนอ  โซลูชันการจัดการการเก็บรักษาบันทึก ที่สมบูรณ์  สำหรับบันทึกของคุณ […]

การจ้างพนักงานสแกน เอกสารกระดาษที่เราเห็นโดยทั่วไป เป็นสิ่งที่ควรเก็บรักษาเป็นอย่างมากโดยเฉพาะเอกสารสำคัญ ที่ต้องใช้เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันเช่นหนังสือสัญญาต่างๆ ดังนั้นการค้นหาเอกสารจึงจำเป็นต้องรวดเร็ว ซึ่งเราสามารถทำให้สะดวกขึ้นด้วยระบบในการัดการเอกสาร ที่เก็บรวบรวมเอกสารข้อมูลทั้งหมดขององค์กรคุณ แต่การต้องสแกนเอกสารเองทีละใบด้วยตนเองนั้นนั้น บางทีอาจไม่ตอบโจทย์ ในหลายๆด้าน เช่นเกืดการเสยเวลาหรือ สแกนได้ล่าช้า หรือ เอกสารที่สแกนเข้าไปเกิดความผิดพลาด ทำให้ค้นหาเอกสารไม่เจอ ดังนั้นจึงควรมองหาทางเลือกดีๆ ในการช่วยจัดการตรงส่่วนนี้ ซึ่งการจ้างพนกงานสแกนเข้าระบบ และคีย์เอกสาร จึงเป็นสิ่งที่สำคัญมากเพราะช่วยเซฟเวลาของคุณได้อย่างมาก ดังนั้นจึงสบายใจได้ในความเป็นมืออาชีพเพราะเจ้าหน้าที่สแกนเอกสารนั้น มีความชำนาญในสายงานนี้โดยตรงอยู่แล้ว ซอฟต์แวร์ จัดการเอกสาร มักเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดเมื่อคุณไม่พบเอกสารในลิ้นชัก บนคอมพิวเตอร์ หรือที่อื่นๆ เรียกดูโฟลเดอร์ต่างๆ นับร้อย ดูกล่องจดหมายที่วุ่นวายและหนาแน่น ค้นหาไฟล์ดิจิทัลของคุณ และอื่นๆ สิ่งเหล่านี้จะเป็นไปไม่ได้ที่จะถอดรหัสภารกิจค้นหา! การจัดการระเบียบทางกายภาพและดิจิทัลที่ไม่มีโครงสร้างนี้ และทำให้พนักงาน ลูกค้า คู่ค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ เข้าถึงได้นั้นเป็นงานที่ท้าทาย พนักงานมักไม่สามารถค้นหาหรือเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ในเวลาที่เหมาะสม เนื่องจากข้อจำกัดด้านเวลาหรือสถานที่ ทั้งหมดนี้ทำให้ผลผลิตลดลงอย่างมาก! ดังนั้น องค์กรจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่เผชิญกับความท้าทายในการจัดการเอกสารได้อย่างไรฃ อะไรเป็นแรงผลักดันให้คุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร นี่คือเหตุผลสำคัญ 5 ประการที่บริษัทต่างๆ เลือกใช้ ซอฟต์แวร์ การจัดการเอกสาร ให้เราแยกย่อยสิ่งที่เขาพยายามจะพูดและทำความเข้าใจว่าปัจจัยทั้ง 5 นี้มีอิทธิพลต่อความต้องการระบบการจัดการเอกสารในยุคปัจจุบันอย่างไร 1. การเติบโตของข้อมูลจำนวนมาก ไม่ต้องสงสัยเลยว่านี่เป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งที่ผลักดันความต้องการโซลูชันการจัดการเอกสาร เรากำลังดิ้นรนกับข้อมูลตั้งแต่ช่วงปลายยุค 90 […]

โซลูชัน การสแกนเอกสาร เอกสารที่เป็นกระดาษเป็นส่วนหนึ่งของแผนกทรัพยากรบุคคลมาโดยตลอด แต่การจัดการไฟล์เหล่านี้อย่างเหมาะสมมักเป็นเรื่องที่ท้าทาย การค้นหาเอกสารบางอย่างอาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการกรองและร่อนผ่านตู้หรือลิ้นชักแต่ละตู้ นอกจากนี้ยังมีโอกาสที่ไฟล์กระดาษเหล่านี้จะสูญหายเนื่องจากอันตราย เช่น ไฟไหม้หรือการเสื่อมสภาพทีละน้อย ซึ่งไม่ใช่ข่าวดีหากมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือสำคัญ ตามรายงานของ The Paperless Project (ผ่านสื่อกลาง) “บริษัทอเมริกันใช้เงินประมาณ120,000 ล้านดอลลาร์ไปกับแบบฟอร์มและเอกสารที่พิมพ์ออกมา ซึ่งส่วนใหญ่จะล้าสมัยภายในสามเดือน” การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเป็นทางออกที่ดีสำหรับปัญหานี้ คุณจะต้องมีโซลูชันที่มีความเชี่ยวชาญ การประกันคุณภาพ และแนวทางที่เหมาะสมสำหรับการจัดการเอกสาร ในฐานะผู้นำด้านโซลูชันการจัดการเอกสาร Docsvault นำเสนอโซลูชันการสแกนเอกสาร ที่ปรับให้เหมาะสม กับองค์กร ในบทความนี้ เราจะสำรวจว่าโซลูชันการสแกนการจัดการเอกสารของ Docsvault สามารถช่วยแผนก HR ได้อย่างไร คุณสมบัติและความสามารถของโซลูชันการสแกนเอกสารของ Docsvault การสแกนจำนวนมาก โซลูชันการสแกนเอกสารของ Docsvault ช่วยให้คุณสามารถสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมากและแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลได้ เครื่องมือแก้ไขรูปภาพในตัวช่วยให้มั่นใจได้ว่ารูปภาพจะดูดีกว่ากระดาษต้นฉบับ การจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัย ภาพที่สแกนสามารถจัดเก็บไว้ในที่เก็บดิจิทัลแบบรวมศูนย์ ที่ ปลอดภัย คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ดิจิทัลเหล่านี้ได้จากทุกที่บนอุปกรณ์ใดก็ได้ เอกสารที่ค้นหาได้ การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) จะแปลงภาพที่สแกนเป็น PDFที่ค้นหาข้อความได้ ซึ่งคุณสามารถรวมเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจได้ คุณสามารถค้นหาเอกสารด้วยคำหรือกลุ่มข้อความใดก็ได้ในเอกสาร สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าการค้นหาและการเข้าถึงง่ายขึ้นมาก ลดเวลาและภาระงานของทีม HR ของคุณลงอีก โซลูชันการตอบโต้ เครื่องมือแก้ไขรูปภาพและ Redactช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลที่เป็นความลับได้รับการคุ้มครอง เอกสารขาเข้าสามารถสแกน ลบล้าง และแบ่งปันได้ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจถึงการรักษาความลับของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และบุคคลสามารถรู้สึกปลอดภัยที่ข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขาได้รับการคุ้มครอง โซลูชันเครื่องอ่านบาร์โค้ด โปรแกรมเสริม Docsvault Barcode Readerช่วยในการแยกเอกสารและจัดทำดัชนีโดยอัตโนมัติตามประเภทและค่าบาร์โค้ดเฉพาะ โซลูชันอันทรงคุณค่าสำหรับการบันทึกและจัดทำดัชนีเอกสารในปริมาณมาก ดึงข้อมูลอัตโนมัติโดยใช้ AI […]

ระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เอกสารเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจใดๆ พวกเขาเปิดเผยเรื่องราวของบริษัท: จุดเริ่มต้น เป้าหมาย และเส้นทางสู่การบรรลุผล ในการเริ่มต้น ดำเนินการ และขยายองค์กรของคุณ คุณจะต้องมีเอกสารประกอบ เอกสารประกอบธุรกิจมีความสำคัญต่อการเติบโตในระยะยาวที่ขับเคลื่อนบริษัทของคุณไปสู่อีกระดับ ประเภทของเอกสารประกอบธุรกิจ เอกสารทางธุรกิจคือไฟล์ที่บริษัทเก็บไว้สำหรับการทำธุรกรรมทั้งภายในและภายนอก และสามารถเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือทางกายภาพได้ เอกสารทางธุรกิจสามารถใช้ด้วยเหตุผลหลายประการ เช่น ปฏิบัติตามข้อกำหนด ให้การกำกับดูแล ปกป้องความสมบูรณ์ขององค์กรของคุณ และอื่นๆ อีกมากมาย เอกสารทางธุรกิจทั่วไป ได้แก่ ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบแจ้งหนี้ ข้อตกลงการรักษาความลับ ข้อตกลงและบันทึกการจ้างงาน ข้อตกลงของผู้ขาย นโยบายทางธุรกิจ บันทึกทางการเงิน ใบสั่งซื้อ และอื่นๆ เอกสารที่เหมาะสมทำให้ง่ายต่อการแนะนำและจัดการบุคคลที่คุณทำงานด้วยเป็นประจำ การตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบจัดการไฟล์ที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้มั่นใจว่าคุณมีเอกสารพร้อมใช้เมื่อคุณต้องการ การจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร? การจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ (EFS) เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ช่วยให้คุณสามารถจับภาพ จัดเก็บ และจัดการไฟล์ทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์ได้ EFS ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อแทนที่ตู้เก็บเอกสารจริง นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติต่างๆ เช่น การค้นหา การเข้าถึงเอกสารบนมือถือ การกระจายเอกสาร และการแก้ไขเอกสาร ต่อไปนี้คือเครื่องมือบางอย่างที่มีอยู่ในระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์: การสแกนและแปลงไฟล์กระดาษเป็นดิจิทัล การจัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์ การแก้ไขเอกสารและการควบคุมเวอร์ชัน ความปลอดภัยของเอกสารและเส้นทางการตรวจสอบ การค้นหาข้อความแบบเต็มและการจัดการข้อมูลเมตา การติดตามวงจรชีวิตของเอกสารและบันทึก การแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยทั้งในและนอกบริษัท งานเอกสารการทำงานร่วมกันและเวิร์กโฟลว์ ประโยชน์ของระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ การลงทุนในระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และการแปลงไฟล์กระดาษของคุณเป็นดิจิทัล ไม่เพียงแต่ให้ผลตอบแทนจากการลงทุนที่ดีเท่านั้น แต่ยังจะวางรากฐานสำหรับองค์กรของคุณให้เจริญรุ่งเรืองด้วยกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติและปรับปรุงประสิทธิภาพ ด้านล่างนี้คือประโยชน์หลักบางประการของการย้ายไปยังการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ การจัดเก็บเอกสารที่รวดเร็วและง่ายดาย […]

ระบบยื่นเอกสารแบบดิจิทัล ระบบการยื่นแบบดิจิทัลคืออะไร? ระบบการจัด เก็บดิจิทัลบางครั้งเรียกว่าระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลเป็นวิธีการสร้าง จัดเก็บ จัดระเบียบ และแบ่งปันไฟล์และเอกสารดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสม โดยหลักแล้วมีจุดประสงค์เพื่อแปลงระบบไฟล์แบบเดิมของคุณ เช่น ตู้เก็บเอกสารทั่วไปและกองโฟลเดอร์ที่ทิ้งขยะในสำนักงานของคุณ ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่ทำให้การจัดเก็บและเรียกเอกสารง่ายขึ้นมาก ระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นเอกสารดิจิทัลได้ ด้วยเหตุนี้บางครั้งจึงเรียกว่า ระบบการ จัดเก็บแบบไร้กระดาษ ตัวอย่างเช่น การสแกนและจัดเก็บงานที่มอบหมายของโรงเรียนในโฟลเดอร์บนเดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์ของคุณจะสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เบื้องต้น ระบบการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลใช้พื้นที่ฮาร์ดไดรฟ์หรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เพื่อจัดเก็บและจัดระเบียบไฟล์ธุรกิจประเภทต่างๆ เพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย อาจเป็นซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ โปรแกรมบนเว็บ หรือระบบไฟล์และโฟลเดอร์อย่างง่ายบนเดสก์ท็อปของคอมพิวเตอร์ คุณยังสามารถใช้ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลบนอุปกรณ์หลายเครื่องได้ ตั้งแต่คอมพิวเตอร์ในเครื่อง อินเทอร์เน็ตเบราว์เซอร์ ไปจนถึงอุปกรณ์พกพา ระบบการจัดเก็บเอกสารแบบไร้กระดาษแบบข้ามแพลตฟอร์ม ในองค์กร ทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลกลางที่จัดเก็บไฟล์และเอกสารในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาโดยใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ปลอดภัย แต่ระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณได้อย่างไร มาดูกัน. ข้อดีของการใช้ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีประโยชน์มากมายในการใช้เครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และการรู้จักเครื่องมือเหล่านี้เป็นขั้นตอนแรกในการเลือกระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลที่เหมาะสม ข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดของการนำระบบการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลไปใช้ ได้แก่: การจัดเก็บทางกายภาพน้อยลง รายงานฉบับหนึ่งพบว่าการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพใช้พื้นที่ประมาณ 15% ของพื้นที่สำนักงานทั้งหมด และในสหรัฐอเมริกาพื้นที่สำนักงานโดยเฉลี่ยอยู่ที่ $285 ต่อตารางฟุต นั่นหมายความว่าคุณจะต้องจัดสรรงบประมาณจำนวนมากสำหรับการจัดเก็บเอกสารเพียงอย่างเดียว การใช้ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลสำหรับสำนักงานทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้ตู้เก็บเอกสาร กล่องเก็บของ ถังขยะ และโต๊ะทำงานขนาดใหญ่ที่มีราคาแพง ซึ่งช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างทางกายภาพเพื่อให้คุณสามารถใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์ที่สำคัญอื่นๆ การรักษาความปลอดภัยแน่นหนา ผลการศึกษาพบว่ากว่า 64% ของบริษัทมีไฟล์ละเอียดอ่อนกว่า 1,000 ไฟล์ที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ เป็นปัญหาใหญ่เนื่องจากปัญหาด้านความปลอดภัยอาจทำให้เกิดการละเมิดข้อมูลและภัยคุกคามทางไซเบอร์อื่นๆ ต่อองค์กร […]