KO-Update

จัดหาข้อมูลภายนอก ด้วยการเติบโตอย่างรวดเร็วของเศรษฐกิจดิจิทัลทั่วโลก การพึ่งพาการวิเคราะห์ข้อมูลของ บริษัท ทุกประเภทและทุกขนาดก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน ตั้งแต่เจ้าพ่ออย่าง Google และ Amazon ไปจนถึงสตาร์ทอัพที่ต้องดิ้นรนเพื่อยืนหยัดอยู่ได้ข้อมูลอาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับทุกคนที่ใช้มันอย่างเหมาะสมเพื่อขับเคลื่อนกลยุทธ์ทางธุรกิจ แต่นี่คือนักเตะคุณจะแน่ใจได้อย่างไร ว่าข้อมูลที่รับผิดชอบในการตัดสินใจทางธุรกิจมูลค่าหลายล้านดอลลาร์ นั้นถูกต้องตั้งแต่แรก เมื่อองค์กรตัดสินใจที่จะว่าจ้างบุคคลภายนอก ในการป้อนข้อมูลพวกเขาจะพิจารณาหลายสิ่งหลายอย่าง อย่างไรก็ตามข้อมูลมีค่าใช้จ่ายสูง ทุกอย่างตั้งแต่การจับภาพ ไปจนถึงการชำระล้างการตรวจสอบ และการจัดเรียงต้องใช้ทรัพยากร และข้อมูลที่ไม่ดีอาจมีผลกระทบที่ไม่สามารถยอมรับได้ เป็นเรื่องปกติที่ธุรกิจจะสงสัยว่าค่าใช้จ่ายในการจ้างบริการป้อนข้อมูล นั้นสมเหตุสมผลหรือไม่ ดังนั้นนี่คือสิ่งที่คุณควรจำไว้ ก่อนที่จะจ้างบุคคลภายนอกป้อนข้อมูล 3 ปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณาก่อน ที่คุณจะจัดหาข้อมูลจากภายนอก คุณภาพข้อมูล คู่มือเทียบกับการป้อนข้อมูลอัตโนมัติ ประเภทของข้อกำหนดข้อมูล กระโดดเข้ามากันเลยดีไหม? 1. คุณภาพของข้อมูล – ขั้นตอนสำคัญสู่ความสำเร็จ บริการป้อนข้อมูล ตามรายงานของ บริษัท วิจัย Gartner คุณภาพของข้อมูลที่ไม่ดีทำให้ธุรกิจ มีต้นทุนระหว่าง 9.7 ล้านดอลลาร์ถึง 14.2 ล้านดอลลาร์ต่อปี นั่นคือเงินจำนวนมากที่เสียไปกับโอกาสที่เสียไป นอกจากรายได้ที่สูญเสียไปแล้วคุณภาพของข้อมูลที่ไม่ดียังส่งผลเสียต่อต้นทุนการดำเนินงานและเพิ่มต้นทุนค่าโสหุ้ย ความเสีย หายไม่ได้ จำกัด อยู่ที่การสูญเสียทางการเงินเท่านั้น อาจเป็นอันตรายต่อชื่อเสียงของคุณ โดยทำให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ไม่ดี มันสามารถส่งผลกระทบต่อผลิตภัณฑ์และกระบวนการพัฒนาความพยายามทางการตลาดรถถังและส่งผลเสียต่อราคาหุ้น […]

การจ้างบริการสแกนของคุณ บริษัทต่างๆ กำลังแปลงการดำเนินงานแบบวันต่อวันให้เป็นดิจิทัล โดยแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษหนักเป็นไฟล์ดิจิทัลที่มีน้ำหนักเบา ข้อเสียของการแปลงเอกสารคือต้นทุนเสมอ แต่ประโยชน์ของการแปลงกระดาษเป็นดิจิทัลในปัจจุบันมีมากกว่าค่าใช้จ่ายในการสแกนเริ่มต้น เพิ่มพื้นที่สำนักงาน ปรับปรุงการควบคุมคุณภาพ ทำให้ตอบสนองต่อการตรวจสอบได้ง่ายขึ้น แชร์และติดตามบันทึกได้ง่ายขึ้น ปกป้องเอกสารต้นฉบับ อันที่จริง การเปลี่ยนงานในมือให้เป็นดิจิทัลและการนำเทคโนโลยีการประหยัดกระดาษมาใช้ในอนาคตจะช่วยปรับปรุงผลกำไรของบริษัททุกแห่ง: การออมเงินเป็นแรงจูงใจที่ดี เสียเงินไปเท่าไหร่เพราะเอกสารกระดาษ? ในระยะสั้นมากเกินไป ตามรายงานของ The Triple Punditคนงานโดยเฉลี่ยในสำนักงานใช้กระดาษ 10,000 แผ่นต่อปี และตู้สี่ลิ้นชักโดยเฉลี่ยมีค่าใช้จ่ายประมาณ 25,000 เหรียญสหรัฐในการเติมและ 2,000 เหรียญต่อปีเพื่อบำรุงรักษา นั่นคือค่ากระดาษสำหรับพนักงานคนหนึ่ง—ไม่รวมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเนื่องจากปัญหาคอขวดในการผลิต—ในการค้นหาไฟล์กระดาษ การแปลงเอกสารหลายพันฉบับเป็นดิจิทัลอาจดูเหมือนสามารถทำได้เพื่อสแกนภายในองค์กร ท้ายที่สุดแล้ว สแกนเนอร์ก็ไม่แพงมาก อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเริ่มต้นงานในมือ คุณจะพบว่าการสแกนโครงการนั้นไม่ง่ายเสมอไปที่จะจัดการ   นั่นเป็นเหตุผลที่การจ้างโครงการสแกนที่มีปริมาณมากให้กับบริษัทสแกนเอกสารมืออาชีพจึงเป็นทางออกที่สมเหตุสมผล นี่คือสิ่งที่คุณจะได้รับจากการใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญของบริษัทสแกนเอกสาร:   ประหยัดค่าใช้จ่าย แม้ว่าเครื่องสแกนจะไม่แพงนัก แต่ระยะเวลาที่พนักงานใช้ไปกับการดูเอกสารหลายร้อยกล่องก็ลดทอนหน้าที่ความรับผิดชอบอื่นๆ ของพวกเขา—สิ่งที่คุณจ้างให้พวกเขาดำเนินการตามทักษะเฉพาะทางของพวกเขา ในทางกลับกัน เมื่อเอกสารของคุณอยู่ในรูปแบบดิจิทัล ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานจะเพิ่มขึ้นเมื่อเอกสารพร้อมใช้งานเพียงคลิกเมาส์ คุณจะชดใช้ค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่จัดเก็บในสถานที่ซึ่งปกติแล้วจะใช้พื้นที่สำนักงานขนาดใหญ่ เอกสารดิจิทัลไม่ใช้พื้นที่จริง   ประหยัดเวลาบริษัท ทีมงานมืออาชีพเฉพาะทางที่มีประสบการณ์ในการจัดการเอกสารใช้ประโยชน์จากประสิทธิภาพ สแกนเอกสารทั้งหมดได้อย่างน่าเชื่อถือด้วยวิธีที่คุ้มค่าที่สุด การสแกนสามารถเริ่มต้นได้ทันทีและสิ้นสุดอย่างรวดเร็วเมื่อคุณไม่ต้องซื้อหรือเช่าอุปกรณ์และฝึกอบรมพนักงาน   ประหยัดพื้นที่สำนักงาน   พื้นที่สำนักงานจะถูกยึดคืนเมื่อเอกสารทางกายภาพถูกแปลงเป็นดิจิทัล แต่คุณจะประหยัดพื้นที่ในการประมวลผล จัดระเบียบ และสแกนเอกสารด้วยหากคุณสแกนภายในองค์กร คุณจะจัดส่งเอกสารทั้งหมดไปยังโรงงานที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสแกนสูงสุดโดยการเอาท์ซอร์ส คุณจะใช้พื้นที่พิเศษทั้งหมดนั้นอย่างไร? หรือคุณจะลดขนาดเป็นสำนักงานขนาดเล็กลงโดยที่คุณไม่ต้องการแล้ว? 4. รู้ต้นทุนที่จะเกิดขึ้น เมื่อคุณจ้างบริษัทภายนอกเพื่อใช้บริการสแกนเอกสาร เราจะทราบต้นทุนของรายการล่วงหน้า คุณจึงสามารถอนุมัติโครงการในงบประมาณของคุณได้ โครงการของคุณจะไม่รวมค่าใช้จ่ายแอบแฝงหรือค่าธรรมเนียมและค่าใช้จ่ายที่น่าประหลาดใจ ตรงข้ามกับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดฝันที่ปรากฏขึ้นในบ้าน 5. มุ่งเน้นที่บริษัทของคุณ […]

การสแกนเอกสารองค์กร ข้อมูลมีอยู่ทุกหนทุกแห่งในองค์กร และเติบโตแบบทวีคูณทุกวัน จัดเก็บไว้ในสำนักงานและระบบต่างๆ ในรูปแบบต่างๆ โดยส่วนใหญ่จะอยู่บนกระดาษ หลายองค์กรกำลังจมอยู่ในเอกสารและไฟล์ หลายพันหรืออาจจะเป็นล้านในห้องเก็บของที่กว้างขวาง อัดแน่นอยู่ในตู้เก็บเอกสาร ชั้นวาง กล่อง และกองไฟล์ทั่วสำนักงาน การเรียกข้อมูลบันทึกเฉพาะด้วยตนเองเป็นเรื่องที่ยุ่งยากมาก ไม่ต้องพูดถึงเรื่องค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังกลายเป็นภารกิจที่เป็นไปไม่ได้หากสิ่งที่คุณกำลังมองหาถูกใส่ผิดที่หรือถูกจัดเก็บผิด กระดาษทำให้องค์กรช้าลง: สู่ดิจิทัลคือคำตอบ กระดาษทำให้องค์กรช้าลง เนื่องจากรูปแบบการทำงานทางไกลกลายเป็นบรรทัดฐานในความเป็นจริงหลังเกิดโรคระบาด องค์กรต้องหาวิธีกำจัดกระดาษ แปลงเป็นดิจิทัล และทำให้บันทึกทางธุรกิจเข้าถึงได้ง่ายขึ้นและจัดการจากระยะไกลได้ง่ายขึ้น คุณอาจสังเกตเห็นว่าขณะนี้ธนาคารเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับใบแจ้งยอดที่เป็นกระดาษและสนับสนุนให้พวกเขาเลือกใช้ใบแจ้งยอดดิจิทัล ไม่ใช่แค่เกี่ยวกับการเป็นสีเขียวเท่านั้น นอกเหนือจากแง่มุมที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมในการย้ายออกจากกระดาษแล้ว องค์กรต่างๆ ยังมีเหตุผลอื่นๆ ที่ควรเน้นที่ดิจิทัล เอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพและกระบวนการที่ใช้กระดาษซึ่งมีเวลาตอบสนองช้าเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ ที่แย่ไปกว่านั้นก็คือการแบ่งปันเอกสารระหว่างพนักงานและลูกค้าของกองกำลังทำงานทางไกล การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลคือคำตอบเพื่อให้บรรลุการทำงานร่วมกันทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพ คู่มือใหม่: วิธีวางแผนการย้ายไปยังระบบคลาวด์ Office Automation การแปลงไฟล์แบ็คไฟล์: ขั้นตอนแรกสู่การแปลงดิจิทัล การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลไม่ใช่ทางเลือกสำหรับองค์กรอีกต่อไป แต่เป็นสิ่งจำเป็น และด้วยเอกสารนับล้านที่มีข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญ ขั้นตอนแรกคือการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล การแปลงเอกสารของคุณจากกระดาษเป็นดิจิทัลโดยใช้บริการสแกนเอกสารขององค์กรและระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานจากระยะไกลและทำงานร่วมกันได้ทันที ขั้นตอนแรกคือการแปลงงานในมือหรือเอกสารเก่าทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล—กระบวนการที่เรียกว่าการแปลงไฟล์ย้อนกลับ เมื่อบันทึกเก่าถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว องค์กรต้องเริ่มกระบวนการรายวันอย่างต่อเนื่องเพื่อแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษใหม่ทุกฉบับให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลและกำหนดเส้นทางไปยังซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ซึ่งเป็นกระบวนการที่เราเรียกว่าการสแกนไปข้างหน้า การสแกนเอกสารขององค์กรมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร ประโยชน์โดยตรงบางประการของการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลมีดังนี้ เพิ่มพื้นที่สำนักงาน:ด้วยการแปลงเอกสารเป็นภาพดิจิทัล คุณจะลดความต้องการพื้นที่ จัดเก็บจริงในสำนักงานและพื้นที่จัดเก็บนอกสถานที่ ลดค่าใช้จ่าย:ประหยัดค่ากระดาษ แฟ้มเอกสาร ตู้เก็บเอกสาร และพนักงานที่เกี่ยวข้อง แชร์เอกสารอย่างรวดเร็ว:รวมข้อมูลระหว่างที่ตั้งทางภูมิศาสตร์และแผนกต่างๆ การแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยทุกที่และทุกเวลาที่ต้องการผ่านอินเทอร์เน็ต ค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว:ลดเวลาที่ใช้ ในการค้นหาเอกสาร และเรียกค้นและเข้าถึงข้อมูลได้ทันที รวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน:รวมเอกสารที่สแกนเข้ากับระบบส่วนหลังอย่างง่ายดายโดยใช้ […]

แพลตฟอร์มการเก็บข้อมูล OCR OCR (Optical Character Recognition) เป็นเทคโนโลยีที่คุ้นเคยมากกว่าเสียง! ใครก็ตามที่แปลงภาพที่สแกนเป็นไฟล์ข้อความได้ใช้ OCR แม้แต่เครื่องสแกนเดสก์ท็อปแบบเรียบง่ายที่ใช้เป็นประจำในสำนักงานก็ยังมาพร้อมกับซอฟต์แวร์แปลง OCRล่วงหน้า เมื่อเราพูดถึง OCR สิ่งสำคัญคือต้องชี้แจงแนวคิดพื้นฐานสองประการ: การเก็บข้อมูลและการรู้จำอักขระ การเก็บข้อมูลและการจดจำตัวอักษร การสแกนเป็นเทคนิคทั่วไปสำหรับการเก็บข้อมูลจากเอกสารจริง โดยจะให้รูปภาพแก่คุณ แต่คอมพิวเตอร์ไม่สามารถอ่านข้อความในรูปภาพได้ นั่นคือที่มาของ OCR OCR แปลงข้อความในข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างเป็นข้อความที่เครื่องอ่านได้ซึ่งสามารถค้นหาได้และมนุษย์เข้าถึงและใช้ได้ง่าย ในระดับพื้นฐาน OCR จะดึงข้อมูลที่เป็นข้อความจากรูปภาพ แต่จะทำงานได้ดีเมื่ออักขระในภาพพิมพ์ด้วยเครื่องเป็นฟอนต์มาตรฐาน หากข้อความในภาพเขียนด้วยลายมือหรือพิมพ์ด้วยอักษรตัวสะกดหรือแบบอักษรลายมือ ซอฟต์แวร์ OCR ทั่วไปไม่มีสติปัญญาในการแมปตัวอักษรแฟนซีกับตัวอักษรแต่ละตัว! คู่มือใหม่: วิธีการเป็นบริษัทไร้กระดาษใน 90 วัน ICR หรือการรู้จำอักขระอัจฉริยะ ICR ทำให้เราได้รับการยอมรับในระดับต่อไป โดยจะจัดการกับรูปแบบต่างๆ ของรูปร่างตัวอักษรและจดจำรูปร่างเป็นตัวอักษรได้อย่างถูกต้อง แม้ว่าความแปรปรวนของรูปร่างจะสูงก็ตาม มีสติปัญญาในการเข้าใจบริบท ลองนึกภาพว่าคุณกำลังอ่านกระดาษที่พิมพ์แล้วซึ่งหมึกจางหายไปตามจุดต่างๆ หากคำบางคำไม่ชัดเจน คุณยังสามารถเดาได้ว่าคำที่จางหายไปนั้นคืออะไร โดยการวางคำที่เหลือในบริบท ICR จำลองกระบวนการนี้และเปรียบเทียบชุดตัวเลือกที่เป็นไปได้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ตรงกันมากที่สุด   การแยกข้อมูล: ทำให้ข้อมูลใช้งานได้และดำเนินการได้ OCR และ ICR จดจำอักขระจากภาพและทำให้อ่านได้โดยเครื่อง เช่น คอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป แท็บเล็ต และสมาร์ทโฟน การดึงข้อมูลเป็นกระบวนการที่ก้าวไปอีกขั้น มันจัดโครงสร้างข้อมูลและทำให้สามารถดำเนินการได้ ตัวอย่างเช่น อ่านแบบฟอร์มที่กรอกด้วยมือและแปลเป็นช่องแบบฟอร์มที่คอมพิวเตอร์จดจำได้ สมมติว่าคุณมีแบบฟอร์มที่กรอกด้วยมือ […]

บริการสแกนความเร็วสูง การสแกนเอกสาร  เป็นฟังก์ชันที่จำเป็นในองค์กรสมัยใหม่ทั้งหมด ในขณะที่บริษัทต่างๆ ก้าวไปสู่การดำเนินงานด้านดิจิทัล การมีข้อมูลทางธุรกิจทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัลกลายเป็นสิ่งจำเป็น มันไม่ง่ายอย่างที่คิด! องค์กรสามารถควบคุมข้อมูลที่มาจากภายในบริษัทของตนได้ แต่จะไม่ควบคุมข้อมูลของบุคคลที่สาม เช่น ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย เอกสารซัพพลายเออร์ หรือสัญญาที่ริเริ่มโดยพันธมิตรรายอื่นเสมอไป ด้วยเหตุนี้ ข้อมูลทั้งหมดที่เข้าสู่องค์กรจึงไม่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล องค์กรต้องดำเนินการสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษขาเข้าทั้งหมดแบบเกือบเรียลไทม์เพื่อรักษาการดำเนินงานแบบไร้กระดาษและมีข้อมูลทั้งหมดอยู่ใน   ระบบการจัดการเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ และในองค์กรขนาดใหญ่ ความต้องการนี้ไม่ใช่เครื่องสแกนเดสก์ท็อปที่ล้ำสมัยของคุณ แต่เป็นผู้ให้บริการการสแกนแบบมืออาชีพที่ใช้อุปกรณ์สแกนความเร็วสูงในเกรดการผลิต การสแกนเป็นกลุ่มหรือการสแกนระดับการผลิตอาจเป็นกิจกรรมประจำวัน เช่น การสแกนจดหมายที่ส่งเข้ามาทุกวันเป็น PDF หรืออาจเป็นโครงการขนาดใหญ่ที่ทำครั้งเดียว เช่น แปลงเอกสารเก็บถาวรกระดาษทั้งหมดเป็น PDF/A ในคราวเดียว สำนักบริการ  ห้องไปรษณีย์ดิจิทัล  และผู้ให้บริการ BPO ใช้โซลูชันเครื่องสแกนเอกสารสำหรับงานหนักที่ล้ำสมัยสำหรับการสแกนปริมาณมาก ไม่มีการประนีประนอมในความเร็วเทียบกับความถูกต้องของการบันทึกเอกสาร  คุณกำลังดิ้นรนอย่างต่อเนื่องเพื่อรักษาความถูกต้องของการจับภาพเอกสารหรือไม่? หากคุณกำลังประนีประนอมความถูกต้องสำหรับความเร็ว แสดงว่าวิธีการบันทึกเอกสารของคุณล้าสมัย! ด้วยจำนวนเอกสารที่ไหลเข้ามาอย่างต่อเนื่อง ค่าแรงที่สูงขึ้น และระดับภัยคุกคามต่อความปลอดภัยของข้อมูลสูง คุณจึงต้องการบริการสแกนที่รวดเร็วและปลอดภัย เครื่องสแกนรุ่นเก่าต้องใช้กระบวนการสแกนล่วงหน้าที่ยุ่งยากและการจัดเรียงเอกสารด้วยตนเองซึ่งทำให้สิ้นเปลืองทรัพยากรบุคคลและทำให้กระบวนการดาวน์สตรีมช้าลง การสแกนด้วยปริมาณที่สูงขึ้นส่งผลให้อัตราข้อผิดพลาดสูงขึ้น อย่างไรก็ตาม อุปกรณ์สแกนความเร็วสูงได้พัฒนาขึ้น และองค์กรไม่จำเป็นต้องเลือกระหว่างความเร็วและความแม่นยำในการจับภาพเอกสาร เครื่องสแกนความเร็วสูงอัจฉริยะรุ่นใหม่กว่าได้รับการออกแบบมาเพื่อการใช้งานหนัก สแกนเอกสารได้มากถึง 150,000 เอกสารต่อวันในขณะที่รักษาคุณภาพของภาพในระดับสูงและลดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด! ประโยชน์ของการสแกนด้วยความเร็วสูง ระบบสแกนอัตโนมัติความเร็วสูงที่ออกแบบมาอย่างดีมีประโยชน์ต่อองค์กรในหลายๆ ด้าน: ลดต้นทุนการสแกน: เครื่องสแกนความเร็วสูงอัจฉริยะช่วยลดเวลาในการเตรียมเอกสารลงได้อย่างมาก ซึ่งช่วยประหยัดค่าแรงด้วยตนเอง การคัดแยกก่อนการสแกนและการประมวลผลหลังการสแกนอัตโนมัติ เช่น การควบคุมการติดตามกระดาษที่ส่งออก หมายถึงการจัดเรียงแบบแมนนวลน้อยลงและลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดหรือการละเว้น ความน่าเชื่อถือสูง: ด้วยการสแกนปริมาณมาก คุณไม่สามารถจ่ายค่าหยุดทำงานบ่อยหรือนานบนพื้นที่การผลิตได้ วิศวกรรมความแม่นยำในเครื่องสแกนความเร็วสูงช่วยให้มั่นใจได้ถึงความน่าเชื่อถือในระดับสูง ช่วยให้มีการไหลของข้อมูลอย่างต่อเนื่องและต่อเนื่องไปยังแอปพลิเคชันดาวน์สตรีมและกระบวนการต่างๆ เพื่อให้การดำเนินการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเก็บข้อมูลคุณภาพสูง:  ตัวเลือกก่อนและหลังการสแกนขั้นสูงในเครื่องสแกนความเร็วสูงขั้นสูงจะดึงข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละเอกสารอย่างชาญฉลาด นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติเพิ่มประสิทธิภาพภาพหลังการสแกน […]

ข้อผิดพลาดการสแกนเอกสาร การสแกนเอกสารช่วยให้ธุรกิจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยประหยัดพื้นที่ รวบรวมข้อมูล และปรับปรุงวิธีที่พนักงานค้นหาและเรียกข้อมูล ผลลัพธ์ที่ได้คือผลผลิตที่เพิ่มขึ้น การควบคุมต้นทุน และข้อมูลที่ปลอดภัย อย่างไรก็ตาม หากบริษัทของคุณมีเอกสารที่ต้องแปลงเป็นพันๆ เอกสาร การสแกนเอกสารที่ผิดพลาดอาจส่งผลให้ใช้ทรัพยากรอย่างสิ้นเปลืองและเปิดเผยข้อมูลได้ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นโดยพิจารณาข้อผิดพลาดสี่ข้อต่อไปนี้—และทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อป้องกัน ไม่คิดผ่านระบบการติดฉลากของคุณ หากพนักงานของคุณไม่สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย แสดงว่าพวกเขากำลังใช้เวลาส่วนเกินซึ่งพรากงานที่สำคัญกว่าออกไป ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้มีอำนาจตัดสินใจ และพนักงานค้นหาข้อมูลที่จำเป็นโดยไม่ชักช้า ระบบที่วุ่นวายอาจส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณ รวมถึงความสัมพันธ์กับลูกค้าด้วย สถาบันการเงินประสบปัญหานี้ โดยตรงในช่วงวิกฤตการเคหะในปี 2551 และพนักงานธนาคารกล่าวว่าข้อมูลที่มีการจัดระเบียบไม่ดีทำให้พวกเขาไม่มีความพร้อมในการช่วยเหลือลูกค้า ความล้มเหลวในการค้นหาข้อมูลที่สำคัญอาจส่งผลให้สูญเสียประสิทธิภาพการทำงานและลูกค้า หากบริษัทของคุณเข้าไปพัวพันกับคดีความ เช่น และไม่สามารถเรียกค้นเอกสารได้เมื่อได้รับคำสั่ง บริษัทอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและการดำเนินคดี  การใช้ความคิดอย่างรอบคอบในการวางแผนว่าคุณจะติดป้ายกำกับและจัดเก็บเอกสารอย่างไร สามารถประหยัดเวลาอันมีค่าในระยะยาวและป้องกันความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้นได้ การติดฉลากจะแตกต่างกันไปตามแต่ละบริษัท ขึ้นอยู่กับเกณฑ์และความต้องการเฉพาะของบริษัท แม้ว่าซอฟต์แวร์การสแกนจะอนุญาตให้คุณป้อนฟิลด์จำนวนมาก แต่ป้ายกำกับที่สำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณาคือ ตัวระบุซึ่งอาจเป็นหมายเลขประกันสังคม หมายเลขบัญชี หมายเลขพนักงาน หรือตัวระบุใดๆ ที่ทำให้พนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้ง่าย การเก็บบันทึกของคุณในสถานที่ การจัดเก็บเอกสารในอาคารเดียวกันกับที่คุณทำธุรกิจอาจดูสมเหตุสมผล แต่ถ้าบริษัทของคุณไม่พร้อมที่จะจัดการโปรโตคอลความปลอดภัยมากมาย แสดงว่าคุณกำลังเตรียมรับมือกับปัญหา หากธุรกิจของคุณอยู่ระหว่างการสแกนและแปลงบันทึกเป็นดิจิทัล พันธมิตรการจัดเก็บนอกไซต์สำหรับบันทึกที่เป็นกระดาษสามารถประหยัดพื้นที่และปกป้องเอกสารต้นฉบับได้   บริษัทที่เชี่ยวชาญด้านบันทึกและการจัดการ ข้อมูลมีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงและระบบเฝ้าระวังที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลถูกขโมยอย่างเพียงพอ สิ่งอำนวยความสะดวกของพวกเขามีสื่อและห้องใต้ดินใต้ดินและได้รับการรับรอง PRISM Privacy+ซึ่งหมายความว่าพวกเขาบรรลุวัตถุประสงค์ที่เข้มงวดในการรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ห้องเก็บของเหล่านี้ถูกควบคุมสภาพอากาศเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของเอกสาร และติดตั้งเทคโนโลยีดับเพลิงในกรณีที่เกิดภัยธรรมชาติ แม้จะจัดเก็บนอกสถานที่ คู่ค้าการจัดการข้อมูลบันทึกของคุณควรจะสามารถดึงข้อมูลของคุณได้ตามต้องการ อย่างรวดเร็วและปลอดภัย ดังนั้นจึงไม่มีความไม่สะดวกหรือการหยุดชะงักของธุรกิจของคุณเมื่อใดก็ได้ เรียกใช้กระบวนการสแกนภายในองค์กร การทำงานกับบริษัทสแกนเอกสารนั้นคุ้มค่ากว่าการสแกนเอกสารที่ใช้เวลาหลายปีในบ้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้อุปกรณ์ที่ล้าสมัย พิจารณาว่าคุณต้องลงทุนในอุปกรณ์สแกนราคาแพงและบำรุงรักษาอุปกรณ์นั้นเป็นประจำ นอกจากนี้ กระบวนการสแกนภายในบริษัทยังกำหนดให้คุณต้องจ้างหรือฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีการใช้อุปกรณ์และวิธีจัดหมวดหมู่และจัดเก็บเอกสารที่สแกน เมื่อพวกเขาสามารถใช้เวลาไปกับการทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น หากมีคนป้อนเอกสารด้วยตนเองโดยไม่ได้รับประโยชน์จากการใช้ซอฟต์แวร์การสแกนที่อัปเดตหรือบริการของพันธมิตรการสแกนเอกสาร ข้อผิดพลาดของมนุษย์ก็กลายเป็นปัจจัยเช่นกัน ข้อผิดพลาดอาจส่งผลให้เอกสารสูญหายและติดฉลากผิด และไฟล์ที่ไม่ปลอดภัยอาจทำให้บริษัทของคุณเสี่ยงต่อความปลอดภัย หากคุณสแกนและจัดเก็บทั้งหมดไว้ในอาคารเดียวกัน […]

ก่อนเริ่มโครงการสแกน การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเป็นหนทางแห่งอนาคตสำหรับหลายบริษัทในปัจจุบัน และบ่อยครั้งที่พวกเขาเริ่มต้นด้วยโครงการสแกนไฟล์ที่เก็บไว้ การเริ่มต้นโครงการสแกนอาจฟังดูง่ายเหมือนกับการวางกระดาษในเครื่องสแกนหรือการจ้างบริษัทสแกน แต่มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาในตอนเริ่มโครงการการสแกนของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ บริษัทสแกนที่ดีจะแนะนำคุณเกี่ยวกับข้อควรพิจารณาเหล่านี้ และจะเป็นประโยชน์ต่อคุณและบริษัทของคุณในระยะยาวอย่างไร สิ่งที่ต้องสแกนและสิ่งที่ไม่ควรทำ อาจฟังดูชัดเจน แต่การพิจารณาว่าต้องสแกนอะไรเป็นอันดับแรกเมื่อเริ่มต้นโครงการสแกน และสิ่งหนึ่งที่บริษัทไม่แน่ใจในบางครั้ง เมื่อคุณมีชุดเอกสาร คุณควรถามตัวเองว่าต้องเก็บอะไรไว้บ้างและอะไรจะถูกทำลายได้ หากคุณแน่ใจว่าจะสแกนเอกสารบางประเภท มีโฟลเดอร์หรือตู้ส่วนใดบ้างที่สามารถละเว้นได้ บางครั้งคุณอาจไม่คิดว่าคุณต้องการเอกสาร แต่กฎหมายการเก็บรักษากำหนดไว้เป็นอย่างอื่น การทำดัชนีและการดึงเอกสาร เมื่อคุณทราบแล้วว่าต้องสแกนเอกสารใด การพิจารณาวิธีการจัดทำดัชนีควรเป็นขั้นตอนต่อไป เมื่อเอกสารถูกสร้างเป็นดิจิทัล ไฟล์จะต้องตั้งชื่อบางอย่างและควรจัดหมวดหมู่ตามข้อมูลที่คุณต้องการค้นหาในภายหลัง ตัวอย่างเช่น ไฟล์ HR อาจมีชื่อและรหัสพนักงาน ในขณะที่เอกสารทางการเงินอาจรับประกันมูลค่าตัวเงินเท่านั้น การใช้ระบบจัดการเนื้อหา สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดวิธีการดึงเอกสารหลังจากแปลงเป็นดิจิทัล พวกเขาจะถูกเก็บไว้ในระบบไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์หรือในระบบการจัดการเนื้อหาบนคลาวด์หรือไม่? การพิจารณานี้อาจช่วยให้คุณกำหนดค่าดัชนีได้ เนื่องจากเป็นฟิลด์ที่คุณจะค้นหาในระบบใดก็ตามที่ไฟล์จะถูกเก็บไว้ การจัดเก็บและทรัพยากร หลังจากโครงการสแกนเสร็จสิ้น เอกสารทางกายภาพสามารถถูกทำลายหรือเก็บไว้ที่อื่นได้ และสิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณจะใช้เส้นทางใดในช่วงต้นของโครงการ หากคุณกำลังทำลายพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่านี่คือกุญแจสำคัญ หากจะต้องเก็บไว้ในที่จัดเก็บ การรู้ว่าส่วนใดสำคัญ และบริษัทของคุณมีที่ว่างให้ทำเช่นนั้นหรือไม่ ใครควรทำโครงการ สุดท้าย การพิจารณาว่าใครจะดำเนินการตามโครงการสแกน จะช่วยคุณจัดสรรทรัพยากรและกำหนดต้นทุนของโครงการ หากคุณสแกนภายใน คุณจะต้องใช้บุคลากรและเวลาในการดำเนินการ แต่ถ้าคุณจ้างบริษัทภายนอกในการสแกน คุณจะต้องหาพันธมิตรการสแกนที่เหมาะสมและดำเนินการด้านลอจิสติกส์กับพวกเขา ก่อนเริ่มโครงการสแกน ที่ Image One เราเป็นพันธมิตรด้านการสแกนที่เชื่อถือได้สำหรับบริษัทต่างๆ ทั่วรัฐฟลอริดาและที่อื่นๆ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการของเราและวิธีที่เราสามารถช่วยคุณกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการทำโครงการสแกนของคุณให้เสร็จสิ้น โปรดโทรหรือไป  ที่หน้าบริการสแกนเอกสาร ตู้เก็บเอกสารเป็นสื่อกลางในสมัยก่อน และเราจะบอกว่าตู้เก็บเอกสารมีความย้อนยุค ในยุคของพลาสติกแบบใช้แล้วทิ้ง ตู้เก็บเอกสารแบบโลหะเป็นสิ่งที่ล้าสมัย เช่น เครื่องพิมพ์ดีดและของ Studebaker […]

บริษัทแปลงเอกสารดิจิทัล ในช่วงสองปีที่ผ่านมา มีความต้องการมากขึ้นสำหรับบริษัทหลายแห่งในการแปลงเอกสารดิจิทัลที่พวกเขาเคยเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารหรือห้องเก็บของในสำนักงาน มีหลายบริษัทที่ย้ายพนักงานไปทำงานทางไกลและจำกัดจำนวนคนในสำนักงานกลาง การมีเวอร์ชันดิจิทัลของทรัพยากรบุคคล (HR)บัญชีเจ้าหนี้ (AP)และไฟล์สำคัญอื่นๆ มีความสำคัญมากกว่าที่เคย นอกจากนี้ หากคุณเป็นบริษัทที่ต้องการแปลง HR ให้เป็นดิจิทัลหรือเอกสารที่มีความละเอียดอ่อน ให้ทำงานร่วมกับพันธมิตรด้านการสแกนที่คุณรู้ว่าคุณสามารถไว้วางใจกับไฟล์ประเภทนี้ได้ อะไรคือสิ่งสำคัญที่คุณควรมองหาจากคู่ค้าด้านการสแกน และคุณจะทราบได้อย่างไรว่าบริษัทใดที่เหมาะกับคุณ ความปลอดภัยของเอกสารคือกุญแจสำคัญ ข้อควรพิจารณาที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งสำหรับโครงการสแกนคือระดับความปลอดภัยที่เอกสารของคุณจะได้รับการดูแล เพื่อปกป้องข้อมูลประจำตัวของพนักงานของคุณและข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่พวกเขาได้ระบุไว้ในเอกสารของคุณ คุณต้องแน่ใจว่าได้ทำงานร่วมกับพันธมิตรการสแกนที่มีการรักษาความปลอดภัยเพียงพอ และรับรองได้ว่าเอกสารของคุณได้รับการปกป้อง สิ่งอำนวยความสะดวกที่ปลอดภัยรวมถึงการเข้าถึงเอกสารด้วยคีย์การ์ดเท่านั้นเป็นมาตรฐาน นโยบายและแนวปฏิบัติของพนักงานยังมีบทบาทในการรักษาความปลอดภัยเอกสาร บริษัทสแกนที่คุณกำลังดูหน้าจอเบื้องหลังและตรวจยา พนักงานทุกคนหรือไม่? อนุญาตให้ใช้โทรศัพท์มือถือในห้องสแกนหรือไม่? มีการเรียกใช้รายงานเพื่อติดตามว่าใครกำลังจัดการเอกสารบางฉบับหรือไม่? เอกสารมีการขนส่งอย่างไรและถูกเก็บไว้ในสถานที่ ที่เหมาะสมหรือไม่? คำถามเหล่านี้เป็นคำถามสำคัญที่ต้องถาม และคำตอบที่ปลอดภัยที่สุดมีความหมายอย่างมากเมื่อต้องคำนึงถึงความอุ่นใจของโครงการสแกนของคุณ เวลาในอุตสาหกรรม ปัจจัยสำคัญอีกประการที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกคู่ค้าด้านการสแกน คือเวลาที่พวกเขาอยู่ในวงการและบริษัทอื่นๆ ที่พวกเขาเคยทำงานด้วย บริษัทสแกนที่มีชื่อเสียงมักจะทำงานด้านดิจิทัลมาหลายปีแล้ว และมีแนวโน้มว่าจะมีการอ้างอิงที่โดดเด่นในช่วงเวลานั้น หากบริษัทสแกนที่คุณกำลังมองหาเคยทำงานร่วมกับบริษัทอื่นๆ มาก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาทำงานร่วมกับบริษัท ในสาขาของบริษัทของคุณ ถือว่าปลอดภัยที่จะถือว่าพวกเขารู้วิธีดำเนินงานอย่างถูกต้อง ด้วยประสบการณ์ความเชี่ยวชาญในการสแกนงานได้อย่างถูกต้อง และมีราคาเหมาะสม ระวังการกำหนดราคาที่ดีเกินจริง และมักจะหมายความว่าพวกเขาประเมินงานไม่ถูกต้องหรืออาจตัดมุมที่คุณไม่ต้องการทำ พวกเราที่ Image One อยู่ในอุตสาหกรรมการสแกนเอกสารมาเกือบ 30 ปีแล้ว และได้ทำงานร่วมกับบริษัทขนาดใหญ่และหน่วยงานรัฐบาลหลายแห่งในรัฐฟลอริดา และที่อื่นๆ นอกจากนี้เรายังให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของเอกสารและมีพนักงานที่ดำรงตำแหน่งมายาวนานซึ่งได้รับการทดสอบยาอย่างถี่ถ้วน และตรวจสอบภูมิหลังแล้ว หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการแปลงการสแกนของเรา และวิธีที่เราสามารถทำให้เอกสารของบริษัทของคุณแปลงเป็นดิจิทัลได้ในวันนี้ โปรดโทรหาเราที่นี่หรือไปที่หน้าบริการสแกนเอกสารของเรา คุณจะได้รับกอดที่ใหญ่ที่สุดสำหรับบริการสแกนเอกสารไฟเขียวที่ไหน? จากคนเงิน (บัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้) จากประชาชน (ฝ่ายทรัพยากรบุคคล) จากบุคลากรทางการแพทย์ […]

ใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษ สำหรับองค์กรที่ต้องการประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ 50 ถึง 5,000 ฉบับต่อวัน บล็อกนี้จะระบุแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 3 ประการสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้สำหรับบัญชีเจ้าหนี้แบบไม่ต้องใช้กระดาษ การปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณบรรลุสิ่งต่อไปนี้: ปรับปรุงการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง 50-90% ให้ทัศนวิสัยการจัดการเกี่ยวกับอายุใบแจ้งหนี้ กระแสเงินสด และประสิทธิภาพการทำงานของ AP กำหนดเวลาการเก็บรักษาอัตโนมัติเพื่อให้ใบแจ้งหนี้ถูกเก็บไว้ตราบเท่าที่จำเป็น (7 ปี) และไม่นาน เรียกคืนพื้นที่สำนักงาน เลิกจัดเก็บเอกสารนอกสถานที่ รับส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า หลีกเลี่ยงบทลงโทษการชำระล่าช้า หลีกเลี่ยงการสูญเสียใบแจ้งหนี้เดิมเนื่องจากน้ำท่วม ไฟไหม้ หรือแย่กว่านั้น บริการตนเองของผู้สอบบัญชี รับการสแกนใบแจ้งหนี้ AP และ/หรือใบเสนอราคาอัตโนมัติวันนี้ 1. การสแกนใบกำกับสินค้าของห้องจดหมาย การสแกนใบกำกับสินค้าทันทีที่ได้รับในห้องจดหมายจะช่วยประหยัดพนักงาน AP ของคุณจากการเก็บไว้ในตู้หรือส่งไปยังที่จัดเก็บนอกสถานที่ – วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถเรียกคืนประสิทธิภาพการทำงานหลายร้อยหรือหลายพันชั่วโมงทุกปี การสแกนใบแจ้งหนี้ของ Mailroom ยังให้ตัวเลือกแก่คุณในการใช้ซอฟต์แวร์สแกนเอกสารเพื่อจัดเรียงเอกสารตามประเภทโดยอัตโนมัติ (ใบแจ้งหนี้ เช็ค จดหมายโต้ตอบ) และใช้การรู้จำอักขระด้วยแสงเพื่อใส่ข้อมูลใบแจ้งหนี้ลงในซอฟต์แวร์บัญชีหรือ ERP ของคุณโดยอัตโนมัติ ป้อนด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังสามารถประหยัดเวลาในการผลิตได้หลายร้อยหรือหลายพันชั่วโมงทุกปี และลดข้อผิดพลาดได้อย่างมาก คุณสามารถให้พนักงาน AP สแกนใบแจ้งหนี้บนเครื่องสแกนเดสก์ท็อปได้ แต่การเปิดซองจดหมาย การเตรียมเอกสาร และการสแกนใบแจ้งหนี้เป็นธุรกิจที่น่าเบื่อและสกปรก […]

วิธีเลือกเครื่องสแกนเอกสาร ไม่ว่าคุณจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่หรือสตาร์ทอัพรุ่นใหม่ มีเครื่องมือหนึ่งที่ธุรกิจของคุณต้องการเพื่อปรับขนาด นั่นคือเครื่องสแกนเอกสาร ตู้เก็บเอกสารมีประโยชน์ตราบเท่าที่ธุรกิจของคุณมีการขยายปริมาณเอกสารที่คุณต้องการจัดเก็บ เวลาที่ใช้ในการจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษเหล่านี้อาจมีความยุ่งยากและลดประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน เครื่องสแกนเอกสารไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าเท่านั้น แต่ยังช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารของคุณปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่ายกว่าเมื่อจัดเก็บไว้ในองค์กร เครื่องสแกนเอกสารเป็นอุปกรณ์ดิจิทัลที่แปลงเอกสารที่เป็นกระดาษให้เป็นรูปแบบภาพดิจิทัลสำหรับการแก้ไขเพิ่มเติม การจดจำรูปภาพหรือข้อความ และที่เก็บข้อมูลดิจิทัล และอื่นๆ เครื่องสแกนเอกสารคุณภาพช่วยลดขยะกระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในธุรกิจของคุณ เมื่อคุณเริ่มคิดที่จะซื้อเครื่องสแกนเอกสารสำหรับธุรกิจของคุณ คุณจะต้องถามคำถามกับตัวเองก่อนตัดสินใจ บล็อกนี้จะให้คำแนะนำเพื่อให้คุณรู้สึกมั่นใจในการเลือกเครื่องสแกนเอกสารที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ ประเภทของสแกนเนอร์ เมื่อคุณเริ่มค้นคว้า ขั้นแรกคุณจะต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับเครื่องสแกนเอกสารประเภทต่างๆ ที่มีให้สำหรับธุรกิจ สแกนเนอร์ที่มีจำหน่ายทั่วไปในท้องตลาดส่วนใหญ่ที่ผลิตในปัจจุบันนี้มีคุณสมบัติพื้นฐานที่คล้ายกัน เช่น อินเทอร์เฟซ USB 2 หรือ USB 3 สแกน 8.5 x 11 หรือขนาดตามกฎหมายขาวดำ ระดับสีเทา หรือสี รองรับความละเอียดการสแกนตั้งแต่ 72 จุดต่อนิ้ว (DPI) ถึง 600+ dpi และรองรับการตั้งค่าความสว่างและความคมชัดที่ผู้ใช้เลือกได้ คุณสามารถโต้แย้งได้ว่าเครื่องสแกนส่วนใหญ่ใช้กระบวนการเดียวกัน โดยแต่ละเครื่องจะใช้เอกสารที่เป็นกระดาษและแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล อย่างไรก็ตาม เนื่องจากราคาของสแกนเนอร์เพิ่มคุณสมบัติต่างๆ ให้ใช้งานได้ พิจารณาความถี่ที่คุณจะสแกน สำหรับสแกนเนอร์แบบแท่นแบน แบบป้อนกระดาษ และแบบพกพาที่มีปริมาณน้อยเป็นตัวเลือกที่ดี เครื่องสแกนเหล่านี้มีตั้งแต่ 100 ถึง 500 เหรียญและกำหนดให้คุณต้องแทรกแต่ละหน้าทีละหน้า ด้วยปริมาณงานปกติที่ 1-10 หน้าต่อนาที คุณจะต้องการใช้เครื่องสแกนประเภทนี้ หากคุณต้องการสแกนเอกสารในปริมาณน้อย เครื่องสแกนประเภทนี้ต้องการการสแกนทั้งหมดภายในบริษัท ซึ่งอาจใช้เวลานานสำหรับผู้รับผิดชอบงาน […]

ระบบจัดการ เอกสาร ธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับบันทึกและข้อมูลที่สำคัญมากมายหรือไม่? เราเข้าใจดีว่าการจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวเป็นเรื่องยากเพียงใด หลายบริษัทในปัจจุบันติดอยู่ในโลกของกระดาษและเผชิญกับความท้าทายหลายประการในการจัดการเอกสารของพวกเขา นี่คือจุดที่การลงทุนในการจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจขนาดเล็กสามารถช่วยได้ ระบบการจัดการเอกสารคือซอฟต์แวร์ที่รวบรวม จัดเก็บ เรียกค้น และแจกจ่ายเอกสารทางดิจิทัล บทความนี้จะกล่าวถึงประโยชน์ของการลงทุนในโซลูชันการจัดการเอกสาร 10 ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสาร  ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสารมีมากกว่าความฝันของสำนักงานไร้กระดาษ มาดูกันดีกว่า ระบบจัดการ เอกสาร 1. เรียกเอกสารได้ง่ายขึ้น การค้นหาและเรียกเอกสารอาจใช้เวลานานมาก และเราทุกคนรู้ดีว่าเวลาคือเงิน คุณสามารถลดต้นทุนการจัดการเอกสารที่ไม่จำเป็นซึ่งจำกัดงบประมาณ ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน และจำกัดศักยภาพในการเติบโตของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือติดตั้งระบบจัดการเอกสาร ระบบการจัดการเอกสารเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและประหยัดเวลา พวกเขาสามารถดึงไฟล์ด้วยคำหรือวลีที่มีอยู่ในเอกสาร ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ง่าย และคุณเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลา ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต 2. ความร่วมมือที่ดีขึ้น ระบบจัดการ เอกสาร เนื่องจากบริษัทต่าง ๆ จ้างงานภายนอกและพัฒนาความร่วมมือ การทำงานร่วมกันจึงซับซ้อนมากขึ้น โซลูชันการสแกนเอกสาร สามารถปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอก ใช้สภาพแวดล้อมบนเว็บและเวิร์กโฟลว์เพื่อการสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้ ยังสามารถจัดประเภทเอกสารเป็นหมวดหมู่ เช่น “กำลังเขียน” กำลังตรวจทาน” หรือ “อนุมัติ” เพื่อทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น 3. ปรับปรุงความทันเวลา เวลาเป็นสิ่งสำคัญ และการจัดการเอกสารฉบับพิมพ์อาจใช้เวลานานมาก โซลูชันการจัดการเอกสารโดยบริษัทสแกนเอกสารที่มีชื่อเสียงอย่างSmooth Solutionsจะจัดเตรียมเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับคุณในการขับเคลื่อนกระบวนการจัดการอย่างรวดเร็วและผลักดันเอกสารผ่านวงจรชีวิตของพวกเขา จะช่วยให้แน่ใจว่ามีการสร้างและจัดเก็บบันทึกอย่างทันท่วงที ซึ่งในที่สุดจะนำไปสู่การตรวจสอบที่ดีขึ้นและการส่งตรงเวลา 4. ความปลอดภัยและการควบคุมที่มากขึ้น ข้อมูลอาจมีความเสี่ยงและการมีความปลอดภัยและการควบคุมข้อมูลเพียงพอเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ การบรรลุมาตรฐานความปลอดภัยสูงผ่านระบบการจัดการเอกสารแบบไฟล์อาจเป็นเรื่องยากอย่างยิ่ง หลายบริษัทจำเป็นต้องแสดงการดูแลข้อมูลตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ ระบบการจัดการเอกสารสามารถช่วยคุณได้ 5. การสำรองข้อมูลที่เชื่อถือได้มากขึ้น โซลูชันการจัดการเอกสารแบบดั้งเดิมสนับสนุนการบันทึกเอกสารฉบับพิมพ์หรือบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ที่ไม่มีการควบคุมในเครื่อง ซึ่งมักจะแปลเป็นการสำรองข้อมูลที่ไม่ดี โซลูชันของบริษัท สแกน เอกสารที่มีชื่อเสียงจะรวมศูนย์ข้อมูลของคุณและสนับสนุนให้คุณจัดการบันทึกเหล่านี้ในที่เดียว วิธีนี้จะช่วยปรับปรุงความสามารถในการสำรองข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างถูกต้อง 6. ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เอกสารบางอย่างมีข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวดและซับซ้อน การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้อาจนำไปสู่การเพิกถอนใบอนุญาต ค่าปรับจำนวนมาก […]

จัดระเบียบเอกสารสำคัญที่บ้าน  มีเอกสารสำคัญมากมาย เช่น ประวัติการศึกษา เวชระเบียน ประวัติสัตวแพทย์ และอื่นๆ ที่บ้านเราถูกน้ำท่วม การมีเอกสารเหล่านี้ไว้อย่างปลอดภัยในที่เดียวช่วยให้เราจัดระเบียบและทำให้เอกสารเหล่านี้เข้าถึงได้ และนำบ้านของเราเข้าใกล้การกระจัดกระจายไปอีกหนึ่งขั้น คุณอาจถามตัวเองด้วยซ้ำว่าคุณควรพิจารณาการแปลงเอกสารทางประวัติศาสตร์และเอกสารสำคัญอื่นๆ ผ่านบริษัทสแกนเอกสารหรือไม่ นี่เป็นทางออกที่ดีเพราะการค้นหาเอกสารในคอมพิวเตอร์ใช้เวลาไม่กี่วินาที อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ในที่ปลอดภัย อ่านคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการจัดระเบียบเอกสารและเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณที่บ้าน จัดระเบียบเอกสารสำคัญที่บ้าน รวบรวมเอกสารสำคัญทั้งหมด จัดระเบียบเอกสารสำคัญที่บ้าน งานแรกอาจเป็นงานที่น่าเบื่อและใช้เวลานานที่สุด คุณจะต้องตรวจดูบ้านของคุณและค้นหาเอกสารสำคัญทั้งหมดที่คุณต้องการเก็บไว้ให้ปลอดภัย ใช้เวลาสองสามชั่วโมงเพื่อรวบรวมและเก็บไว้ในที่เดียว นี่อาจเป็นรายการเอกสารที่ยาว แต่ทั้งหมดควรเป็นเอกสารสำคัญที่คุณต้องการเก็บไว้ให้สะดวกและปลอดภัย นี่คือตัวอย่างบางส่วนของพวกเขา: เอกสารบ้าน เวชระเบียน เอกสารการศึกษาและใบรับรองผลการเรียน บันทึกสัตวแพทย์ พินัยกรรม นโยบายประกันภัย บันทึกภาษี หนังสือเดินทาง ทะเบียนสมรส บิลและรายรับรายเดือน   ตั้งค่าระบบการจัดเก็บ สิ่งต่อไปที่ต้องทำคือนั่งลงกับเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดแล้วจัดเป็นหมวดหมู่ต่างๆ ซึ่งอาจรวมถึงบันทึกทางการเงิน เอกสารเกี่ยวกับบ้าน เวชระเบียน หมายเลขประกันสังคม ฯลฯ แบ่งออกเป็นกองตามลำดับความสำคัญ ลำดับตัวอักษร หรือวิธีใดก็ตามที่สะดวกสำหรับคุณ คุณควรจัดเรียงกระดาษแต่ละแผ่นแล้วจัดเรียงเป็นไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบการจัดเก็บที่เหมาะสมเช่นกัน โดยที่คุณกำหนดสีหลักให้กับไฟล์ ซึ่งจะช่วยจัดหมวดหมู่ได้ เคล็ดลับสำคัญอีกประการหนึ่งสำหรับการยื่นเอกสารของคุณคือ แบ่งออกเป็นหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยให้ได้มากที่สุด วิธีนี้จะช่วยทำให้กระบวนการยื่นและค้นหาเอกสารได้ราบรื่นขึ้น เร็วขึ้น และน่าหงุดหงิดน้อยลง นอกจากนี้ ให้สร้างดัชนีสำหรับแต่ละไฟล์เพื่อติดตามระบบของคุณ ขจัดเอกสารที่ไม่จำเป็น ก่อนที่คุณจะเริ่มยื่นเอกสาร คุณควรทำตามขั้นตอนนี้พร้อมๆ กัน วางเครื่องทำลายเอกสารไว้ข้างๆ คุณ และทำกองเอกสารที่ไม่จำเป็นหรือเอกสารที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป อาจเป็นเรื่องยากที่จะเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ อย่างไรก็ตาม ให้แบ่งออกเป็นกองเอกสารที่มีลำดับความสำคัญต่ำ ขจัดความยุ่งเหยิงทั้งหมดออกจากกองเอกสารที่มีลำดับความสำคัญต่ำนี้ ความยุ่งเหยิงดังกล่าวอาจรวมถึงใบแจ้งยอดจากธนาคารฉบับเก่า […]

ก่อนสแกนข้อมูลต้องทำอะไร Microfiche ถูกใช้มานานหลายทศวรรษในการจัดเก็บข้อมูลและข้อมูลจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม ด้วยการเพิ่มขึ้นของเทคโนโลยี การจัดเก็บข้อมูลรูปแบบดังกล่าวจึงล้าสมัย นี่คือเหตุผลที่ถ้าคุณมีข้อมูลไมโครฟิชอยู่รอบๆ คุณควร แปลงไมโครฟิชเป็น รูปแบบดิจิทัล แผ่นโปร่งใสสามารถ แปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลได้อย่างง่ายดายเพื่อจัดเก็บ แชร์ทันที และเก็บรักษาไว้ตลอดไป นอกจากนี้ยังมีประโยชน์อื่นๆ อีกมากมายที่ทำให้คุณควรพิจารณาบริการสแกนไมโครฟิช อย่างไรก็ตาม ก่อนใช้บริการนี้ คุณควรพิจารณาปัจจัย สองสามประการเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจว่าการสแกนไมโครฟิช เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับคุณหรือไม่ ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึงรายละเอียดเหล่านี้  การแปลง Microfiche เป็นดิจิตอลหมายความว่าอย่างไร Microfiche เป็นฟิล์มภาพถ่ายแผ่นบางที่เก็บข้อมูลจากเอกสารในรูปแบบย่อขนาด สิ่งเหล่านี้มีขนาดเล็กเกินกว่าจะอ่านด้วยตาเปล่า ดังนั้น คุณจึงขยายข้อความเพื่ออ่านผ่านอุปกรณ์เฉพาะ ทั้งหมดนี้ค่อนข้างน่าเบื่อเมื่อเทียบกับความสะดวกของเอกสารดิจิทัล ด้วยเหตุนี้ ผู้คนจำนวนมากขึ้นจึงกำลังพิจารณา ที่จะแปลงไมโครฟิชเป็นรูปแบบดิจิทัล โดยทั่วไปจะทำผ่าน บริษัทสแกนเอกสารเช่น Smooth Solutions ขั้นตอนการสแกนไมโครฟิชของเราค่อนข้างตรงไปตรงมา มันเกี่ยวข้องกับสิ่งต่อไปนี้: เรารวบรวม และจัดระเบียบเอกสารไมโครฟิชอย่างเพียงพอก่อนการสแกน เราใช้เครื่องสแกนคุณภาพสูง มีประสิทธิภาพ และเป็นมืออาชีพในการแปลงไมโครฟิชเป็นรูปแบบดิจิทัล จากนั้นเราจะตรวจสอบเอกสารดิจิทัล แต่ละฉบับด้วยตนเองเพื่อตรวจสอบคุณภาพ เอกสารที่สแกนจะถูกรวบรวม ในที่เก็บข้อมูลที่คุณเลือก ซึ่งอาจรวมถึงฮาร์ดไดรฟ์ ไดรฟ์ USB และซีดี ไมโครฟิชดั้งเดิมยังถูกรวบรวม บรรจุ และส่งกลับไปให้คุณด้วย สิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนใช้บริการสแกนไมโครฟิช เมื่อคุณรู้แล้วว่ากระบวนการบริการสแกนไมโครฟิชเป็นอย่างไร ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณต้องพิจารณาก่อนดำเนินการ: 1. ประเมินเงื่อนไขของไมโครฟิช […]

บริการแปลงเอกสาร เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตจากการเริ่มต้นธุรกิจเล็กๆ ไปสู่องค์กรที่มีฐานะมั่นคง คุณจะต้องจบลงด้วยเอกสารจำนวนมาก เอกสารนี้มักจะถูกเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารและห้องเก็บของ ซึ่งไม่เคยเห็นอีกเลย อย่างไรก็ตาม หากจำเป็นต้องดูเอกสารบางอย่าง การค้นหาสิ่งที่คุณต้องการอาจเป็นเรื่องยาก วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารที่จัดระเบียบและจัดเก็บไว้สำหรับธุรกิจของคุณคือการเลือกใช้บริการแปลงเอกสาร บริการเหล่านี้แปลงเอกสารของคุณเป็นไฟล์ PDF หรือรูปแบบอื่นใดที่คุณร้องขอ ทำให้ง่ายต่อการเข้าถึง จัดเก็บ และปกป้องเอกสารสำคัญของคุณ ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการของบริการแปลงและสแกนเอกสาร ประโยชน์ของ บริการแปลงเอกสาร มั่นใจในการปฏิบัติตาม อุตสาหกรรมส่วนใหญ่ต้องการเอกสารจำนวนมาก ตั้งแต่การจัดเก็บเวชระเบียนไปจนถึงงบการเงิน รายละเอียดใบสั่งงาน และบันทึกพนักงาน คุณจะต้องมีเอกสารจำนวนมากที่ต้องเก็บไว้เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรมของคุณ ไม่เพียงแต่จะเป็นฝันร้ายในการจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดนี้และรับรองว่าสามารถเข้าถึงได้เมื่อมีความจำเป็น แต่ยังเพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บจำนวนมากให้กับงบประมาณรายไตรมาสของคุณอีกด้วย ทำไมไม่แปลงเอกสารของคุณให้อยู่ในรูปแบบที่ง่ายต่อการจัดเก็บและหาง่ายยิ่งขึ้นไปอีก? เมื่อคุณแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล คุณจะมั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและมาตรฐานอุตสาหกรรมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องเพิ่มตู้เก็บเอกสารอื่นในสำนักงานของคุณ ลดของเสีย บริการแปลงเอกสาร เมื่อเอกสารสำคัญของคุณถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว คุณจะมีโอกาสตั้งค่าระบบเอกสารอัตโนมัติในองค์กรของคุณ ระบบเอกสารอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจมีวิธีการที่ดีในการปรับปรุง ROI ซึ่งมักจะไม่สามารถทำได้ด้วยเอกสารด้วยตนเองและการประมวลผลข้อมูล ช่วยให้คุณประหยัดเวลา เงิน แรงกาย และทรัพยากรราคาแพงได้อย่างมาก หากไม่มีการจัดการเอกสารฉบับพิมพ์ในบริษัทของคุณ พนักงานของคุณสามารถทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นซึ่งส่งผลต่อการเติบโตของธุรกิจของคุณ คุณยังสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากขึ้นด้วยการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล เนื่องจากคุณจะใช้กระดาษน้อยลง เส้นทางกระดาษที่ลดลงนี้ช่วยลดต้นทุนการพิมพ์ และพนักงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นจะรวมตัวกันเพื่อนำธุรกิจของคุณไปสู่เส้นทางสู่การเติบโตและความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง เรียกค้นข้อมูลอย่างรวดเร็ว การดึงเอกสารฉบับพิมพ์ทำให้พนักงานของคุณต้องผ่านลิ้นชักและโฟลเดอร์เอกสารด้วยตนเอง งานที่ไม่ควรใช้เวลานานกว่าสองสามวินาทีอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในขณะที่พนักงานของคุณย้ายจากตู้เก็บเอกสารหนึ่งไปยังอีกตู้หนึ่งโดยหวังว่าจะได้เอกสารที่จำเป็น กระบวนการดึงข้อมูลนี้ไม่เพียงแต่จะน่าเบื่อและใช้เวลานาน แต่ยังไม่ค่อยมีประสิทธิภาพอีกด้วย วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถดึงเอกสารสำคัญได้อย่างรวดเร็วคือการแปลงเป็นดิจิทัล เมื่อเอกสารของคุณอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์แล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือใช้แถบค้นหาเพื่อเรียกค้นข้อมูลภายในเสี้ยววินาที การจัดเก็บที่เป็นระเบียบ เมื่อคุณใช้บริการสแกนเอกสารจำนวนมากสำหรับธุรกิจของคุณ จะช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณไว้ในพื้นที่จัดเก็บที่มีการจัดการอย่างดี การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำได้ง่ายกว่าการเก็บไฟล์ไว้ในไฟล์เอกสาร เอกสารทางกายภาพยังกำหนดให้คุณต้องลงทุนในตู้เก็บเอกสารและลิ้นชักราคาแพงเพื่อเก็บโฟลเดอร์ที่แข็งแรงทั้งหมด แทนที่จะมีตู้เก็บเอกสารจริงซึ่งกินพื้นที่สำนักงานเกือบครึ่งหนึ่ง (หรือต้องใช้ห้องเก็บของแยกต่างหาก!) คุณสามารถบันทึกเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์แทนได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือจ้างบริการสแกนเอกสารที่เชื่อถือได้ เช่นSmooth Solutionsเพื่อแปลงเอกสารสำคัญให้เป็นดิจิทัลสำหรับธุรกิจของคุณ บริการแปลงเอกสาร เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถจัดเก็บเอกสารของคุณในโฟลเดอร์ที่มีการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมบนเครือข่ายของคุณ […]