KO05

ระบบแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ พนักงานออฟฟิศใช้เวลา 552 ชั่วโมงต่อปีในการทำงานด้านบริหารหรืองานซ้ำๆ กัน ทำให้สูญเสียประสิทธิภาพการทำงานกว่า 5 ล้านล้านเหรียญต่อปี ส่วนที่ก่อให้เกิดความสูญเสียทางการเงินครั้งใหญ่นี้คืองานเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล เนื่องจากงานเหล่านี้ยังคงเป็นงานกระดาษเป็นส่วนใหญ่ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เป็นโซลูชันที่เรียบง่ายและคุ้มค่า ซึ่งช่วยเร่งกระบวนการ และลดหรือขจัดพื้นที่สำหรับข้อผิดพลาดในขณะที่ลดต้นทุน อ่านเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผลประโยชน์ทางธุรกิจของ eForms! คลิก ที่ นี่เพื่อดูว่าแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ของ doForm ช่วยธุรกิจทุกขนาดและทุกโปรไฟล์ได้อย่างไร! แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร? แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์หรือที่เรียกว่า eForms เป็นเว็บหรือแอปพลิเคชันมือถือที่ใช้ในการรวบรวมและประมวลผลข้อมูล เช่นเดียวกับแบบฟอร์มกระดาษ สิ่งที่เทียบเท่าทางอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจหรือการวิจัยของคุณ โดยมีประโยชน์เพิ่มเติมดังนี้: อัปเดตตามเวลาจริง การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การประมวลผลข้อมูลทันที การสร้างรายงานทันที เพิ่มคุณสมบัติ เช่น การติดตามอุปกรณ์ GPS การจับภาพในแบบฟอร์ม การคำนวณในแบบฟอร์ม การตรวจสอบข้อมูล และอื่นๆ eForms และความหลากหลายในธุรกิจบริการด้านสุขภาพ การก่อสร้าง และอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง พวกเขามักจะมีชุดของฟังก์ชันเช่น: การเก็บรวบรวมข้อมูลผ่านแบบฟอร์มที่กำหนดเอง การจัดการงาน – การมอบหมายงานแบบเรียลไทม์และอัปเดตการสื่อสาร การประมวลผลข้อมูลแบบเรียลไทม์ ปลอดภัย และแม่นยำ การสร้างรายงานอัตโนมัติ การรวมระบบแบ็คเอนด์ รายงานรวม eForms […]

ระบบแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์คือหน้าเว็บออนไลน์หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ตรวจสอบ และส่งข้อมูลในการประมวลผลแบบฟอร์ม แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (eforms) ให้ชุดของฟิลด์ที่รวบรวมข้อมูล ซึ่งมักใช้เว็บเบราว์เซอร์ โดยจะใช้แทนแบบฟอร์มกระดาษและออกแบบมาเพื่อบันทึก ตรวจสอบ และส่งข้อมูลไปยังผู้รับเพื่อดำเนินการกับแบบฟอร์มในลักษณะที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถบันทึกข้อมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยเพิ่มความเร็วในการประมวลผลข้อมูลตามแบบฟอร์มในส่วนหลัง ข้อมูลสามารถแลกเปลี่ยนกับระบบแบ็คเอนด์ได้ อะไรคือประโยชน์ของการใช้ eForms เมื่อเทียบกับแบบฟอร์มกระดาษ? แบบฟอร์มส่ง eForms ให้ความเรียบง่ายสำหรับผู้ที่ส่ง eform ช่วยให้พวกเขากรอกแบบฟอร์มทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งหมายถึงไม่ต้องส่งแบบฟอร์มทางไปรษณีย์ และช่วยประหยัดเวลา เงิน และความยุ่งยาก กระบวนการนี้เป็นแบบบริการตนเอง พวกเขาไม่ต้องพูดกับใครโดยตรงเพื่อเริ่มหรือดำเนินการให้เสร็จสิ้น และสามารถกรอกแบบฟอร์มได้ทุกเมื่อที่ต้องการ นอกจากนี้ ผู้ส่งแบบฟอร์มสามารถรับคำติชมแบบเรียลไทม์ผ่านการยืนยันทางอีเมล ซึ่งจะแจ้งให้ทราบว่าส่งแบบฟอร์มแล้วและได้รับแบบฟอร์มแล้ว ตัวประมวลผลแบบ ฟอร์ม eForms ยังเป็นประโยชน์ต่อผู้สร้างแบบฟอร์มและบุคคลที่ดำเนินการกับแบบฟอร์ม ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์มอาจเป็นรูปแบบที่ “ฉลาด” โดยทำสิ่งต่างๆ เช่น กำหนดให้ต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์บางฟิลด์ บังคับคำตอบของผู้ใช้ให้ตรงกับค่าบางค่าโดยควบคุมประเภทของข้อมูลที่ป้อนและบันทึก และให้ข้อเสนอแนะทันที คำตอบขัดแย้งหรือไม่ตรงตามข้อกำหนด สิ่งนี้ทำให้แน่ใจได้ว่ามีเพียงแบบฟอร์มที่ถูกต้องเท่านั้นที่จะถึงการประมวลผล ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้น ข้อมูลแบบฟอร์มยังสามารถบันทึกลงในระบบอื่นได้ โดยไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลแบบฟอร์มอีกครั้ง แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ใช้ได้ที่ไหน? เมื่อนึกถึงวิธีที่องค์กรของคุณเก็บรวบรวมข้อมูล มีโอกาสทุกแห่งที่จะเปิดรับเทคโนโลยี eForm นี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ […]

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มันเกิดขึ้นกับสิ่งที่ดีที่สุดของเรา คุณจดจ่ออยู่กับกระแสความคิดจนลืมกลับไปสู่พื้นฐาน เคยไปในหัวข้อและรู้ว่าไม่มีใครมีความคิดใด ๆ ที่คุณกำลังพูดถึง? กลับไปที่กระดานวาดภาพ เริ่มต้นที่จุดเริ่มต้น เรากำลังพูดถึงอะไรเมื่อเราอ้างถึงการจัดการเอกสารอยู่แล้ว? การจัดการเอกสารคืออะไร? เมื่อนึกถึงการจัดการเอกสาร ให้นึกถึงการไร้กระดาษ ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่พิมพ์เอกสารที่เป็นกระดาษอีก หรือคุณไม่จำเป็นต้องศึกษา ต้นทุน เครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องพิมพ์ การพิมพ์เป็นความจริงของชีวิตสำหรับหลาย ๆ องค์กรที่สามารถปรับปรุงและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการจัดการเอกสาร การจัดการเอกสารเป็นวิธีปฏิบัติในการแปลงไฟล์กระดาษ จัดเก็บและเรียกค้นจากรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เหล่านั้นได้รับการจัดเก็บ จัดเก็บถาวร ปลอดภัย ค้นหาได้ เรียกค้นคืนได้ และสามารถประมวลผลผ่านเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ปรับแต่งได้ การจัดการเอกสารช่วยลดความจำเป็นในการใช้ตู้เก็บเอกสารหรือกล่องขนาดใหญ่ การจัดการเอกสารช่วยให้ค้นหาหรือกู้คืนไฟล์ได้ง่ายขึ้นในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ การจัดการเอกสารช่วยให้สามารถกำหนดเส้นทางไฟล์เพื่อขออนุมัติหรืออำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ ผ่านเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ การจัดการเอกสารช่วยลดความจำเป็นในการดำเนินการด้วยตนเอง เช่น การป้อนข้อมูลหรือแบบฟอร์มการเดินไปรอบๆ สำนักงานเพื่อขออนุมัติ การจัดการเอกสารให้ประโยชน์ด้านประสิทธิภาพทางธุรกิจ ลดต้นทุน และไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่จริงในการจัดเก็บเอกสาร กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ (AP) และแผนกทรัพยากรบุคคล (HR) เป็นพื้นที่ที่ใหญ่ที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แม้ว่าประโยชน์ของการจัดการเอกสารจะไม่จำกัดเพียงสิ่งเหล่านี้ หากคุณมีทีม AP หรือ HR ในองค์กรของคุณ อย่างน้อยคุณควรเรียนรู้เกี่ยวกับประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นที่การจัดการเอกสารสามารถนำเสนอให้กับองค์กรของคุณได้   ไปแบบไร้กระดาษหรือไม่ไปแบบไร้กระดาษ… คุณรู้ได้อย่างไรว่าเมื่อถึงเวลาสำรวจการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลสู่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับองค์กรของคุณ พิจารณาความต้องการจ้างงานในอนาคตของคุณ สมมติว่าคุณอยู่ในจุดแตกหักของภาระงาน […]

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เขตการศึกษาระดับอนุบาลถึงมัธยมศึกษาตอนปลายหลายแห่งประสบปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการกระดาษที่ยุ่งยาก ซึ่งสามารถแก้ไขได้โดยคลังเอกสารส่วนกลางสำหรับเอกสารการบริหาร คำศัพท์ที่เราใช้ในการปรับใช้ซอฟต์แวร์เช่นนี้คือการแปลงทางดิจิทัล : ทำสิ่งที่เคยทำมาแล้วบนกระดาษและด้วยมือ และทำให้เป็นคอมพิวเตอร์ที่ใช้ ค้นหาได้ ปลอดภัย อนุมัติเร็วขึ้น และติดตามได้ ในบทความนี้ เราจะพิจารณาอย่างใกล้ชิดว่าระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) สามารถนำไปใช้กับสภาพแวดล้อมของโรงเรียน K-12 ได้อย่างไร สี่เหตุผลในการติดตั้งระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับโรงเรียน เขตโรงเรียน K-12 ส่วนใหญ่มีระบบข้อมูลนักเรียน (SIS) อยู่แล้วเพื่อจัดการบันทึกและเกรดของนักเรียน แต่ฝ่ายบริหารของโรงเรียนซึ่งจัดการใบแจ้งหนี้บัญชีเจ้าหนี้ (AP) บันทึกพนักงานและกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ จะได้รับการจัดการบนกระดาษ เรามักจะเห็นว่าข้อมูลส่วนตัวของนักเรียน เช่น แผนการศึกษารายบุคคลและเวชระเบียน เป็นแบบกระดาษเช่นกัน ทำไมเขตการศึกษาของคุณควรติดตั้งระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์? 1. ลดจำนวนไฟล์กระดาษที่ต้องการจัดเก็บ เอกสารเกี่ยวกับการบริหารธุรกิจโรงเรียนจะเป็นไปตามวงจรการเก็บรักษาเป็นเวลาเจ็ดปีสำหรับข้อมูลทางการเงินและเจ็ดปีนับจากวันสุดท้ายของการจ้างงานสำหรับบันทึกพนักงาน เอกสารเหล่านี้มักจะถูกจัดเก็บบนกระดาษในตู้เก็บเอกสาร นอกจากนี้ เอกสารที่ประกอบด้วยข้อมูลส่วนตัวของนักเรียน ข้อมูลด้านสุขภาพ (เช่น แบบฟอร์มใบสั่งยาที่ผู้ปกครองลงนาม) และใบอนุญาตที่ลงนามซึ่งไม่ได้จัดเก็บไว้ใน SIS ของโรงเรียน ก็จะถูกจัดเก็บไว้ในกระดาษด้วย ด้วยการจัดการเอกสาร โรงเรียนสามารถจัดเก็บไฟล์เหล่านี้ทางอิเล็กทรอนิกส์โดยการสแกนลงในซอฟต์แวร์ ซึ่งจะช่วยลดจำนวนไฟล์กระดาษที่โรงเรียนต้องจัดเก็บ 2. E asier และรวดเร็วในการดึงเอกสาร โรงเรียนเป็นหนึ่งในแหล่งข้อมูลการวิจัยข้อมูลนอกกรมยานยนต์ที่น่าเชื่อถือที่สุด โรงเรียนมักได้รับโทรศัพท์จากวิทยาลัย […]

ระบบการจัดการเอกสาร ธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ มุ่งสู่สำนักงานแบบไร้กระดาษ อย่างน้อยก็เพื่อกระบวนการและขั้นตอนทั่วไป ในขณะที่ผู้คนจำนวนมากทำงานจากที่บ้านและใช้เวลาในสำนักงานน้อยลง ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับแนวทางการดำเนินงานรูปแบบใหม่นี้ เอกสารที่เป็นกระดาษเป็นเรื่องยากมากที่จะแบ่งปันทั้งระหว่างสำนักงานตลอดจนกับลูกค้าและลูกค้า ไม่ต้องพูดถึง กระบวนการทางธุรกิจมากมายที่ได้รับการจัดการไม่ดี เป็นคู่มือเมื่อไม่จำเป็นต้องเป็น พวกเขาใช้เวลาอันมีค่าในวันของคุณ พวกเขาเสียค่าใช้จ่ายมากกว่าที่ควร ต้องมีวิธีที่ดีกว่านี้ เราได้รวบรวมรายการปัญหาทางธุรกิจในปัจจุบัน 6 ประการที่แก้ไขได้ด้วยการใช้ ระบบ การจัดการเอกสาร ใช้เป็นแรงบันดาลใจในการพิจารณาเปลี่ยนจากกระดาษเป็นการจัดการดิจิทัลภายในองค์กรของคุณ คุณสามารถเกี่ยวข้องกับปัญหาเหล่านี้ในธุรกิจของคุณได้หรือไม่? ปัญหาที่ 1: คุณไม่พบเอกสารที่คุณต้องการเมื่อต้องการ ระบบจะขอให้คุณค้นหาใบแจ้งหนี้ สัญญา หรือเอกสารอื่นๆ คุณมองหามันในตู้เก็บเอกสารที่ควรจะอยู่แต่มันไม่อยู่ที่นั่น ตอนนี้อะไร? ไม่มีเหตุผลใดที่ควรเกิดขึ้นเมื่อปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน ไม่ใช่เมื่อเอกสารกระดาษทั้งหมดของคุณสามารถทำแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถจัดเก็บเอกสาร จัดเก็บเอกสาร และค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ แทนที่จะต้องขุดผ่านตู้เก็บเอกสาร วิธีนี้จะช่วยขจัดปัญหาปวดหัวที่เกิดจากการไม่พบเอกสาร พยายามติดตามว่าใครเป็นคนสุดท้ายและหาตำแหน่งที่เอกสารหาย นอกจากนี้ยังสร้างมาตรฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้ติดแท็กเอกสารด้วยชุดข้อมูลมาตรฐาน วิธีนี้ทำให้ทุกคนรู้ว่าเกณฑ์การค้นหาใดที่จำเป็นสำหรับการค้นหาเอกสาร ปัญหาที่ 2: ตู้เก็บเอกสารใช้พื้นที่มากเกินไป คุณต้องการขยายและเพิ่มโต๊ะสำหรับพนักงานใหม่ แต่ตู้เก็บเอกสารได้อ้างสิทธิ์พื้นที่ว่างอันมีค่าไปแล้ว หรือคุณมีกล่องใส่เอกสารจำนวนมากในโกดังที่ไม่จำเป็น ทำไมต้องวุ่นวาย? เอกสารทรัพยากรบุคคลและบัญชีต้องเป็นไปตามนโยบายการเก็บรักษาเอกสาร เมื่อเอกสารเหล่านั้นถูกเก็บไว้บนกระดาษ เอกสารเหล่านั้นจะจบลงในกล่องหรือตู้เก็บเอกสาร ซึ่งมักจะจัดเก็บไว้ในสำนักงานหรือคลังสินค้า ผู้คนจำนวนมากยังใช้ประโยชน์จากบริษัทจัดเก็บข้อมูลบุคคลที่สามในการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งจะเพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและเรียกเอกสาร การจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษในสถานที่เป็นการใช้พื้นที่ เงิน และการดูแลรักษาและจัดระเบียบที่ไม่ดี […]

ระบบเก็บข้อมูลอัตโนมัติ คิดว่า OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) เป็นเครื่องขูดข้อมูล มันอ่านเอกสารของคุณสำหรับคุณ ระบบบันทึกข้อมูลอัตโนมัติจะอ่านเนื้อหาในเอกสารและป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลหรือระบบที่เก็บเอกสาร การจับภาพอัตโนมัติจะอ่านเอกสารต่างๆ รวมทั้ง TIFF, JPG และ PDF เกือบทุกเอกสารที่คุณอ่านก็สามารถอ่านได้เช่นกัน การดักจับอัตโนมัติจะดึงข้อมูล จัดประเภทเอกสาร และตรวจสอบกับระบบที่คุณกำหนดเอง นึกภาพข้อดีที่อาจนำมาสู่องค์กรของคุณเมื่อดำเนินการกับเอกสารประเภทต่อไปนี้: ใบแจ้งหนี้/ใบสั่งซื้อ/สลิปบรรจุภัณฑ์ ข้อตกลง แบบสอบถาม เรียกร้อง สัญญา การบันทึกอัตโนมัติของ OCR สามารถอ่านตัวเลข ชื่อ ผู้ขาย ตำแหน่ง แผนก และข้อมูลติดต่อ และกำหนดเส้นทางไปยังระบบการจัดการเอกสาร , ERP, CRM, ระบบบัญชี หรือฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณ ระบบบันทึกข้อมูลอัตโนมัติตามเทมเพลต การจับภาพตามเทมเพลตเคยเป็นมาตรฐาน และยังคงเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับหลายองค์กร ด้วยการจับภาพตามเทมเพลต คุณสามารถตั้งโปรแกรมแม่แบบล่วงหน้าเพื่อให้ระบบของคุณรู้ว่าจะหาข้อมูลจากที่ใด สิ่งนี้จะต้องเป็นเอกสารเฉพาะ คุณต้องเลือกพื้นที่เฉพาะของเอกสาร เช่น ลดลง 15 พิกเซล ไปทางขวา 10 พิกเซลสร้าง กล่องและบอกระบบว่าหมายเลขภายในกล่องนั้นเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้ การบันทึกตามเทมเพลตจะอ่านข้อมูลและดึงข้อมูลออกจากหน้าโดยอิงตามช่องต่างๆ หากผู้ขายเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ […]

ระบบบัญชี e-Office กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้โรงเรียนเก่า (AP)? เหตุใดทีม AP ของคุณจึงต้องทนกับความไร้ประสิทธิภาพเหล่านี้ ในเมื่อเทคโนโลยีมีอยู่เพื่อทำให้การอนุมัติ การแจ้งเตือน และพื้นที่จัดเก็บเป็นไปโดยอัตโนมัติ ระบุปัญหาคอขวดและมองเห็นสิ่งที่คุณขาดหายไป ด้วยระบบอัตโนมัติของ AP กระบวนการของคุณก็ง่ายขึ้นมาก AP Automation แปดวิธีสร้างความแตกต่างให้กับทั้งองค์กรของคุณ องค์กรทุกขนาดและทุกอุตสาหกรรมต่างพยายามลดต้นทุนการดำเนินงานและปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง กระบวนการทางธุรกิจที่ใช้กระดาษมาก เช่นการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของบัญชีเจ้าหนี้ (AP)เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ในองค์กรส่วนใหญ่ กระบวนการ AP ยังคงเป็นแบบแมนนวล ซึ่งอาจสร้างภาระให้กับองค์กรในแง่ของการมองเห็นที่จำกัดในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ กระบวนการกระทบยอดที่มีค่าใช้จ่ายสูง การสูญเสียส่วนลดการจ่ายก่อนกำหนด กระแสเงินสดที่ลดลง และความสัมพันธ์กับผู้ขายที่แย่ลง การใช้ระบบอัตโนมัติของ AP กับระบบการจัดการเอกสารองค์กรจะได้รับประโยชน์ดังต่อไปนี้: 1. ลดเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้และรับประกัน 100% ของส่วนลดการชำระก่อนกำหนด สองสัปดาห์นานเกินไปในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ ระหว่างเวลาที่ได้รับใบกำกับสินค้า ส่งไปยังผู้อนุมัติและส่งคืนแผนกการเงินเพื่อตัดเช็ค ผ่านไป 14 วัน เมื่อส่วนลดการชำระก่อนกำหนดสำหรับใบแจ้งหนี้เป็นสุทธิ 10 วัน คุณจะพลาดส่วนลดเนื่องจากกระบวนการด้วยตนเองที่ล้าสมัย ในใบแจ้งหนี้มูลค่า 100,000 ดอลลาร์ พร้อมส่วนลดการชำระล่วงหน้า 3% นั่นคือ 3,000 ดอลลาร์ที่คุณสูญเสีย […]