KO04

การสแกนเอกสารองค์กร ข้อมูลมีอยู่ทุกหนทุกแห่งในองค์กร และเติบโตแบบทวีคูณทุกวัน จัดเก็บไว้ในสำนักงานและระบบต่างๆ ในรูปแบบต่างๆ โดยส่วนใหญ่จะอยู่บนกระดาษ หลายองค์กรกำลังจมอยู่ในเอกสารและไฟล์ หลายพันหรืออาจจะเป็นล้านในห้องเก็บของที่กว้างขวาง อัดแน่นอยู่ในตู้เก็บเอกสาร ชั้นวาง กล่อง และกองไฟล์ทั่วสำนักงาน การเรียกข้อมูลบันทึกเฉพาะด้วยตนเองเป็นเรื่องที่ยุ่งยากมาก ไม่ต้องพูดถึงเรื่องค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังกลายเป็นภารกิจที่เป็นไปไม่ได้หากสิ่งที่คุณกำลังมองหาถูกใส่ผิดที่หรือถูกจัดเก็บผิด กระดาษทำให้องค์กรช้าลง: สู่ดิจิทัลคือคำตอบ กระดาษทำให้องค์กรช้าลง เนื่องจากรูปแบบการทำงานทางไกลกลายเป็นบรรทัดฐานในความเป็นจริงหลังเกิดโรคระบาด องค์กรต้องหาวิธีกำจัดกระดาษ แปลงเป็นดิจิทัล และทำให้บันทึกทางธุรกิจเข้าถึงได้ง่ายขึ้นและจัดการจากระยะไกลได้ง่ายขึ้น คุณอาจสังเกตเห็นว่าขณะนี้ธนาคารเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับใบแจ้งยอดที่เป็นกระดาษและสนับสนุนให้พวกเขาเลือกใช้ใบแจ้งยอดดิจิทัล ไม่ใช่แค่เกี่ยวกับการเป็นสีเขียวเท่านั้น นอกเหนือจากแง่มุมที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมในการย้ายออกจากกระดาษแล้ว องค์กรต่างๆ ยังมีเหตุผลอื่นๆ ที่ควรเน้นที่ดิจิทัล เอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพและกระบวนการที่ใช้กระดาษซึ่งมีเวลาตอบสนองช้าเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ ที่แย่ไปกว่านั้นก็คือการแบ่งปันเอกสารระหว่างพนักงานและลูกค้าของกองกำลังทำงานทางไกล การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลคือคำตอบเพื่อให้บรรลุการทำงานร่วมกันทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพ คู่มือใหม่: วิธีวางแผนการย้ายไปยังระบบคลาวด์ Office Automation การแปลงไฟล์แบ็คไฟล์: ขั้นตอนแรกสู่การแปลงดิจิทัล การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลไม่ใช่ทางเลือกสำหรับองค์กรอีกต่อไป แต่เป็นสิ่งจำเป็น และด้วยเอกสารนับล้านที่มีข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญ ขั้นตอนแรกคือการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล การแปลงเอกสารของคุณจากกระดาษเป็นดิจิทัลโดยใช้บริการสแกนเอกสารขององค์กรและระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานจากระยะไกลและทำงานร่วมกันได้ทันที ขั้นตอนแรกคือการแปลงงานในมือหรือเอกสารเก่าทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล—กระบวนการที่เรียกว่าการแปลงไฟล์ย้อนกลับ เมื่อบันทึกเก่าถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว องค์กรต้องเริ่มกระบวนการรายวันอย่างต่อเนื่องเพื่อแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษใหม่ทุกฉบับให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลและกำหนดเส้นทางไปยังซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ซึ่งเป็นกระบวนการที่เราเรียกว่าการสแกนไปข้างหน้า การสแกนเอกสารขององค์กรมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร ประโยชน์โดยตรงบางประการของการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลมีดังนี้ เพิ่มพื้นที่สำนักงาน:ด้วยการแปลงเอกสารเป็นภาพดิจิทัล คุณจะลดความต้องการพื้นที่ จัดเก็บจริงในสำนักงานและพื้นที่จัดเก็บนอกสถานที่ ลดค่าใช้จ่าย:ประหยัดค่ากระดาษ แฟ้มเอกสาร ตู้เก็บเอกสาร และพนักงานที่เกี่ยวข้อง แชร์เอกสารอย่างรวดเร็ว:รวมข้อมูลระหว่างที่ตั้งทางภูมิศาสตร์และแผนกต่างๆ การแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยทุกที่และทุกเวลาที่ต้องการผ่านอินเทอร์เน็ต ค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว:ลดเวลาที่ใช้ ในการค้นหาเอกสาร และเรียกค้นและเข้าถึงข้อมูลได้ทันที รวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน:รวมเอกสารที่สแกนเข้ากับระบบส่วนหลังอย่างง่ายดายโดยใช้ […]

แพลตฟอร์มการเก็บข้อมูล OCR OCR (Optical Character Recognition) เป็นเทคโนโลยีที่คุ้นเคยมากกว่าเสียง! ใครก็ตามที่แปลงภาพที่สแกนเป็นไฟล์ข้อความได้ใช้ OCR แม้แต่เครื่องสแกนเดสก์ท็อปแบบเรียบง่ายที่ใช้เป็นประจำในสำนักงานก็ยังมาพร้อมกับซอฟต์แวร์แปลง OCRล่วงหน้า เมื่อเราพูดถึง OCR สิ่งสำคัญคือต้องชี้แจงแนวคิดพื้นฐานสองประการ: การเก็บข้อมูลและการรู้จำอักขระ การเก็บข้อมูลและการจดจำตัวอักษร การสแกนเป็นเทคนิคทั่วไปสำหรับการเก็บข้อมูลจากเอกสารจริง โดยจะให้รูปภาพแก่คุณ แต่คอมพิวเตอร์ไม่สามารถอ่านข้อความในรูปภาพได้ นั่นคือที่มาของ OCR OCR แปลงข้อความในข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างเป็นข้อความที่เครื่องอ่านได้ซึ่งสามารถค้นหาได้และมนุษย์เข้าถึงและใช้ได้ง่าย ในระดับพื้นฐาน OCR จะดึงข้อมูลที่เป็นข้อความจากรูปภาพ แต่จะทำงานได้ดีเมื่ออักขระในภาพพิมพ์ด้วยเครื่องเป็นฟอนต์มาตรฐาน หากข้อความในภาพเขียนด้วยลายมือหรือพิมพ์ด้วยอักษรตัวสะกดหรือแบบอักษรลายมือ ซอฟต์แวร์ OCR ทั่วไปไม่มีสติปัญญาในการแมปตัวอักษรแฟนซีกับตัวอักษรแต่ละตัว! คู่มือใหม่: วิธีการเป็นบริษัทไร้กระดาษใน 90 วัน ICR หรือการรู้จำอักขระอัจฉริยะ ICR ทำให้เราได้รับการยอมรับในระดับต่อไป โดยจะจัดการกับรูปแบบต่างๆ ของรูปร่างตัวอักษรและจดจำรูปร่างเป็นตัวอักษรได้อย่างถูกต้อง แม้ว่าความแปรปรวนของรูปร่างจะสูงก็ตาม มีสติปัญญาในการเข้าใจบริบท ลองนึกภาพว่าคุณกำลังอ่านกระดาษที่พิมพ์แล้วซึ่งหมึกจางหายไปตามจุดต่างๆ หากคำบางคำไม่ชัดเจน คุณยังสามารถเดาได้ว่าคำที่จางหายไปนั้นคืออะไร โดยการวางคำที่เหลือในบริบท ICR จำลองกระบวนการนี้และเปรียบเทียบชุดตัวเลือกที่เป็นไปได้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ตรงกันมากที่สุด   การแยกข้อมูล: ทำให้ข้อมูลใช้งานได้และดำเนินการได้ OCR และ ICR จดจำอักขระจากภาพและทำให้อ่านได้โดยเครื่อง เช่น คอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป แท็บเล็ต และสมาร์ทโฟน การดึงข้อมูลเป็นกระบวนการที่ก้าวไปอีกขั้น มันจัดโครงสร้างข้อมูลและทำให้สามารถดำเนินการได้ ตัวอย่างเช่น อ่านแบบฟอร์มที่กรอกด้วยมือและแปลเป็นช่องแบบฟอร์มที่คอมพิวเตอร์จดจำได้ สมมติว่าคุณมีแบบฟอร์มที่กรอกด้วยมือ […]

บริการสแกนความเร็วสูง การสแกนเอกสาร  เป็นฟังก์ชันที่จำเป็นในองค์กรสมัยใหม่ทั้งหมด ในขณะที่บริษัทต่างๆ ก้าวไปสู่การดำเนินงานด้านดิจิทัล การมีข้อมูลทางธุรกิจทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัลกลายเป็นสิ่งจำเป็น มันไม่ง่ายอย่างที่คิด! องค์กรสามารถควบคุมข้อมูลที่มาจากภายในบริษัทของตนได้ แต่จะไม่ควบคุมข้อมูลของบุคคลที่สาม เช่น ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย เอกสารซัพพลายเออร์ หรือสัญญาที่ริเริ่มโดยพันธมิตรรายอื่นเสมอไป ด้วยเหตุนี้ ข้อมูลทั้งหมดที่เข้าสู่องค์กรจึงไม่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล องค์กรต้องดำเนินการสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษขาเข้าทั้งหมดแบบเกือบเรียลไทม์เพื่อรักษาการดำเนินงานแบบไร้กระดาษและมีข้อมูลทั้งหมดอยู่ใน   ระบบการจัดการเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ และในองค์กรขนาดใหญ่ ความต้องการนี้ไม่ใช่เครื่องสแกนเดสก์ท็อปที่ล้ำสมัยของคุณ แต่เป็นผู้ให้บริการการสแกนแบบมืออาชีพที่ใช้อุปกรณ์สแกนความเร็วสูงในเกรดการผลิต การสแกนเป็นกลุ่มหรือการสแกนระดับการผลิตอาจเป็นกิจกรรมประจำวัน เช่น การสแกนจดหมายที่ส่งเข้ามาทุกวันเป็น PDF หรืออาจเป็นโครงการขนาดใหญ่ที่ทำครั้งเดียว เช่น แปลงเอกสารเก็บถาวรกระดาษทั้งหมดเป็น PDF/A ในคราวเดียว สำนักบริการ  ห้องไปรษณีย์ดิจิทัล  และผู้ให้บริการ BPO ใช้โซลูชันเครื่องสแกนเอกสารสำหรับงานหนักที่ล้ำสมัยสำหรับการสแกนปริมาณมาก ไม่มีการประนีประนอมในความเร็วเทียบกับความถูกต้องของการบันทึกเอกสาร  คุณกำลังดิ้นรนอย่างต่อเนื่องเพื่อรักษาความถูกต้องของการจับภาพเอกสารหรือไม่? หากคุณกำลังประนีประนอมความถูกต้องสำหรับความเร็ว แสดงว่าวิธีการบันทึกเอกสารของคุณล้าสมัย! ด้วยจำนวนเอกสารที่ไหลเข้ามาอย่างต่อเนื่อง ค่าแรงที่สูงขึ้น และระดับภัยคุกคามต่อความปลอดภัยของข้อมูลสูง คุณจึงต้องการบริการสแกนที่รวดเร็วและปลอดภัย เครื่องสแกนรุ่นเก่าต้องใช้กระบวนการสแกนล่วงหน้าที่ยุ่งยากและการจัดเรียงเอกสารด้วยตนเองซึ่งทำให้สิ้นเปลืองทรัพยากรบุคคลและทำให้กระบวนการดาวน์สตรีมช้าลง การสแกนด้วยปริมาณที่สูงขึ้นส่งผลให้อัตราข้อผิดพลาดสูงขึ้น อย่างไรก็ตาม อุปกรณ์สแกนความเร็วสูงได้พัฒนาขึ้น และองค์กรไม่จำเป็นต้องเลือกระหว่างความเร็วและความแม่นยำในการจับภาพเอกสาร เครื่องสแกนความเร็วสูงอัจฉริยะรุ่นใหม่กว่าได้รับการออกแบบมาเพื่อการใช้งานหนัก สแกนเอกสารได้มากถึง 150,000 เอกสารต่อวันในขณะที่รักษาคุณภาพของภาพในระดับสูงและลดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด! ประโยชน์ของการสแกนด้วยความเร็วสูง ระบบสแกนอัตโนมัติความเร็วสูงที่ออกแบบมาอย่างดีมีประโยชน์ต่อองค์กรในหลายๆ ด้าน: ลดต้นทุนการสแกน: เครื่องสแกนความเร็วสูงอัจฉริยะช่วยลดเวลาในการเตรียมเอกสารลงได้อย่างมาก ซึ่งช่วยประหยัดค่าแรงด้วยตนเอง การคัดแยกก่อนการสแกนและการประมวลผลหลังการสแกนอัตโนมัติ เช่น การควบคุมการติดตามกระดาษที่ส่งออก หมายถึงการจัดเรียงแบบแมนนวลน้อยลงและลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดหรือการละเว้น ความน่าเชื่อถือสูง: ด้วยการสแกนปริมาณมาก คุณไม่สามารถจ่ายค่าหยุดทำงานบ่อยหรือนานบนพื้นที่การผลิตได้ วิศวกรรมความแม่นยำในเครื่องสแกนความเร็วสูงช่วยให้มั่นใจได้ถึงความน่าเชื่อถือในระดับสูง ช่วยให้มีการไหลของข้อมูลอย่างต่อเนื่องและต่อเนื่องไปยังแอปพลิเคชันดาวน์สตรีมและกระบวนการต่างๆ เพื่อให้การดำเนินการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเก็บข้อมูลคุณภาพสูง:  ตัวเลือกก่อนและหลังการสแกนขั้นสูงในเครื่องสแกนความเร็วสูงขั้นสูงจะดึงข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละเอกสารอย่างชาญฉลาด นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติเพิ่มประสิทธิภาพภาพหลังการสแกน […]

ข้อผิดพลาดการสแกนเอกสาร การสแกนเอกสารช่วยให้ธุรกิจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยประหยัดพื้นที่ รวบรวมข้อมูล และปรับปรุงวิธีที่พนักงานค้นหาและเรียกข้อมูล ผลลัพธ์ที่ได้คือผลผลิตที่เพิ่มขึ้น การควบคุมต้นทุน และข้อมูลที่ปลอดภัย อย่างไรก็ตาม หากบริษัทของคุณมีเอกสารที่ต้องแปลงเป็นพันๆ เอกสาร การสแกนเอกสารที่ผิดพลาดอาจส่งผลให้ใช้ทรัพยากรอย่างสิ้นเปลืองและเปิดเผยข้อมูลได้ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นโดยพิจารณาข้อผิดพลาดสี่ข้อต่อไปนี้—และทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อป้องกัน ไม่คิดผ่านระบบการติดฉลากของคุณ หากพนักงานของคุณไม่สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย แสดงว่าพวกเขากำลังใช้เวลาส่วนเกินซึ่งพรากงานที่สำคัญกว่าออกไป ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้มีอำนาจตัดสินใจ และพนักงานค้นหาข้อมูลที่จำเป็นโดยไม่ชักช้า ระบบที่วุ่นวายอาจส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณ รวมถึงความสัมพันธ์กับลูกค้าด้วย สถาบันการเงินประสบปัญหานี้ โดยตรงในช่วงวิกฤตการเคหะในปี 2551 และพนักงานธนาคารกล่าวว่าข้อมูลที่มีการจัดระเบียบไม่ดีทำให้พวกเขาไม่มีความพร้อมในการช่วยเหลือลูกค้า ความล้มเหลวในการค้นหาข้อมูลที่สำคัญอาจส่งผลให้สูญเสียประสิทธิภาพการทำงานและลูกค้า หากบริษัทของคุณเข้าไปพัวพันกับคดีความ เช่น และไม่สามารถเรียกค้นเอกสารได้เมื่อได้รับคำสั่ง บริษัทอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและการดำเนินคดี  การใช้ความคิดอย่างรอบคอบในการวางแผนว่าคุณจะติดป้ายกำกับและจัดเก็บเอกสารอย่างไร สามารถประหยัดเวลาอันมีค่าในระยะยาวและป้องกันความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้นได้ การติดฉลากจะแตกต่างกันไปตามแต่ละบริษัท ขึ้นอยู่กับเกณฑ์และความต้องการเฉพาะของบริษัท แม้ว่าซอฟต์แวร์การสแกนจะอนุญาตให้คุณป้อนฟิลด์จำนวนมาก แต่ป้ายกำกับที่สำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณาคือ ตัวระบุซึ่งอาจเป็นหมายเลขประกันสังคม หมายเลขบัญชี หมายเลขพนักงาน หรือตัวระบุใดๆ ที่ทำให้พนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้ง่าย การเก็บบันทึกของคุณในสถานที่ การจัดเก็บเอกสารในอาคารเดียวกันกับที่คุณทำธุรกิจอาจดูสมเหตุสมผล แต่ถ้าบริษัทของคุณไม่พร้อมที่จะจัดการโปรโตคอลความปลอดภัยมากมาย แสดงว่าคุณกำลังเตรียมรับมือกับปัญหา หากธุรกิจของคุณอยู่ระหว่างการสแกนและแปลงบันทึกเป็นดิจิทัล พันธมิตรการจัดเก็บนอกไซต์สำหรับบันทึกที่เป็นกระดาษสามารถประหยัดพื้นที่และปกป้องเอกสารต้นฉบับได้   บริษัทที่เชี่ยวชาญด้านบันทึกและการจัดการ ข้อมูลมีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงและระบบเฝ้าระวังที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลถูกขโมยอย่างเพียงพอ สิ่งอำนวยความสะดวกของพวกเขามีสื่อและห้องใต้ดินใต้ดินและได้รับการรับรอง PRISM Privacy+ซึ่งหมายความว่าพวกเขาบรรลุวัตถุประสงค์ที่เข้มงวดในการรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ห้องเก็บของเหล่านี้ถูกควบคุมสภาพอากาศเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของเอกสาร และติดตั้งเทคโนโลยีดับเพลิงในกรณีที่เกิดภัยธรรมชาติ แม้จะจัดเก็บนอกสถานที่ คู่ค้าการจัดการข้อมูลบันทึกของคุณควรจะสามารถดึงข้อมูลของคุณได้ตามต้องการ อย่างรวดเร็วและปลอดภัย ดังนั้นจึงไม่มีความไม่สะดวกหรือการหยุดชะงักของธุรกิจของคุณเมื่อใดก็ได้ เรียกใช้กระบวนการสแกนภายในองค์กร การทำงานกับบริษัทสแกนเอกสารนั้นคุ้มค่ากว่าการสแกนเอกสารที่ใช้เวลาหลายปีในบ้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้อุปกรณ์ที่ล้าสมัย พิจารณาว่าคุณต้องลงทุนในอุปกรณ์สแกนราคาแพงและบำรุงรักษาอุปกรณ์นั้นเป็นประจำ นอกจากนี้ กระบวนการสแกนภายในบริษัทยังกำหนดให้คุณต้องจ้างหรือฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีการใช้อุปกรณ์และวิธีจัดหมวดหมู่และจัดเก็บเอกสารที่สแกน เมื่อพวกเขาสามารถใช้เวลาไปกับการทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น หากมีคนป้อนเอกสารด้วยตนเองโดยไม่ได้รับประโยชน์จากการใช้ซอฟต์แวร์การสแกนที่อัปเดตหรือบริการของพันธมิตรการสแกนเอกสาร ข้อผิดพลาดของมนุษย์ก็กลายเป็นปัจจัยเช่นกัน ข้อผิดพลาดอาจส่งผลให้เอกสารสูญหายและติดฉลากผิด และไฟล์ที่ไม่ปลอดภัยอาจทำให้บริษัทของคุณเสี่ยงต่อความปลอดภัย หากคุณสแกนและจัดเก็บทั้งหมดไว้ในอาคารเดียวกัน […]

ก่อนเริ่มโครงการสแกน การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเป็นหนทางแห่งอนาคตสำหรับหลายบริษัทในปัจจุบัน และบ่อยครั้งที่พวกเขาเริ่มต้นด้วยโครงการสแกนไฟล์ที่เก็บไว้ การเริ่มต้นโครงการสแกนอาจฟังดูง่ายเหมือนกับการวางกระดาษในเครื่องสแกนหรือการจ้างบริษัทสแกน แต่มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาในตอนเริ่มโครงการการสแกนของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ บริษัทสแกนที่ดีจะแนะนำคุณเกี่ยวกับข้อควรพิจารณาเหล่านี้ และจะเป็นประโยชน์ต่อคุณและบริษัทของคุณในระยะยาวอย่างไร สิ่งที่ต้องสแกนและสิ่งที่ไม่ควรทำ อาจฟังดูชัดเจน แต่การพิจารณาว่าต้องสแกนอะไรเป็นอันดับแรกเมื่อเริ่มต้นโครงการสแกน และสิ่งหนึ่งที่บริษัทไม่แน่ใจในบางครั้ง เมื่อคุณมีชุดเอกสาร คุณควรถามตัวเองว่าต้องเก็บอะไรไว้บ้างและอะไรจะถูกทำลายได้ หากคุณแน่ใจว่าจะสแกนเอกสารบางประเภท มีโฟลเดอร์หรือตู้ส่วนใดบ้างที่สามารถละเว้นได้ บางครั้งคุณอาจไม่คิดว่าคุณต้องการเอกสาร แต่กฎหมายการเก็บรักษากำหนดไว้เป็นอย่างอื่น การทำดัชนีและการดึงเอกสาร เมื่อคุณทราบแล้วว่าต้องสแกนเอกสารใด การพิจารณาวิธีการจัดทำดัชนีควรเป็นขั้นตอนต่อไป เมื่อเอกสารถูกสร้างเป็นดิจิทัล ไฟล์จะต้องตั้งชื่อบางอย่างและควรจัดหมวดหมู่ตามข้อมูลที่คุณต้องการค้นหาในภายหลัง ตัวอย่างเช่น ไฟล์ HR อาจมีชื่อและรหัสพนักงาน ในขณะที่เอกสารทางการเงินอาจรับประกันมูลค่าตัวเงินเท่านั้น การใช้ระบบจัดการเนื้อหา สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดวิธีการดึงเอกสารหลังจากแปลงเป็นดิจิทัล พวกเขาจะถูกเก็บไว้ในระบบไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์หรือในระบบการจัดการเนื้อหาบนคลาวด์หรือไม่? การพิจารณานี้อาจช่วยให้คุณกำหนดค่าดัชนีได้ เนื่องจากเป็นฟิลด์ที่คุณจะค้นหาในระบบใดก็ตามที่ไฟล์จะถูกเก็บไว้ การจัดเก็บและทรัพยากร หลังจากโครงการสแกนเสร็จสิ้น เอกสารทางกายภาพสามารถถูกทำลายหรือเก็บไว้ที่อื่นได้ และสิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณจะใช้เส้นทางใดในช่วงต้นของโครงการ หากคุณกำลังทำลายพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่านี่คือกุญแจสำคัญ หากจะต้องเก็บไว้ในที่จัดเก็บ การรู้ว่าส่วนใดสำคัญ และบริษัทของคุณมีที่ว่างให้ทำเช่นนั้นหรือไม่ ใครควรทำโครงการ สุดท้าย การพิจารณาว่าใครจะดำเนินการตามโครงการสแกน จะช่วยคุณจัดสรรทรัพยากรและกำหนดต้นทุนของโครงการ หากคุณสแกนภายใน คุณจะต้องใช้บุคลากรและเวลาในการดำเนินการ แต่ถ้าคุณจ้างบริษัทภายนอกในการสแกน คุณจะต้องหาพันธมิตรการสแกนที่เหมาะสมและดำเนินการด้านลอจิสติกส์กับพวกเขา ก่อนเริ่มโครงการสแกน ที่ Image One เราเป็นพันธมิตรด้านการสแกนที่เชื่อถือได้สำหรับบริษัทต่างๆ ทั่วรัฐฟลอริดาและที่อื่นๆ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการของเราและวิธีที่เราสามารถช่วยคุณกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการทำโครงการสแกนของคุณให้เสร็จสิ้น โปรดโทรหรือไป  ที่หน้าบริการสแกนเอกสาร ตู้เก็บเอกสารเป็นสื่อกลางในสมัยก่อน และเราจะบอกว่าตู้เก็บเอกสารมีความย้อนยุค ในยุคของพลาสติกแบบใช้แล้วทิ้ง ตู้เก็บเอกสารแบบโลหะเป็นสิ่งที่ล้าสมัย เช่น เครื่องพิมพ์ดีดและของ Studebaker […]

บริษัทแปลงเอกสารดิจิทัล ในช่วงสองปีที่ผ่านมา มีความต้องการมากขึ้นสำหรับบริษัทหลายแห่งในการแปลงเอกสารดิจิทัลที่พวกเขาเคยเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารหรือห้องเก็บของในสำนักงาน มีหลายบริษัทที่ย้ายพนักงานไปทำงานทางไกลและจำกัดจำนวนคนในสำนักงานกลาง การมีเวอร์ชันดิจิทัลของทรัพยากรบุคคล (HR)บัญชีเจ้าหนี้ (AP)และไฟล์สำคัญอื่นๆ มีความสำคัญมากกว่าที่เคย นอกจากนี้ หากคุณเป็นบริษัทที่ต้องการแปลง HR ให้เป็นดิจิทัลหรือเอกสารที่มีความละเอียดอ่อน ให้ทำงานร่วมกับพันธมิตรด้านการสแกนที่คุณรู้ว่าคุณสามารถไว้วางใจกับไฟล์ประเภทนี้ได้ อะไรคือสิ่งสำคัญที่คุณควรมองหาจากคู่ค้าด้านการสแกน และคุณจะทราบได้อย่างไรว่าบริษัทใดที่เหมาะกับคุณ ความปลอดภัยของเอกสารคือกุญแจสำคัญ ข้อควรพิจารณาที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งสำหรับโครงการสแกนคือระดับความปลอดภัยที่เอกสารของคุณจะได้รับการดูแล เพื่อปกป้องข้อมูลประจำตัวของพนักงานของคุณและข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่พวกเขาได้ระบุไว้ในเอกสารของคุณ คุณต้องแน่ใจว่าได้ทำงานร่วมกับพันธมิตรการสแกนที่มีการรักษาความปลอดภัยเพียงพอ และรับรองได้ว่าเอกสารของคุณได้รับการปกป้อง สิ่งอำนวยความสะดวกที่ปลอดภัยรวมถึงการเข้าถึงเอกสารด้วยคีย์การ์ดเท่านั้นเป็นมาตรฐาน นโยบายและแนวปฏิบัติของพนักงานยังมีบทบาทในการรักษาความปลอดภัยเอกสาร บริษัทสแกนที่คุณกำลังดูหน้าจอเบื้องหลังและตรวจยา พนักงานทุกคนหรือไม่? อนุญาตให้ใช้โทรศัพท์มือถือในห้องสแกนหรือไม่? มีการเรียกใช้รายงานเพื่อติดตามว่าใครกำลังจัดการเอกสารบางฉบับหรือไม่? เอกสารมีการขนส่งอย่างไรและถูกเก็บไว้ในสถานที่ ที่เหมาะสมหรือไม่? คำถามเหล่านี้เป็นคำถามสำคัญที่ต้องถาม และคำตอบที่ปลอดภัยที่สุดมีความหมายอย่างมากเมื่อต้องคำนึงถึงความอุ่นใจของโครงการสแกนของคุณ เวลาในอุตสาหกรรม ปัจจัยสำคัญอีกประการที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกคู่ค้าด้านการสแกน คือเวลาที่พวกเขาอยู่ในวงการและบริษัทอื่นๆ ที่พวกเขาเคยทำงานด้วย บริษัทสแกนที่มีชื่อเสียงมักจะทำงานด้านดิจิทัลมาหลายปีแล้ว และมีแนวโน้มว่าจะมีการอ้างอิงที่โดดเด่นในช่วงเวลานั้น หากบริษัทสแกนที่คุณกำลังมองหาเคยทำงานร่วมกับบริษัทอื่นๆ มาก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาทำงานร่วมกับบริษัท ในสาขาของบริษัทของคุณ ถือว่าปลอดภัยที่จะถือว่าพวกเขารู้วิธีดำเนินงานอย่างถูกต้อง ด้วยประสบการณ์ความเชี่ยวชาญในการสแกนงานได้อย่างถูกต้อง และมีราคาเหมาะสม ระวังการกำหนดราคาที่ดีเกินจริง และมักจะหมายความว่าพวกเขาประเมินงานไม่ถูกต้องหรืออาจตัดมุมที่คุณไม่ต้องการทำ พวกเราที่ Image One อยู่ในอุตสาหกรรมการสแกนเอกสารมาเกือบ 30 ปีแล้ว และได้ทำงานร่วมกับบริษัทขนาดใหญ่และหน่วยงานรัฐบาลหลายแห่งในรัฐฟลอริดา และที่อื่นๆ นอกจากนี้เรายังให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของเอกสารและมีพนักงานที่ดำรงตำแหน่งมายาวนานซึ่งได้รับการทดสอบยาอย่างถี่ถ้วน และตรวจสอบภูมิหลังแล้ว หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการแปลงการสแกนของเรา และวิธีที่เราสามารถทำให้เอกสารของบริษัทของคุณแปลงเป็นดิจิทัลได้ในวันนี้ โปรดโทรหาเราที่นี่หรือไปที่หน้าบริการสแกนเอกสารของเรา คุณจะได้รับกอดที่ใหญ่ที่สุดสำหรับบริการสแกนเอกสารไฟเขียวที่ไหน? จากคนเงิน (บัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้) จากประชาชน (ฝ่ายทรัพยากรบุคคล) จากบุคลากรทางการแพทย์ […]

ใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษ สำหรับองค์กรที่ต้องการประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ 50 ถึง 5,000 ฉบับต่อวัน บล็อกนี้จะระบุแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 3 ประการสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้สำหรับบัญชีเจ้าหนี้แบบไม่ต้องใช้กระดาษ การปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณบรรลุสิ่งต่อไปนี้: ปรับปรุงการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง 50-90% ให้ทัศนวิสัยการจัดการเกี่ยวกับอายุใบแจ้งหนี้ กระแสเงินสด และประสิทธิภาพการทำงานของ AP กำหนดเวลาการเก็บรักษาอัตโนมัติเพื่อให้ใบแจ้งหนี้ถูกเก็บไว้ตราบเท่าที่จำเป็น (7 ปี) และไม่นาน เรียกคืนพื้นที่สำนักงาน เลิกจัดเก็บเอกสารนอกสถานที่ รับส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า หลีกเลี่ยงบทลงโทษการชำระล่าช้า หลีกเลี่ยงการสูญเสียใบแจ้งหนี้เดิมเนื่องจากน้ำท่วม ไฟไหม้ หรือแย่กว่านั้น บริการตนเองของผู้สอบบัญชี รับการสแกนใบแจ้งหนี้ AP และ/หรือใบเสนอราคาอัตโนมัติวันนี้ 1. การสแกนใบกำกับสินค้าของห้องจดหมาย การสแกนใบกำกับสินค้าทันทีที่ได้รับในห้องจดหมายจะช่วยประหยัดพนักงาน AP ของคุณจากการเก็บไว้ในตู้หรือส่งไปยังที่จัดเก็บนอกสถานที่ – วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถเรียกคืนประสิทธิภาพการทำงานหลายร้อยหรือหลายพันชั่วโมงทุกปี การสแกนใบแจ้งหนี้ของ Mailroom ยังให้ตัวเลือกแก่คุณในการใช้ซอฟต์แวร์สแกนเอกสารเพื่อจัดเรียงเอกสารตามประเภทโดยอัตโนมัติ (ใบแจ้งหนี้ เช็ค จดหมายโต้ตอบ) และใช้การรู้จำอักขระด้วยแสงเพื่อใส่ข้อมูลใบแจ้งหนี้ลงในซอฟต์แวร์บัญชีหรือ ERP ของคุณโดยอัตโนมัติ ป้อนด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังสามารถประหยัดเวลาในการผลิตได้หลายร้อยหรือหลายพันชั่วโมงทุกปี และลดข้อผิดพลาดได้อย่างมาก คุณสามารถให้พนักงาน AP สแกนใบแจ้งหนี้บนเครื่องสแกนเดสก์ท็อปได้ แต่การเปิดซองจดหมาย การเตรียมเอกสาร และการสแกนใบแจ้งหนี้เป็นธุรกิจที่น่าเบื่อและสกปรก […]

วิธีเลือกเครื่องสแกนเอกสาร ไม่ว่าคุณจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่หรือสตาร์ทอัพรุ่นใหม่ มีเครื่องมือหนึ่งที่ธุรกิจของคุณต้องการเพื่อปรับขนาด นั่นคือเครื่องสแกนเอกสาร ตู้เก็บเอกสารมีประโยชน์ตราบเท่าที่ธุรกิจของคุณมีการขยายปริมาณเอกสารที่คุณต้องการจัดเก็บ เวลาที่ใช้ในการจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษเหล่านี้อาจมีความยุ่งยากและลดประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน เครื่องสแกนเอกสารไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าเท่านั้น แต่ยังช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารของคุณปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่ายกว่าเมื่อจัดเก็บไว้ในองค์กร เครื่องสแกนเอกสารเป็นอุปกรณ์ดิจิทัลที่แปลงเอกสารที่เป็นกระดาษให้เป็นรูปแบบภาพดิจิทัลสำหรับการแก้ไขเพิ่มเติม การจดจำรูปภาพหรือข้อความ และที่เก็บข้อมูลดิจิทัล และอื่นๆ เครื่องสแกนเอกสารคุณภาพช่วยลดขยะกระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในธุรกิจของคุณ เมื่อคุณเริ่มคิดที่จะซื้อเครื่องสแกนเอกสารสำหรับธุรกิจของคุณ คุณจะต้องถามคำถามกับตัวเองก่อนตัดสินใจ บล็อกนี้จะให้คำแนะนำเพื่อให้คุณรู้สึกมั่นใจในการเลือกเครื่องสแกนเอกสารที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ ประเภทของสแกนเนอร์ เมื่อคุณเริ่มค้นคว้า ขั้นแรกคุณจะต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับเครื่องสแกนเอกสารประเภทต่างๆ ที่มีให้สำหรับธุรกิจ สแกนเนอร์ที่มีจำหน่ายทั่วไปในท้องตลาดส่วนใหญ่ที่ผลิตในปัจจุบันนี้มีคุณสมบัติพื้นฐานที่คล้ายกัน เช่น อินเทอร์เฟซ USB 2 หรือ USB 3 สแกน 8.5 x 11 หรือขนาดตามกฎหมายขาวดำ ระดับสีเทา หรือสี รองรับความละเอียดการสแกนตั้งแต่ 72 จุดต่อนิ้ว (DPI) ถึง 600+ dpi และรองรับการตั้งค่าความสว่างและความคมชัดที่ผู้ใช้เลือกได้ คุณสามารถโต้แย้งได้ว่าเครื่องสแกนส่วนใหญ่ใช้กระบวนการเดียวกัน โดยแต่ละเครื่องจะใช้เอกสารที่เป็นกระดาษและแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล อย่างไรก็ตาม เนื่องจากราคาของสแกนเนอร์เพิ่มคุณสมบัติต่างๆ ให้ใช้งานได้ พิจารณาความถี่ที่คุณจะสแกน สำหรับสแกนเนอร์แบบแท่นแบน แบบป้อนกระดาษ และแบบพกพาที่มีปริมาณน้อยเป็นตัวเลือกที่ดี เครื่องสแกนเหล่านี้มีตั้งแต่ 100 ถึง 500 เหรียญและกำหนดให้คุณต้องแทรกแต่ละหน้าทีละหน้า ด้วยปริมาณงานปกติที่ 1-10 หน้าต่อนาที คุณจะต้องการใช้เครื่องสแกนประเภทนี้ หากคุณต้องการสแกนเอกสารในปริมาณน้อย เครื่องสแกนประเภทนี้ต้องการการสแกนทั้งหมดภายในบริษัท ซึ่งอาจใช้เวลานานสำหรับผู้รับผิดชอบงาน […]

ระบบจัดการ เอกสาร ธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับบันทึกและข้อมูลที่สำคัญมากมายหรือไม่? เราเข้าใจดีว่าการจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวเป็นเรื่องยากเพียงใด หลายบริษัทในปัจจุบันติดอยู่ในโลกของกระดาษและเผชิญกับความท้าทายหลายประการในการจัดการเอกสารของพวกเขา นี่คือจุดที่การลงทุนในการจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจขนาดเล็กสามารถช่วยได้ ระบบการจัดการเอกสารคือซอฟต์แวร์ที่รวบรวม จัดเก็บ เรียกค้น และแจกจ่ายเอกสารทางดิจิทัล บทความนี้จะกล่าวถึงประโยชน์ของการลงทุนในโซลูชันการจัดการเอกสาร 10 ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสาร  ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสารมีมากกว่าความฝันของสำนักงานไร้กระดาษ มาดูกันดีกว่า ระบบจัดการ เอกสาร 1. เรียกเอกสารได้ง่ายขึ้น การค้นหาและเรียกเอกสารอาจใช้เวลานานมาก และเราทุกคนรู้ดีว่าเวลาคือเงิน คุณสามารถลดต้นทุนการจัดการเอกสารที่ไม่จำเป็นซึ่งจำกัดงบประมาณ ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน และจำกัดศักยภาพในการเติบโตของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือติดตั้งระบบจัดการเอกสาร ระบบการจัดการเอกสารเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและประหยัดเวลา พวกเขาสามารถดึงไฟล์ด้วยคำหรือวลีที่มีอยู่ในเอกสาร ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ง่าย และคุณเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลา ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต 2. ความร่วมมือที่ดีขึ้น ระบบจัดการ เอกสาร เนื่องจากบริษัทต่าง ๆ จ้างงานภายนอกและพัฒนาความร่วมมือ การทำงานร่วมกันจึงซับซ้อนมากขึ้น โซลูชันการสแกนเอกสาร สามารถปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอก ใช้สภาพแวดล้อมบนเว็บและเวิร์กโฟลว์เพื่อการสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้ ยังสามารถจัดประเภทเอกสารเป็นหมวดหมู่ เช่น “กำลังเขียน” กำลังตรวจทาน” หรือ “อนุมัติ” เพื่อทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น 3. ปรับปรุงความทันเวลา เวลาเป็นสิ่งสำคัญ และการจัดการเอกสารฉบับพิมพ์อาจใช้เวลานานมาก โซลูชันการจัดการเอกสารโดยบริษัทสแกนเอกสารที่มีชื่อเสียงอย่างSmooth Solutionsจะจัดเตรียมเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับคุณในการขับเคลื่อนกระบวนการจัดการอย่างรวดเร็วและผลักดันเอกสารผ่านวงจรชีวิตของพวกเขา จะช่วยให้แน่ใจว่ามีการสร้างและจัดเก็บบันทึกอย่างทันท่วงที ซึ่งในที่สุดจะนำไปสู่การตรวจสอบที่ดีขึ้นและการส่งตรงเวลา 4. ความปลอดภัยและการควบคุมที่มากขึ้น ข้อมูลอาจมีความเสี่ยงและการมีความปลอดภัยและการควบคุมข้อมูลเพียงพอเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ การบรรลุมาตรฐานความปลอดภัยสูงผ่านระบบการจัดการเอกสารแบบไฟล์อาจเป็นเรื่องยากอย่างยิ่ง หลายบริษัทจำเป็นต้องแสดงการดูแลข้อมูลตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ ระบบการจัดการเอกสารสามารถช่วยคุณได้ 5. การสำรองข้อมูลที่เชื่อถือได้มากขึ้น โซลูชันการจัดการเอกสารแบบดั้งเดิมสนับสนุนการบันทึกเอกสารฉบับพิมพ์หรือบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ที่ไม่มีการควบคุมในเครื่อง ซึ่งมักจะแปลเป็นการสำรองข้อมูลที่ไม่ดี โซลูชันของบริษัท สแกน เอกสารที่มีชื่อเสียงจะรวมศูนย์ข้อมูลของคุณและสนับสนุนให้คุณจัดการบันทึกเหล่านี้ในที่เดียว วิธีนี้จะช่วยปรับปรุงความสามารถในการสำรองข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างถูกต้อง 6. ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เอกสารบางอย่างมีข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวดและซับซ้อน การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้อาจนำไปสู่การเพิกถอนใบอนุญาต ค่าปรับจำนวนมาก […]

จัดระเบียบเอกสารสำคัญที่บ้าน  มีเอกสารสำคัญมากมาย เช่น ประวัติการศึกษา เวชระเบียน ประวัติสัตวแพทย์ และอื่นๆ ที่บ้านเราถูกน้ำท่วม การมีเอกสารเหล่านี้ไว้อย่างปลอดภัยในที่เดียวช่วยให้เราจัดระเบียบและทำให้เอกสารเหล่านี้เข้าถึงได้ และนำบ้านของเราเข้าใกล้การกระจัดกระจายไปอีกหนึ่งขั้น คุณอาจถามตัวเองด้วยซ้ำว่าคุณควรพิจารณาการแปลงเอกสารทางประวัติศาสตร์และเอกสารสำคัญอื่นๆ ผ่านบริษัทสแกนเอกสารหรือไม่ นี่เป็นทางออกที่ดีเพราะการค้นหาเอกสารในคอมพิวเตอร์ใช้เวลาไม่กี่วินาที อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ในที่ปลอดภัย อ่านคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการจัดระเบียบเอกสารและเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณที่บ้าน จัดระเบียบเอกสารสำคัญที่บ้าน รวบรวมเอกสารสำคัญทั้งหมด จัดระเบียบเอกสารสำคัญที่บ้าน งานแรกอาจเป็นงานที่น่าเบื่อและใช้เวลานานที่สุด คุณจะต้องตรวจดูบ้านของคุณและค้นหาเอกสารสำคัญทั้งหมดที่คุณต้องการเก็บไว้ให้ปลอดภัย ใช้เวลาสองสามชั่วโมงเพื่อรวบรวมและเก็บไว้ในที่เดียว นี่อาจเป็นรายการเอกสารที่ยาว แต่ทั้งหมดควรเป็นเอกสารสำคัญที่คุณต้องการเก็บไว้ให้สะดวกและปลอดภัย นี่คือตัวอย่างบางส่วนของพวกเขา: เอกสารบ้าน เวชระเบียน เอกสารการศึกษาและใบรับรองผลการเรียน บันทึกสัตวแพทย์ พินัยกรรม นโยบายประกันภัย บันทึกภาษี หนังสือเดินทาง ทะเบียนสมรส บิลและรายรับรายเดือน   ตั้งค่าระบบการจัดเก็บ สิ่งต่อไปที่ต้องทำคือนั่งลงกับเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดแล้วจัดเป็นหมวดหมู่ต่างๆ ซึ่งอาจรวมถึงบันทึกทางการเงิน เอกสารเกี่ยวกับบ้าน เวชระเบียน หมายเลขประกันสังคม ฯลฯ แบ่งออกเป็นกองตามลำดับความสำคัญ ลำดับตัวอักษร หรือวิธีใดก็ตามที่สะดวกสำหรับคุณ คุณควรจัดเรียงกระดาษแต่ละแผ่นแล้วจัดเรียงเป็นไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบการจัดเก็บที่เหมาะสมเช่นกัน โดยที่คุณกำหนดสีหลักให้กับไฟล์ ซึ่งจะช่วยจัดหมวดหมู่ได้ เคล็ดลับสำคัญอีกประการหนึ่งสำหรับการยื่นเอกสารของคุณคือ แบ่งออกเป็นหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยให้ได้มากที่สุด วิธีนี้จะช่วยทำให้กระบวนการยื่นและค้นหาเอกสารได้ราบรื่นขึ้น เร็วขึ้น และน่าหงุดหงิดน้อยลง นอกจากนี้ ให้สร้างดัชนีสำหรับแต่ละไฟล์เพื่อติดตามระบบของคุณ ขจัดเอกสารที่ไม่จำเป็น ก่อนที่คุณจะเริ่มยื่นเอกสาร คุณควรทำตามขั้นตอนนี้พร้อมๆ กัน วางเครื่องทำลายเอกสารไว้ข้างๆ คุณ และทำกองเอกสารที่ไม่จำเป็นหรือเอกสารที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป อาจเป็นเรื่องยากที่จะเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ อย่างไรก็ตาม ให้แบ่งออกเป็นกองเอกสารที่มีลำดับความสำคัญต่ำ ขจัดความยุ่งเหยิงทั้งหมดออกจากกองเอกสารที่มีลำดับความสำคัญต่ำนี้ ความยุ่งเหยิงดังกล่าวอาจรวมถึงใบแจ้งยอดจากธนาคารฉบับเก่า […]

ก่อนสแกนข้อมูลต้องทำอะไร Microfiche ถูกใช้มานานหลายทศวรรษในการจัดเก็บข้อมูลและข้อมูลจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม ด้วยการเพิ่มขึ้นของเทคโนโลยี การจัดเก็บข้อมูลรูปแบบดังกล่าวจึงล้าสมัย นี่คือเหตุผลที่ถ้าคุณมีข้อมูลไมโครฟิชอยู่รอบๆ คุณควร แปลงไมโครฟิชเป็น รูปแบบดิจิทัล แผ่นโปร่งใสสามารถ แปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลได้อย่างง่ายดายเพื่อจัดเก็บ แชร์ทันที และเก็บรักษาไว้ตลอดไป นอกจากนี้ยังมีประโยชน์อื่นๆ อีกมากมายที่ทำให้คุณควรพิจารณาบริการสแกนไมโครฟิช อย่างไรก็ตาม ก่อนใช้บริการนี้ คุณควรพิจารณาปัจจัย สองสามประการเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจว่าการสแกนไมโครฟิช เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับคุณหรือไม่ ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึงรายละเอียดเหล่านี้  การแปลง Microfiche เป็นดิจิตอลหมายความว่าอย่างไร Microfiche เป็นฟิล์มภาพถ่ายแผ่นบางที่เก็บข้อมูลจากเอกสารในรูปแบบย่อขนาด สิ่งเหล่านี้มีขนาดเล็กเกินกว่าจะอ่านด้วยตาเปล่า ดังนั้น คุณจึงขยายข้อความเพื่ออ่านผ่านอุปกรณ์เฉพาะ ทั้งหมดนี้ค่อนข้างน่าเบื่อเมื่อเทียบกับความสะดวกของเอกสารดิจิทัล ด้วยเหตุนี้ ผู้คนจำนวนมากขึ้นจึงกำลังพิจารณา ที่จะแปลงไมโครฟิชเป็นรูปแบบดิจิทัล โดยทั่วไปจะทำผ่าน บริษัทสแกนเอกสารเช่น Smooth Solutions ขั้นตอนการสแกนไมโครฟิชของเราค่อนข้างตรงไปตรงมา มันเกี่ยวข้องกับสิ่งต่อไปนี้: เรารวบรวม และจัดระเบียบเอกสารไมโครฟิชอย่างเพียงพอก่อนการสแกน เราใช้เครื่องสแกนคุณภาพสูง มีประสิทธิภาพ และเป็นมืออาชีพในการแปลงไมโครฟิชเป็นรูปแบบดิจิทัล จากนั้นเราจะตรวจสอบเอกสารดิจิทัล แต่ละฉบับด้วยตนเองเพื่อตรวจสอบคุณภาพ เอกสารที่สแกนจะถูกรวบรวม ในที่เก็บข้อมูลที่คุณเลือก ซึ่งอาจรวมถึงฮาร์ดไดรฟ์ ไดรฟ์ USB และซีดี ไมโครฟิชดั้งเดิมยังถูกรวบรวม บรรจุ และส่งกลับไปให้คุณด้วย สิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนใช้บริการสแกนไมโครฟิช เมื่อคุณรู้แล้วว่ากระบวนการบริการสแกนไมโครฟิชเป็นอย่างไร ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณต้องพิจารณาก่อนดำเนินการ: 1. ประเมินเงื่อนไขของไมโครฟิช […]

บริการแปลงเอกสาร เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตจากการเริ่มต้นธุรกิจเล็กๆ ไปสู่องค์กรที่มีฐานะมั่นคง คุณจะต้องจบลงด้วยเอกสารจำนวนมาก เอกสารนี้มักจะถูกเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารและห้องเก็บของ ซึ่งไม่เคยเห็นอีกเลย อย่างไรก็ตาม หากจำเป็นต้องดูเอกสารบางอย่าง การค้นหาสิ่งที่คุณต้องการอาจเป็นเรื่องยาก วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารที่จัดระเบียบและจัดเก็บไว้สำหรับธุรกิจของคุณคือการเลือกใช้บริการแปลงเอกสาร บริการเหล่านี้แปลงเอกสารของคุณเป็นไฟล์ PDF หรือรูปแบบอื่นใดที่คุณร้องขอ ทำให้ง่ายต่อการเข้าถึง จัดเก็บ และปกป้องเอกสารสำคัญของคุณ ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการของบริการแปลงและสแกนเอกสาร ประโยชน์ของ บริการแปลงเอกสาร มั่นใจในการปฏิบัติตาม อุตสาหกรรมส่วนใหญ่ต้องการเอกสารจำนวนมาก ตั้งแต่การจัดเก็บเวชระเบียนไปจนถึงงบการเงิน รายละเอียดใบสั่งงาน และบันทึกพนักงาน คุณจะต้องมีเอกสารจำนวนมากที่ต้องเก็บไว้เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรมของคุณ ไม่เพียงแต่จะเป็นฝันร้ายในการจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดนี้และรับรองว่าสามารถเข้าถึงได้เมื่อมีความจำเป็น แต่ยังเพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บจำนวนมากให้กับงบประมาณรายไตรมาสของคุณอีกด้วย ทำไมไม่แปลงเอกสารของคุณให้อยู่ในรูปแบบที่ง่ายต่อการจัดเก็บและหาง่ายยิ่งขึ้นไปอีก? เมื่อคุณแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล คุณจะมั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและมาตรฐานอุตสาหกรรมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องเพิ่มตู้เก็บเอกสารอื่นในสำนักงานของคุณ ลดของเสีย บริการแปลงเอกสาร เมื่อเอกสารสำคัญของคุณถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว คุณจะมีโอกาสตั้งค่าระบบเอกสารอัตโนมัติในองค์กรของคุณ ระบบเอกสารอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจมีวิธีการที่ดีในการปรับปรุง ROI ซึ่งมักจะไม่สามารถทำได้ด้วยเอกสารด้วยตนเองและการประมวลผลข้อมูล ช่วยให้คุณประหยัดเวลา เงิน แรงกาย และทรัพยากรราคาแพงได้อย่างมาก หากไม่มีการจัดการเอกสารฉบับพิมพ์ในบริษัทของคุณ พนักงานของคุณสามารถทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นซึ่งส่งผลต่อการเติบโตของธุรกิจของคุณ คุณยังสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากขึ้นด้วยการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล เนื่องจากคุณจะใช้กระดาษน้อยลง เส้นทางกระดาษที่ลดลงนี้ช่วยลดต้นทุนการพิมพ์ และพนักงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นจะรวมตัวกันเพื่อนำธุรกิจของคุณไปสู่เส้นทางสู่การเติบโตและความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง เรียกค้นข้อมูลอย่างรวดเร็ว การดึงเอกสารฉบับพิมพ์ทำให้พนักงานของคุณต้องผ่านลิ้นชักและโฟลเดอร์เอกสารด้วยตนเอง งานที่ไม่ควรใช้เวลานานกว่าสองสามวินาทีอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในขณะที่พนักงานของคุณย้ายจากตู้เก็บเอกสารหนึ่งไปยังอีกตู้หนึ่งโดยหวังว่าจะได้เอกสารที่จำเป็น กระบวนการดึงข้อมูลนี้ไม่เพียงแต่จะน่าเบื่อและใช้เวลานาน แต่ยังไม่ค่อยมีประสิทธิภาพอีกด้วย วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถดึงเอกสารสำคัญได้อย่างรวดเร็วคือการแปลงเป็นดิจิทัล เมื่อเอกสารของคุณอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์แล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือใช้แถบค้นหาเพื่อเรียกค้นข้อมูลภายในเสี้ยววินาที การจัดเก็บที่เป็นระเบียบ เมื่อคุณใช้บริการสแกนเอกสารจำนวนมากสำหรับธุรกิจของคุณ จะช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณไว้ในพื้นที่จัดเก็บที่มีการจัดการอย่างดี การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำได้ง่ายกว่าการเก็บไฟล์ไว้ในไฟล์เอกสาร เอกสารทางกายภาพยังกำหนดให้คุณต้องลงทุนในตู้เก็บเอกสารและลิ้นชักราคาแพงเพื่อเก็บโฟลเดอร์ที่แข็งแรงทั้งหมด แทนที่จะมีตู้เก็บเอกสารจริงซึ่งกินพื้นที่สำนักงานเกือบครึ่งหนึ่ง (หรือต้องใช้ห้องเก็บของแยกต่างหาก!) คุณสามารถบันทึกเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์แทนได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือจ้างบริการสแกนเอกสารที่เชื่อถือได้ เช่นSmooth Solutionsเพื่อแปลงเอกสารสำคัญให้เป็นดิจิทัลสำหรับธุรกิจของคุณ บริการแปลงเอกสาร เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถจัดเก็บเอกสารของคุณในโฟลเดอร์ที่มีการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมบนเครือข่ายของคุณ […]

จัดการเนื้อหาองค์กรในปี2023 ซอฟต์แวร์ ECM   เป็นเครื่องมือที่ธุรกิจสามารถใช้ในการจัดการเนื้อหาและเอกสารของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการจัดการเนื้อหาระดับองค์กร ธุรกิจต่างๆ สามารถทำให้ข้อมูลของพวกเขาสามารถเข้าถึงได้ทั่วทั้งกระดานเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน และความคล่องตัวทางธุรกิจ ในขณะที่รักษาความปลอดภัยและป้องกันการหยุดทำงาน องค์กรขนาดใหญ่ไปจนถึงธุรกิจขนาดเล็กต่างก็สงสัยว่าจะจัดเก็บ จัดระเบียบ และนำเสนอข้อมูลที่ดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุดได้อย่างไร จากข้อมูลของ IDCการสร้างและการจำลองข้อมูลทั่วโลกจะยังคงประสบกับการเติบโตแบบทบต้นต่อปีและสูงถึง 181 เซตตาไบต์ในปี 2025! ธุรกิจต่างๆ ใช้บริการแปลงเอกสารอย่างจริงจังเพื่อบันทึกข้อมูล ของตนบนคลาวด์ นอกจากนี้ยังเป็นสาเหตุที่ว่าทำไมเครื่องมือ ECM จึงเป็นองค์ประกอบสำคัญในการสนับสนุนธุรกิจในการปกป้อง ปรับปรุง และจัดระเบียบข้อมูลของตน ได้นำผู้ให้บริการ ECM มาสร้างสรรค์เทคโนโลยีเพื่อส่งเสริมองค์กรผ่านซอฟต์แวร์ของตน ดังนั้น หากคุณกำลังคิดที่จะอัปเดตเครื่องมือ ECM ของคุณหรือใช้เพื่อปรับเปลี่ยนภูมิทัศน์ของข้อมูล คุณต้องติดตามแนวโน้ม จัดการเนื้อหาองค์กรในปี2023 การจัดการเนื้อหาขององค์กรต่อไปนี้ : ปรับปรุงความสามารถในการใช้งานซอฟต์แวร์เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีส่วนร่วม  ขั้นตอนแรกในการสร้างความมั่นใจว่าพนักงานของคุณสามารถปรับเปลี่ยนซอฟต์แวร์ และใช้เครื่องมือได้อย่างราบรื่นคือต้องแน่ใจว่าใช้งานได้ง่าย ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ผู้ให้บริการ ECM ได้ทำงานอย่างมากในการปรับปรุงการใช้งานซอฟต์แวร์ของตน ธุรกิจต่างๆ มองหาบริการ ECM ที่สามารถช่วยให้พวกเขาตระหนักถึงต้นทุนและการประหยัดผลิตภาพ ไม่ว่าธุรกิจจะต้องการบริการแปลงเอกสาร บริการสแกน หรือซอฟต์แวร์ ECM ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ พวกเขาต้องการการลงทุน เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปใช้และใช้งานได้ในระยะยาว วันนี้ คุณควรมองหาโซลูชัน […]

ความต่างของ การแปลงเป็นดิจิทัล กับ การถ่ายภาพ (การสแกน) องค์กรต่างๆ กำลังเร่งปฏิรูปดิจิทัลและเปิดรับโครงการดิจิทัลอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม การค้นหาวิธีการ กลยุทธ์ และเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับโซลูชันดิจิทัลต้องใช้เวลาและความพยายาม คุณต้องกลั่นกรองคำศัพท์ที่มีค่าของสารานุกรมและเรียนรู้ความแตกต่างระหว่างวิธีการดิจิทัลต่างๆ เช่น การถ่ายภาพและการแปลงเป็นดิจิทัล การใช้งานดิจิทัลอาจดูเหมือนง่าย แต่ก่อนที่คุณจะจ้างบริการสร้างภาพเอกสาร คุณต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างทางเลือกต่างๆ จะช่วยให้คุณเลือกระหว่างโซลูชันการสร้างภาพเอกสารและตัวเลือกการแปลงเป็นดิจิทัล เพื่อตอบสนองความต้องการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณทราบหรือไม่ว่าการสแกนและการสร้างภาพมีอะไรบ้าง และทางเลือกเหล่านี้สามารถช่วยธุรกิจของคุณได้อย่างไร บล็อกนี้จะเน้นถึงความแตกต่างระหว่างทั้งสองเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีที่สุด การสร้างภาพเอกสาร VS การแปลงเป็นดิจิทัล การสร้างภาพเอกสารและการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลไม่เหมือนกัน แม้ว่าทั้งคู่จะเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนเอกสาร ที่เป็นกระดาษให้เป็นเอกสารดิจิทัล พวกเขาอ้างถึงขั้นตอนที่แตกต่างกัน โซลูชันการสร้างภาพเอกสาร:เมื่อสแกนเอกสารแล้ว จะได้รับรูปภาพของเอกสารและเปลี่ยนเป็นไฟล์ดิจิทัล กระบวนการนี้เรียกอีกอย่างว่า “การสร้างภาพเอกสาร” มนุษย์สามารถอ่านข้อความได้ แต่คอมพิวเตอร์อ่านไม่ได้ ดังนั้นเครื่องและซอฟต์แวร์จึงไม่สามารถตีความข้อมูลเมตาได้ การแปลง เอกสารเป็นดิจิทัล: การแปลงเป็นดิจิทัลนำการสแกนไปสู่อีกระดับ มันเกี่ยวข้องกับการแปลงภาพที่สแกนเป็นข้อมูลที่แก้ไขได้ เมื่อแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ข้อมูลของเอกสารจะเข้าถึงได้ง่ายขึ้นและอาจเปลี่ยนแปลงได้หลายวิธี เช่น จัดทำดัชนีเพื่อให้เรียกค้นได้ง่ายขึ้น การถ่ายภาพหรือการแปลงเป็นดิจิทัล: อันไหนที่เหมาะกับคุณ? แม้ว่าทั้งสองวิธีจะสร้างเอกสารดิจิทัล แต่การแปลงเป็นดิจิทัลเท่านั้นที่สามารถ ให้สำเนาที่แก้ไขได้ มาวิเคราะห์ความหมายของทั้งสองขั้นตอนสำหรับบริษัทของคุณกัน สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการถ่ายภาพ การถ่ายภาพอาจเป็นทางออกที่ดี หากคุณกำลังมองหาวิธีที่รวดเร็วในการลดเวลารอของคุณ เมื่อสแกนและแปลงเอกสารแล้ว จะดึงเอกสารได้ง่ายขึ้นเพราะไม่ต้องจัดเก็บสำเนาเอกสารอีกต่อไป พนักงานของคุณจะใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาและดึงข้อมูล การลดการใช้กระดาษและการเปลี่ยนไปใช้ดิจิทัล ยังนำไปสู่การประหยัดอีกด้วย คุณสามารถประหยัดเงินในการจัดเก็บไฟล์โดยการสแกนเอกสาร ของคุณล่วงหน้า นอกเหนือจากการอำนวยความสะดวก ในการดำเนินการที่รวดเร็วและถูกกว่าแล้ว โซลูชันการสร้างภาพเอกสารยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยของวัสดุอีกด้วย […]

บริการสแกนเอกสารที่ดีที่สุด การระบุบริการสแกนเอกสารแบบมืออาชีพที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณอาจเป็นส่วนสำคัญที่สุดของการแปลงเป็นดิจิทัล แม้จะมีการรับรู้ทั่วไป แต่ก็มีบริการที่หลากหลายจากผู้เชี่ยวชาญด้านการสแกนเอกสาร แม้ว่าธุรกิจของคุณจะมีรูปถ่ายไฟล์ธรรมดาๆ ก็เพียงพอแล้ว ผู้ให้บริการสแกนก็มักจะจัดหาฟีเจอร์อื่นๆ ที่จะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นมาก ดังนั้น การเรียนรู้เกี่ยวกับบริการสแกนต่างๆ ที่มีให้สำหรับธุรกิจจึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะเลือกบริการที่เหมาะสม บริการสแกนสำหรับธุรกิจ สงสัยว่าจะเลือกใช้บริการสแกนแบบใด? นี่คือตัวเลือกอันดับต้น ๆ ที่ควรพิจารณา 1. บริการสแกน จำนวนมาก การสแกนเอกสารจำนวนมากสามารถประหยัดเวลาและทรัพยากร แทนที่จะป้อนหน้าเดียวในเครื่องสแกนและจัดการแต่ละไฟล์แยกกัน เครื่องสแกนคุณภาพสูงสามารถประมวลผลเอกสารปริมาณมหาศาลได้พร้อมกัน เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการไร้กระดาษในองค์กรใดๆ การสแกนจำนวนมากเป็นบริการที่เหมาะสำหรับคุณหากคุณมีบันทึกทางกายภาพมาหลายปี ผู้เชี่ยวชาญด้านการสแกนที่นำเสนอการสแกนเอกสารจำนวนมากสามารถจัดการงานได้ภายในเวลาไม่กี่วัน เมื่อใช้บริการนี้ คุณสามารถเปลี่ยนไฟล์กระดาษบนภูเขาของคุณให้เป็นไฟล์เก็บถาวรดิจิทัลแบบรวมศูนย์ได้อย่างรวดเร็วและในราคาประหยัด 2. บริการสแกนเอกสาร HR แผนกทรัพยากรบุคคลมักมีกองไฟล์ที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับพนักงานและผู้สมัครปัจจุบันและอดีต เมื่อแปลงเป็นดิจิทัล สิ่งสำคัญคือต้องหาบริการสแกนเอกสารของ HR ที่ใช้ OCR เพื่อแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษของคุณเป็นไฟล์ PDF ที่ค้นหาได้ และเพิ่มบุ๊กมาร์กเพื่อให้คุณสามารถนำทางไปมาระหว่างส่วนต่างๆ ของแต่ละไฟล์ได้อย่างง่ายดาย ชื่อพนักงาน หมายเลขบัญชี วันที่ และข้อมูลสำคัญอื่นๆ สามารถใช้เพื่อสร้างดัชนีไฟล์ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลเฉพาะที่คุณต้องการได้ภายในไม่กี่วินาที เอกสาร HR บางอย่างที่คุณอาจต้องการสแกน ได้แก่ เอกสารระบุตัวตน ข้อตกลงการจ้างงาน เอกสารบำเหน็จบำนาญและเกษียณอายุ ประกัน ประวัติทางการแพทย์ ประวัติย่อ ฯลฯ โปรดจำไว้ว่าเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดเป็นความลับ ดังนั้นโปรดเลือกบริษัทสแกนที่น่าเชื่อถือ 3. บริการสแกนรูปแบบขนาดใหญ่ หากคุณมีแผนที่ […]

เอกสารเป็นข้อมูลที่สำคัญมากสำหรับแต่ละหน่วยงาน ดังนั้นจึงควรโฟกัสไปที่การจัดเก็บให้เป็นระบบมากที่สุดซึ่ง วิธีจัดเก็บเอกสาร จะมี 2 วิธีนั่นคือ 1.การจัดเก็บเอกสารตัวจริง หรือเอกสารต้นฉบับ 2.การจัดเก็บจากเอกสารต้นฉบับแล้วสแกนเอกสารให้เป็นไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสาร ตระหนักถึงความจำเป็นของระบบการจัดการเอกสาร การจัดการข้อมูลและข้อมูลเป็นงานที่ท้าทาย ดังนั้น เอกสารที่เป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญขององค์กรจึงไม่สามารถทิ้งไว้ได้ด้วยตัวเอง และจำเป็นต้องได้รับการดูแลและจัดการอย่างสม่ำเสมอ องค์กรต้องมีความเฉพาะเจาะจงมากในการจัดการ บำรุงรักษา หรือจัดการเอกสาร การเลือกระบบการจัดการเอกสาร ที่มีประสิทธิภาพ เริ่มต้นด้วยการประเมินความต้องการองค์กรของคุณอย่างถูกต้อง ด้านล่างนี้คือคุณสมบัติที่ควรมองหาในระบบ การจัดการเอกสารในอุดมคติ การสแกนเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัล ความปลอดภัยของเอกสารและระบบตรวจสอบเส้นทาง ความสามารถในการค้นหาเอกสาร การควบคุมเวอร์ชัน เวิร์กโฟลว์เอกสารและความสามารถในการเซ็นชื่อแบบดิจิทัล สำรองและกู้คืนเอกสาร การแชร์เอกสาร การทำงานร่วมกัน และการบูรณาการ ลดความขั้นตอนให้เอกสารในสำนักงานของคุณ มีธุรกิจมากมายที่ยังคงใช้เอกสารกระดาษสำหรับการสมัคร ใบแจ้งหนี้ และเพื่อเก็บข้อมูลประเภทต่างๆ การจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพต้องการระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพในสำนักงานของคุณ ต้องมีการนำกระดาษออกจากกระบวนการและการแปลงทางดิจิทัลโดยเจตนา ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault มีซอฟต์แวร์สแกนเอกสาร ในตัว ที่แปลงไฟล์ของคุณจากรูปแบบสำเนาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานได้ ช่วยให้คุณบันทึกข้อมูลที่มีค่า และบันทึกเอกสารในที่เก็บส่วนกลางเพื่อให้เรียกค้นได้ง่ายในภายหลัง ด้วยการเข้าถึงเอกสารที่รวดเร็วและง่ายขึ้น พนักงานของคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น จัดระเบียบโครงสร้างให้ตู้จัดเก็บและการจัดเก็บโฟลเดอร์ดิจิทัล ตู้เก็บเอกสารได้กลายเป็นคำที่มีความหมายเหมือนกันกับที่ทำงาน แต่การที่สอดคล้องกับโครงสร้างตู้และโฟลเดอร์ที่มีอยู่จริงได้กลายเป็นความท้าทายสำหรับหลายองค์กร ในระบบการจัดเก็บทางกายภาพ ตู้ใช้พื้นที่มากและเพิ่มค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน โฟลเดอร์ที่มีอยู่จริงที่ไม่ได้ติดป้ายกำกับอย่างถูกต้องอาจถูกวางผิดที่และป้องกันได้ยากจากการรั่วไหลของข้อมูลหรือความเสียหายอันเนื่องมาจากภัยธรรมชาติ ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault นำเสนอโครงสร้างตู้และโฟลเดอร์ดิจิทัลแบบลอจิคัลเพื่อจัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่าง เป็นระบบ คล้ายกับระบบการจัดเก็บทางกายภาพของคุณ แผนผังลำดับชั้นประกอบด้วย Cabinets ที่มีโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ การสร้าง Cabinet โดยใช้ตัวช่วยสร้าง Cabinet ช่วยให้คุณกำหนดการตั้งค่าที่เหมาะสมอย่างเป็นระบบ เช่น การตรวจสอบ โปรไฟล์ที่พร้อมใช้งาน […]

การแปลงไมโครฟิล์ม ให้เป็นดิจิทัล ครั้งสุดท้ายที่คุณใช้เครื่องอ่านไมโครฟิล์มคือเมื่อใด เว้นแต่คุณจะเป็นบรรณารักษ์ ผู้เก็บเอกสารสำคัญ หรือนักวิจัยประวัติศาสตร์…มันอาจจะนานมาแล้วถ้าเคย แม้ว่าไมโครฟิล์มและไมโครฟิชจะเป็นวิธีที่ดีในการจัดเก็บข้อมูล แต่ตอนนี้มันค่อนข้างล้าสมัย ท้ายที่สุด คุณกำลังอ่านโพสต์ในบล็อกนี้ หลังจากค้นหาทางอินเทอร์เน็ตอย่างรวดเร็ว ตอนนี้ลองนึกภาพว่าคุณสามารถทำได้ด้วยข้อมูลในไมโครฟิช นั่นเป็นเพียงข้อดีอย่างหนึ่งในการทำให้ไมโครฟิล์มและไมโครฟิชเป็นดิจิทัล สนใจเรียนรู้เพิ่มเติม? มาพูดถึงประโยชน์ทั้งหมดของการแปลงไมโครฟิล์มและไมโครฟิชให้เป็นดิจิทัล กันเถอะ : 1. รักษาข้อมูลให้ถูกต้อง ปัญหาอย่างหนึ่งของไมโครฟิล์มคือ ไมโครฟิล์มจะค่อยๆ จางและสลายตัวเมื่อเวลาผ่านไป (และถึงแม้มันถูกเก็บไว้ในสภาพที่สมบูรณ์ที่สุด แต่ก็อยู่ได้ 500 ปี คุณสามารถรักษาสภาพให้สมบูรณ์เป็นเวลา 500 ปีได้หรือไม่) นี่เป็นข้อกังวลหลักหากคุณพึ่งพาข้อมูลนั้น แต่เมื่อคุณแปลงไมโครฟิชเป็นดิจิทัล ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกอย่างแม่นยำ ก่อนที่มันจะจางหายไป จากนั้นเมื่อไฟล์ของคุณเป็นแบบดิจิทัล ไฟล์เหล่านั้นก็จะสว่างขึ้น เพิ่มความคมชัด และแก้ไขได้ ซึ่งหมายความว่าแม้ว่า fiche ของคุณจะไม่อยู่ในสภาพที่สมบูรณ์ ข้อมูลจะไม่สูญหาย เมื่อภาพยนตร์และภาพยนตร์ของคุณได้รับการแปลง และแก้ไขแล้ว ไฟล์เหล่านั้นจะคงอยู่ตลอดไปในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล 2. ปรับปรุงการควบคุมเอกสาร แม้ว่าจะเป็นความจริงที่ต้องมีใครบางคนมุ่งมั่นที่จะดึงไมโครฟิล์มออกมา บูตเครื่อง และค้นหาแผงที่ถูกต้อง…มีอะไรที่จะหยุดพวกเขาไหม เมื่อคุณแปลงไมโครฟิล์ม และไมโครฟิชเป็นดิจิทัลแล้ว ข้อมูลสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านและแม้กระทั่งแก้ไขหากเป็นความลับ และขึ้นอยู่กับประเภทของระบบจัดการเนื้อหาที่คุณมี คุณยังสามารถจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์หรือประเภทข้อมูลเฉพาะได้อีกด้วย ด้วยไฟล์ดิจิทัล คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกมองเห็นโดยบุคคลที่จำเป็นต้องดูเท่านั้น 3. ความสามารถในการค้นหา หลังจากแปลงไมโครฟิชและไมโครฟิล์มแล้ว ไฟล์จะได้รับการจัดทำดัชนี ซึ่งหมายความว่าขณะนี้ข้อมูลทั้งหมดสามารถค้นหาได้ด้วยคำสำคัญ ดังนั้น […]

ธุรกิจสแกนเอกสาร หรือ สำนักงานไร้กระดาษเป็นสำนักงานดิจิทัลเต็มรูปแบบ ซึ่งเป็นไปได้มากมาหลายปีแล้ว แต่มีเพียงไม่กี่องค์กรเท่านั้นที่สามารถบรรลุสำนักงานแบบไร้กระดาษทั้งหมดหรือส่วนใหญ่ได้ และใช่ มีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้มากมาย และการเปลี่ยนแปลงก็ยาก แต่ในทศวรรษใหม่ หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้สำหรับองค์กรของคุณคือการตัดกระดาษและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับแปดประการในการนำบริษัทของคุณไปสู่ทิศทางที่ไร้กระดาษ 1. จัดตั้ง (หรือบังคับใช้) ข้อตกลงการตั้งชื่อไฟล์ ก่อนที่คุณจะดำเนินการใดๆ กับซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ หรือกระบวนการ คุณต้องตัดสินใจว่าไฟล์และการตั้งชื่อของคุณจะเป็นอย่างไร คุณจะจัดตามแผนกหรือไม่? ชื่อลูกค้า? ประเภทของเอกสาร? ปี? ไม่มีมาตรฐานในอุตสาหกรรมหรือประเภทธุรกิจ แต่โดยทั่วไปชื่อควรสื่อความหมายได้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในขณะที่สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การตั้งชื่อไฟล์ที่มีคำ 20 คำโดยคั่นด้วยเครื่องหมายขีดกลางจะทำให้ยากต่อการจัดเรียงในภายหลัง ตรวจสอบว่าใครก็ตามที่จะเพิ่มเอกสารลงในระบบจัดการเนื้อหาหรือไดรฟ์ที่แชร์ได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับหลักการตั้งชื่อและปลายทางของไฟล์เหล่านี้ ต่อไปนี้คือแหล่งข้อมูลบางส่วนสำหรับการพัฒนารูปแบบการตั้งชื่อของคุณ:   2. หยุดการบริโภคกระดาษด้วย E-forms ตามที่ใครก็ตามที่รับผิดชอบในการปฐมนิเทศพนักงาน ผู้ป่วย หรือสมาชิกสามารถบอกคุณได้ มีเอกสารมากมายที่เกี่ยวข้องกับการรับคนใหม่ แต่แทนที่จะพิมพ์เอกสารต้อนรับหรือเอกสารหลายร้อยฉบับ จะเป็นอย่างไรถ้าคุณสามารถส่งลิงก์ไปยังเว็บไซต์ส่วนตัวให้พนักงานใหม่เพื่อกรอกแบบฟอร์มก่อนวันแรกที่พวกเขาอยู่ในสำนักงานได้ แล้วการยื่นแท็บเล็ตให้ผู้ป่วยเพื่อกรอกใบเปลี่ยนประกันล่ะ? แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณทำอย่างนั้นได้ คุณสามารถใช้แบบฟอร์มกระดาษใดก็ได้เท่าที่จะจินตนาการได้และแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนที่ดีที่สุด? คุณสามารถตั้งค่ากลุ่มตัวเลือกที่เลือกไว้ล่วงหน้าหรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ต้องกรอกข้อมูลในช่องก่อนที่จะส่ง สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะลดทอนลงบนกระดาษเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อผิดพลาดและเวลาอันมีค่าในการพยายามคิดให้ออกว่าลายมือของใครบางคนพูดอะไร ตัวอย่างเช่น: หนึ่งในลูกค้าของเราใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการลงทะเบียนแบบเปิดด้านการดูแลสุขภาพ ความสามารถในการควบคุมคำตอบและสร้างความมั่นใจว่าผู้คนต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่จำเป็นทั้งหมด ทำให้ชั่วโมงการทำงานของบุคลากรที่จำเป็นในการตรวจสอบและป้อนข้อมูลหมดไปเกือบหมด 3. เริ่มใช้ลายเซ็นดิจิทัล จับมือกับแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องพิมพ์สัญญาหรือเอกสารกี่ฉบับเพื่อให้ลูกค้าหรือผู้ป่วยสามารถลงนามได้ ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้พนักงาน ลูกค้า และผู้ป่วยสามารถลงนามในแบบฟอร์มได้โดยไม่ต้องใช้เอกสาร คุณจะไม่ต้องกังวลกับการพิมพ์เอกสารหรือมีสำเนาหลายชุดอีกต่อไป ลายเซ็นดิจิทัลยังง่ายต่อการติดตามด้วยเหตุผลด้านการปฏิบัติตามหรือการตรวจสอบ 4. ซื้อเครื่องสแกนเดสก์ท็อปเพื่อแปลงกระดาษขาเข้าเป็นดิจิทัล   วิธีที่ยอดเยี่ยมและง่ายอีกวิธีหนึ่งในการกำจัดกระดาษที่เข้ามาคือการสแกนเอกสารเมื่อได้รับ ซึ่งสามารถทำได้บนเครื่องสแกนเครือข่ายส่วนกลางหรือเครื่องสแกนเดสก์ท็อปส่วนบุคคล แทนที่จะกรอกลิ้นชักโต๊ะและตู้เก็บเอกสารด้วยกระดาษ ใบแจ้งหนี้ ใบสมัคร คำร้อง และเอกสารกระดาษอื่นๆ […]

ระบบการจัดการเอกสารคุณภาพ เอกสารถือเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจใดๆ การเติบโตขององค์กรขึ้นอยู่กับกลยุทธ์การจัดการเอกสารของธุรกิจ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับระบบการจัดการเอกสารกำลังมีความสำคัญ เนื่องจากช่วยให้บริษัทลดต้นทุน ปรับปรุงบริการ เพิ่มผลิตภาพ และปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสาร: 6 เคล็ดลับยอดนิยม ตระหนักถึงความจำเป็นของระบบการจัดการเอกสาร การจัดการข้อมูลและข้อมูลเป็นงานที่ท้าทาย ดังนั้น เอกสารที่เป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญขององค์กรจึงไม่สามารถทิ้งไว้ได้ด้วยตัวเอง และจำเป็นต้องได้รับการดูแลและจัดการอย่างสม่ำเสมอ องค์กรต้องมีความเฉพาะเจาะจงมากในการจัดการ บำรุงรักษา หรือจัดการเอกสาร การเลือกระบบการจัดการเอกสาร ที่มีประสิทธิภาพ เริ่มต้นด้วยการประเมินความต้องการองค์กรของคุณอย่างถูกต้อง ด้านล่างนี้คือคุณสมบัติที่ควรมองหาในระบบ การจัดการเอกสารในอุดมคติ การสแกนเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัล ความปลอดภัยของเอกสารและระบบตรวจสอบเส้นทาง ความสามารถในการค้นหาเอกสาร การควบคุมเวอร์ชัน เวิร์กโฟลว์เอกสารและความสามารถในการเซ็นชื่อแบบดิจิทัล สำรองและกู้คืนเอกสาร การแชร์เอกสาร การทำงานร่วมกัน และการบูรณาการ ลดความยุ่งเหยิงของกระดาษในสำนักงานของคุณ มีธุรกิจมากมายที่ยังคงใช้เอกสารกระดาษสำหรับการสมัคร ใบแจ้งหนี้ และเพื่อเก็บข้อมูลประเภทต่างๆ การจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพต้องการระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพในสำนักงานของคุณ ต้องมีการนำกระดาษออกจากกระบวนการและการแปลงทางดิจิทัลโดยเจตนา ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault มีซอฟต์แวร์สแกนเอกสาร ในตัว ที่แปลงไฟล์ของคุณจากรูปแบบสำเนาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานได้ ช่วยให้คุณบันทึกข้อมูลที่มีค่า และบันทึกเอกสารในที่เก็บส่วนกลางเพื่อให้เรียกค้นได้ง่ายในภายหลัง ด้วยการเข้าถึงเอกสารที่รวดเร็วและง่ายขึ้น พนักงานของคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น จัดระเบียบโครงสร้างตู้และโฟลเดอร์ดิจิทัล ตู้เก็บเอกสารได้กลายเป็นคำที่มีความหมายเหมือนกันกับที่ทำงาน แต่การที่สอดคล้องกับโครงสร้างตู้และโฟลเดอร์ที่มีอยู่จริงได้กลายเป็นความท้าทายสำหรับหลายองค์กร ในระบบการจัดเก็บทางกายภาพ ตู้ใช้พื้นที่มากและเพิ่มค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน โฟลเดอร์ที่มีอยู่จริงที่ไม่ได้ติดป้ายกำกับอย่างถูกต้องอาจถูกวางผิดที่และป้องกันได้ยากจากการรั่วไหลของข้อมูลหรือความเสียหายอันเนื่องมาจากภัยธรรมชาติ ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault นำเสนอโครงสร้างตู้และโฟลเดอร์ดิจิทัลแบบลอจิคัลเพื่อจัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่าง เป็นระบบ คล้ายกับระบบการจัดเก็บทางกายภาพของคุณ แผนผังลำดับชั้นประกอบด้วย Cabinets ที่มีโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ การสร้าง Cabinet โดยใช้ตัวช่วยสร้าง Cabinet ช่วยให้คุณกำหนดการตั้งค่าที่เหมาะสมอย่างเป็นระบบ เช่น การตรวจสอบ โปรไฟล์ที่พร้อมใช้งาน […]