บทความ

เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ ด้วยการทำให้งานประจำวันเป็นอัตโนมัติ ลดขั้นตอนที่ซ้ำซากและข้อผิดพลาดของมนุษย์ ระบุปัญหาคอขวด และเพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสารระหว่างแต่ละแผนก (การตลาด ทรัพยากรบุคคล การเงิน ไอที ฯลฯ) ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์กำลังปรับปรุงวิธีที่เราทำธุรกิจ พวกเขาให้กรอบการทำงานที่สอดคล้องกันผู้จัดการและพนักงานทุกคนสามารถใช้เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ยังเปลี่ยนแปลงสถานที่ที่เราทำธุรกิจ เนื่องจาก โมเดลการทำงาน ระยะไกลหรือแบบไฮบริดยังคงกลายเป็นเรื่องปกติ (ในสหรัฐอเมริกาเพียงประเทศเดียว ผู้คน 4.3 ล้านคนทำงานอย่างน้อยครึ่งชั่วโมงจากระยะไกล ) ตอนนี้ สิ่งสำคัญยิ่งกว่าที่เคยคือการเข้าใจการจัดการเวิร์กโฟลว์และความสามารถของมัน เพื่อหาทางออกที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ แต่ก่อนอื่น คุณควรทราบเกี่ยวกับคุณลักษณะสำคัญที่เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ของคุณควรมี ภาพรวมของเครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์ แม้ว่าเครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดจะแตกต่างกัน แต่ก็ควรรวมฟีเจอร์เหล่านี้บางส่วน (หากไม่ใช่ทั้งหมด) เพื่อช่วยให้คุณจัดการกระบวนการทางธุรกิจได้ง่ายขึ้น การผสานรวมที่แข็งแกร่ง หากระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ของคุณไม่สามารถผสานรวมกับแอปพลิเคชันบนคลาวด์อื่นๆ ได้ ก็จะไร้ประสิทธิภาพมากกว่าที่จะไม่มีเลย ความสามารถในการรวมเข้ากับระบบอื่น ๆ ได้ตั้งแต่โปรแกรมการจัดการโครงการและข้อมูลไปจนถึงระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) และแพลตฟอร์มการแชร์ไฟล์ จะช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการของคุณจะทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น แพลตฟอร์มรหัสต่ำหรือไม่มีรหัส หนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในการใช้เวิร์กโฟลว์หรือกระบวนการทางธุรกิจประเภทใดก็ตามในบริษัทของคุณคือการทำให้ทุกคนไม่ว่าจะมีทักษะทางเทคนิคหรือประสบการณ์ใด อยู่ในหน้าเดียวกันกับเทคโนโลยีที่เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ของคุณใช้ โชคดีที่ระบบที่ใช้โค้ดน้อยและไม่มีโค้ดสามารถช่วยได้ด้วยการทำให้ทุกคนเข้าใจและใช้ซอฟต์แวร์ได้ง่าย เวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติ หากไม่มีระบบการอนุมัติที่เหมาะสม คุณคงประสบปัญหาคอขวดในกระบวนการทางธุรกิจอย่างไม่ต้องสงสัย ไม่ว่าจะเป็นคำขอลาหยุดที่หายไปหรือการตรวจสอบการชำระเงินคืนล่าช้า อย่างไรก็ตาม ด้วยกระบวนการอนุมัติอัตโนมัติ ไม่เพียงแต่คุณจะประหยัดเวลาและความยุ่งยาก แต่ยังเพิ่มผลผลิตอย่างต่อเนื่อง ประหยัดเงิน และรับประกันการปฏิบัติตามมาตรฐานการประมวลผล การแจ้งเตือน แม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจสร้างความรำคาญ — และทำให้เรารู้สึกว่าเรา “เปิดอยู่” อยู่เสมอ — […]

เคล็ดลับการจัดการไฟล์ การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณให้เป็นระเบียบอาจเป็นงานที่ค่อนข้างน่าเบื่อในโลกที่ “มีสาย” ในปัจจุบัน นอกจากการจัดเก็บเอกสารในเครื่องเดสก์ท็อป แล็ปท็อป หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่แล้ว ธุรกิจต่างๆ ก็กำลังใช้ระบบคลาวด์สำหรับแอปพลิเคชันทางธุรกิจขั้นพื้นฐานและการจัดเก็บไฟล์ ปัญหาการจัดเก็บที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นคือความจำเป็นสำหรับธุรกิจจำนวนมากในการแบ่งปันเอกสารระหว่างพนักงาน ภายในสำนักงาน โดยทั่วไปสามารถทำได้โดยใช้เซิร์ฟเวอร์ไฟล์หรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่เชื่อมต่อเครือข่าย (NAS) หากจำเป็นต้องมีการเข้าถึงแบบใช้มือถือร่วมกัน เอกสารสามารถจัดเก็บในคลาวด์และแชร์โดยกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง ผลลัพธ์ทั้งหมดนี้อาจเป็นฝันร้ายของการจัดการไฟล์ด้วยเอกสารของบุคคลบางส่วนที่จัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์และบางส่วนในเครื่อง และแม้แต่เอกสารแต่ละฉบับที่จัดเก็บไว้ในที่เดียวเท่านั้น องค์กรคือกุญแจสำคัญในการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะจัดเก็บเอกสารไว้ที่ใด สิ่งสำคัญคือต้องจัดระเบียบเอกสารให้ทันสมัยอยู่เสมอ เป้าหมายของการจัดการไฟล์ทางอิเล็กทรอนิกส์คือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ แม้ว่าคุณจะค้นหามันมาหลายปีหลังจากการสร้าง นักธุรกิจส่วนใหญ่เคยอยู่ในตำแหน่งที่น่าอับอายในการ โทรหา ลูกค้าและไม่สามารถค้นหาใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องหรือเอกสารสำคัญอื่นๆ ของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว สิ่งที่น่ารำคาญพอๆ กันก็คือการดิ้นรนในช่วงสิ้นปีโดยพยายามค้นหาเอกสารเกี่ยวกับบัญชีของบริษัทสำหรับนักบัญชีหรือที่แย่กว่านั้นคือผู้เสียภาษี การจัดระเบียบเอกสารดิจิทัลอย่างเหมาะสมมีความสำคัญอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมที่ใช้ร่วมกัน – หากพนักงานคนใดคนหนึ่งของคุณไม่อยู่ (ชั่วคราวหรือถาวร!) คุณควรจะสามารถค้นหาเอกสารใดๆ ที่สร้างหรือจัดการโดยบุคคลนั้นได้อย่างง่ายดาย การสูญเสียข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นกับพนักงานที่ไม่พอใจและลาออกเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ต้องปกป้องข้อมูลธุรกิจของคุณ เคล็ดลับการจัดการไฟล์เหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้: 1. ใช้โฟลเดอร์การติดตั้งเริ่มต้นสำหรับไฟล์โปรแกรม ใช้ตำแหน่งไฟล์เริ่มต้นเมื่อติดตั้งโปรแกรมแอปพลิเคชัน ภายใต้ Windows โดยไฟล์โปรแกรมแอปพลิเคชันแบบแผนจะอยู่ภายใต้ไดเร็กทอรี (Drive Letter:)->Program Files การติดตั้งแอปพลิเคชันที่อื่นทำให้เกิดความสับสนและไม่จำเป็น 2. ที่เดียวสำหรับเอกสารทั้งหมด วางเอกสารทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์ “root” เดียว สำหรับผู้ใช้คนเดียวในสภาพแวดล้อม Windows ตำแหน่งเริ่มต้นคือโฟลเดอร์ My Documents ในสภาพแวดล้อมการแชร์ไฟล์ให้ลองทำเช่นเดียวกัน สร้างโฟลเดอร์รากเดียว (เช่น “เอกสารที่ใช้ร่วมกัน”) และเก็บเอกสารทั้งหมดในโฟลเดอร์ย่อยภายในโฟลเดอร์ราก การมีที่เดียวสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดทำให้ง่ายต่อการค้นหาสิ่งต่างๆ และเรียกใช้การสำรองข้อมูลและการเก็บถาวร  3. […]

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ด้วยการจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพใช่หรือไม่ เวิร์กโฟลว์ การจัดการเอกสารช่วยในการเคลื่อนย้ายข้อมูลผ่านเอกสารได้อย่างไม่ยุ่งยาก เอกสารเป็นส่วนสำคัญของชีวิตประจำวันของเรา ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด – การดูแลสุขภาพ เทคโนโลยี รถยนต์ การเงินหรืออื่นใด พวกเขาทั้งหมดสร้างและใช้งานเอกสารเป็นประจำทุกวัน ที่จริงแล้ว แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่มืออาชีพจะใช้เวลาทั้งวันโดยไม่ต้องโต้ตอบกับเอกสาร (ทั้งทางตรงและทางอ้อม) ซึ่งรวมถึงข้อเสนอโครงการ รายงานทางการเงิน เอกสารซอฟต์แวร์ แนวทางทรัพยากรบุคคล สื่อการตลาด คู่มือการฝึกอบรม เป็นต้น เอกสารมีบทบาทสำคัญในการช่วยเหลือขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสมของธุรกิจใดๆ อย่างไรก็ตาม ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อเราต้องจัดการเอกสารเหล่านี้และทำงานให้เสร็จอย่างมีประสิทธิภาพ ยิ่งเราสร้างและพึ่งพาเอกสารเหล่านี้สำหรับงานประจำวันของเรามากเท่าไหร่ การมีระบบที่เชื่อถือได้ในการจัดการเอกสารเหล่านั้นก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น นี่คือสิ่งที่เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารเป็นเรื่องเกี่ยวกับ เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารในที่ทำงานทั้งหมดมีความคล่องตัว เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็วและทำงานให้เสร็จสิ้นโดยไม่ยุ่งยาก หากไม่มีการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร งานจะไม่มีประสิทธิภาพและเกิดซ้ำซาก ยังไง? ลองหา… ทำไมคุณถึงต้องการเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร แม้ว่าเอกสารจะเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการทำงานของเรา แต่ก็มีส่วนรับผิดชอบต่อความไร้ประสิทธิภาพมากมายในเวิร์กโฟลว์ของเรา เราได้ทำสิ่งนี้ทั้งหมดแล้ว โดยใช้เวลาอันมีค่าของเราเป็นชั่วโมงๆ ในการค้นหาเอกสารบนคอมพิวเตอร์ของเรา ในฮาร์ดไดรฟ์ของเรา ในโฟลเดอร์ระบบคลาวด์ ในข้อความแชท ในกล่องจดหมายของเรา ฯลฯ การสำรวจคนงานและผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีทั่วโลกในปี 2555 โดย IDC เปิดเผยว่าความท้าทายด้านเอกสารคิดเป็น21.3 เปอร์เซ็นต์ของการสูญเสียผลิตภาพ เรามักไม่พบเอกสารหรือไฟล์ที่ถูกต้องเมื่อเราต้องการอย่างยิ่งหรือไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้เนื่องจากอุปสรรคด้านเวลาหรือสถานที่ อีกวิธีหนึ่งที่ความท้าทายของเอกสารขัดขวางขั้นตอนการทำงานของเราคือเมื่อคุณต้องการบางสิ่งที่ได้รับการอนุมัติจากเพื่อนร่วมทีมและผู้จัดการคนอื่นๆ กระบวนการส่งเอกสาร ตรวจทาน และอนุมัติใช้เวลานานกว่าที่ควรจะเป็น เอกสารที่เป็นกระดาษมักจะเดินทางจากโต๊ะหนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง และอาจถูกมองข้ามหรือวางผิดที่ จึงไม่แปลกใจเลยว่าทำไมเอกสารของเราถึงสูญหายในการสับเปลี่ยนนี้และทำให้งานของเราช้าลง นี่คือเหตุผลที่บริษัทจำนวนมากทั่วโลกใช้แนวคิดของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารซึ่งมักจะทำได้โดยใช้ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร (DMS) คืออะไร และช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารได้อย่างไร ตามความหมายของชื่อ […]

การจัดระเบียบงานเอกสาร วันนี้เราจะมาแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการจัดระเบียบงานของคุณและทำให้ข้อมูลของคุณคล่องตัวขึ้นเพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็วและง่ายดาย คุณจึงไม่ต้องพูดว่า “ เอกสารนั้นอยู่ที่ไหน? ” อีกแล้ว! เราทุกคนผลิตและแบ่งปันข้อมูลมากมายทุกวัน ต้องขอบคุณธุรกิจของเราที่มีแนวโน้มทางดิจิทัลมากขึ้น เราจึงแบ่งปันไฟล์และเอกสารของเรากับเพื่อนร่วมงาน อย่างต่อเนื่อง ผ่านอีเมล, Slack,  วิกิภายใน , ไฟล์ระบบคลาวด์ ฯลฯ การมีเอกสารและไฟล์ของเราอยู่ที่ตำแหน่งต่างๆ เราจึงสร้างความยุ่งเหยิงทางดิจิทัลที่เข้าใจยาก คุณไม่สามารถกำจัดเอกสารสำคัญเหล่านี้ที่มีข้อมูลสำคัญได้ แต่คุณสามารถกำจัดความยุ่งเหยิงทางดิจิทัลนี้ได้ด้วยการจัดระเบียบ เอกสารในที่ทำงานของคุณ วุ่นวายอยู่ทุกที่!! เอกสารมีอยู่ทุกที่ ข้อเสนอโครงการบันทึกการระดมความคิด แนวทาง HR ข้อกำหนดทางเทคนิค เอกสารการฝึกอบรมสำรับการขายสัญญาสถานที่ทำงาน สื่อการตลาด บล็อกโพสต์- เราสร้างเอกสารใหม่มากมายในแต่ละวันเพื่อให้การทำงานและการปรับขนาดธุรกิจของเราเป็นไปอย่างราบรื่นและเหมาะสม เอกสารเหล่านี้มักจะกระจัดกระจายไปทั่วอุปกรณ์ดิจิทัลของเรา คุณอาจมีไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในแอประบบคลาวด์ เช่นDropbox, Google Drive, OneDrive, Box, ไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในเดสก์ท็อปของคุณ ไฟล์แนบอีเมล และอื่นๆ เนื่องจากเนื้อหาของเรามีอยู่หลายแห่ง คุณวางแผนในการค้นหา เข้าถึง และแชร์อย่างรวดเร็วได้อย่างไร เรามักจะไม่ได้ตระหนักถึงระยะเวลาที่เราเสียไปกับกิจกรรมที่ไม่เพิ่มมูลค่า เช่น การค้นหาเอกสารบนแล็ปท็อปของเราหรือในระบบคลาวด์ ไม่ได้จนกว่าคุณจะระงับลูกค้าไว้ในขณะที่คุณค้นหาคำตอบสำหรับคำถามของพวกเขาอย่างเมามัน หรือเมื่อผู้จัดการของคุณขอรายงานค่าใช้จ่ายจากไตรมาสที่แล้ว และคุณไม่สามารถส่งไฟล์ในอีเมลของคุณได้ เป็นเวลาเช่นนี้ที่คุณจะตระหนักถึงประเภทของบึงดิจิทัลที่คุณอาศัยอยู่! การเรียกดูผ่านโฟลเดอร์ต่างๆ นับร้อย ค้นหาในกล่องจดหมายที่ไม่เป็นระเบียบและมีประชากรหนาแน่นการค้นหาผ่านไฟล์ระบบคลาวด์ ฯลฯ ทั้งหมดจบลงด้วยภารกิจการค้นหาที่ไม่สามารถถอดรหัสได้ การสำรวจทั่วโลกของผู้ปฏิบัติงานและผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีโดย IDC เปิดเผยว่าความท้าทายด้านเอกสารคิดเป็น21.3 เปอร์เซ็นต์ของการสูญเสียผลิตภาพ พนักงานมักไม่พบเอกสารที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม หรือไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้เนื่องจากอุปสรรคด้านเวลาหรือสถานที่ ทั้งหมดนี้ทำให้เสียเวลาและประสิทธิภาพการทำงานไปอย่างมาก อ่านเพิ่มเติม: 9 เครื่องมือองค์กรที่ดีที่สุดในการกำจัดความโกลาหลของงาน! ทำไมการจัดระเบียบงานของคุณจึงเป็นเรื่องยาก? […]

ประเภทของเอกสาร เป็นไปโดยไม่ได้บอกว่าในธุรกิจ คุณมีเอกสารมากมายที่คุณต้องสร้างและติดตาม เช่น ข้อเสนอ ข้อตกลง จดหมาย และสัญญา เอกสารเป็นส่วนประกอบสำคัญของธุรกิจใดๆ และด้วยเหตุนี้คุณจึงต้องมีเอกสารที่ถูกต้องหากคุณต้องการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ หากคุณยังไม่รู้ว่า “เอกสารที่ถูกต้อง” เหล่านี้คืออะไร ไม่ต้องกังวล – เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงเอกสารสำคัญ 9 ประเภทที่ธุรกิจของคุณควรสร้างขึ้นเพื่อให้ดำเนินการได้สำเร็จ เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เรามาเข้าเรื่องกันเลย… ประเภทของเอกสาร ที่ธุรกิจของคุณต้องรู้เกี่ยวกับ  1. แผน  แผนธุรกิจครอบคลุมทุกด้านของธุรกิจของคุณและทุกซอกทุกมุมของแง่มุมนั้น แผนทั้งหมดเหล่านี้รวมถึงทิศทางเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสูงสุด และเห็นได้ชัดว่าพวกเขาสามารถสร้างหรือทำลายธุรกิจได้! ตัวอย่างเช่น แผนการตลาดครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุผ่านแคมเปญการตลาดและวิธีที่คุณวางแผนจะทำเช่นนั้น ในขณะที่แผนบรรเทาผลกระทบครอบคลุมรายละเอียดโดยย่อเกี่ยวกับวิธีการลดผลกระทบของความเสี่ยงบางอย่าง ในทำนองเดียวกัน มีแผนอื่นๆ อีกมากมายที่ธุรกิจของคุณอาจต้องการเช่นกัน บางส่วน ได้แก่แผน บริหาร ความเสี่ยง แผนยุทธวิธี แผนฉุกเฉินแผนพัฒนาธุรกิจฯลฯ 2. ข้อเสนอ  ข้อเสนอคล้ายกับการเสนอขาย ในลักษณะที่คุณพยายามขายแนวคิดให้กับลูกค้าหรือผู้จัดการของคุณ คุณต้องอธิบายความเข้าใจในปัญหาบางอย่าง เสนอวิธีแก้ปัญหา กำหนดเส้นทางที่คุณจะใช้กับข้อเสนอ และในธุรกิจ การสร้างข้อเสนอเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และนั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมเอกสารนี้จึงเป็นเอกสารอีกฉบับหนึ่งที่คุณควรให้ความสำคัญกับพลังงานของคุณ ข้อเสนอหลายประเภท ได้แก่ ข้อเสนอการขายข้อเสนอโครงการ ข้อเสนอทางการตลาดและอื่นๆ 3. รายงาน  การดำเนินธุรกิจไม่ใช่เรื่องง่าย และคุณจะพบว่าตัวเองอยู่ในห้วงน้ำลึกตลอดเวลา ในช่วงเวลาดังกล่าว รายงานทางธุรกิจก็มีประโยชน์ ด้วยการใช้รายงานทางธุรกิจ คุณสามารถวิเคราะห์สถานการณ์ต่างๆ […]

เอกสารอัจฉริยะคืออะไร เราเคยได้ยินคำว่า ” การพัฒนาทางเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว ” มากว่าสองทศวรรษนับตั้งแต่มีการนำอินเทอร์เน็ตไปใช้ในเชิงพาณิชย์ ใช่ เทคโนโลยีกำลังเคลื่อนที่อย่างรวดเร็ว เร็วกว่าที่พวกเราบางคนต้องการ เร็วกว่าที่ผู้คนจะจินตนาการได้ว่ามันเคลื่อนไหว ลองมาดูหนึ่งในนักประดิษฐ์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดคนหนึ่งในชีวิตของเราเขาวางแผนที่จะส่งมนุษย์คนแรกไปยังดาวอังคารในอีกเจ็ดปีข้างหน้า เจ็ดปีไม่ใช่อนาคตอันไกลโพ้น… เจ็ดปีใกล้เข้ามาแล้ว!! จากการสนทนาของเราเกี่ยวกับการตั้งรกรากของมนุษย์บนดาวอังคาร รถยนต์ไร้คนขับ และปัญญาประดิษฐ์ที่ครองโลก…โลกที่เราทราบดีว่ากำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว! แม้ว่าจะมีส่วนหนึ่งของสังคมของเราที่ทำงานวันแล้ววันเล่าในอนาคต แต่ก็มีอีกส่วนหนึ่งของสังคมที่หลับใหลมานานหลายทศวรรษ… เรากำลังพูดถึงสิ่งหนึ่งที่เราใช้กันทุกวัน ที่เชื่อมโยงทุกอย่างเข้าด้วยกัน…มันเป็นองค์ประกอบสำคัญสำหรับการสื่อสารและงานที่เราทำ เอกสาร! เอกสารช่วยให้เราระดมความคิด รักษาความคิด แบ่งปันข้อความ สร้างพื้นฐานของการสนทนา และสุดท้ายช่วยให้เราทำงานร่วมกันในความคิด และทำงานให้เสร็จลุล่วง ไม่มีธุรกิจใดที่สามารถทำได้ตลอดทั้งวันโดยไม่ต้องดูและแบ่งปันเอกสาร จากโบรชัวร์การตลาด ข้อเสนอ เอกสารทางเทคนิค แนวทาง HR เอกสารการฝึกอบรม ฯลฯ เอกสารเป็นส่วนประกอบสำคัญของธุรกิจใดๆ เราต้องการเอกสารที่ชาญฉลาด มาก ขึ้นกว่าเดิม นักการตลาด ผู้เชี่ยวชาญด้านการขาย นักออกแบบ นักพัฒนา นักวิจัย และทุกแผนกในที่ทำงานของเราพึ่งพาซอฟต์แวร์เฉพาะทางเพื่อช่วยปรับปรุงงานที่พวกเขาทำ ถึงเวลาที่เรามีเอกสารที่เทียบเท่ากับ ชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ที่เปลี่ยนแปลงชีวิตและปรับปรุงชีวิตที่เราปรับใช้รอบตัวเรา ซอฟต์แวร์ที่เราเลือกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในชีวิตจำเป็นต้องปรับขนาดตามความต้องการของเรา ทีมงานของเรากำลังเติบโตทั้งในและนอกสำนักงานของเรา ในยุคดิจิทัลปัจจุบัน การทำงานกับทีมจากระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติ พนักงานมักต้องทำงานร่วมกันในโครงการเดียวจากหลายแห่งทั่วโลก ไม่ว่าทีมของคุณจะมีโครงสร้างอย่างไร การทำงานให้ลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดคือเป้าหมายสูงสุดสำหรับองค์กรใดๆ การใช้เครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่หลากหลายช่วยให้ชีวิตการทำงานของเราเชื่อมต่อกันมากที่สุด การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมทำให้เกิดความแตกต่าง เอกสารอัจฉริยะ: เอกสารเวอร์ชันที่ล้ำหน้าที่สุด เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดจากการทำงานร่วมกันของเอกสารอัจฉริยะ เราจำเป็นต้องมีเอกสารอัจฉริยะของเราเพื่อให้มีชีวิต ถึงเวลาที่เอกสารที่เราใช้ใน ชีวิต ประจำวันทางธุรกิจของเราจะต้องอยู่เหนือข้อความและรูปภาพ การสำรวจโดย IDC พบว่าความท้าทายด้านเอกสารทำให้ ประสิทธิภาพการทำงานลด ลง21.3% เครื่องมือการทำงานร่วมกันสมัยใหม่ช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกันในการเขียนคำ แน่นอนว่าเอกสารอันชาญฉลาดของเราเป็นมากกว่าแค่คำที่เขียน คุณจะทำอย่างไรเมื่อคุณต้องการส่งไฟล์ […]

เคล็ดลับการจัดการไฟล์ การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณให้เป็นระเบียบอาจเป็นงานที่ค่อนข้างน่าเบื่อในโลกที่ “มีสาย” ในปัจจุบัน นอกจากการจัดเก็บเอกสารในเครื่องเดสก์ท็อป แล็ปท็อป หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่แล้ว ธุรกิจต่างๆ ก็กำลังใช้ระบบคลาวด์สำหรับแอปพลิเคชันทางธุรกิจขั้นพื้นฐานและการจัดเก็บไฟล์ ปัญหาการจัดเก็บที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นคือความจำเป็นสำหรับธุรกิจจำนวนมากในการแบ่งปันเอกสารระหว่างพนักงาน ภายในสำนักงาน โดยทั่วไปสามารถทำได้โดยใช้เซิร์ฟเวอร์ไฟล์หรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่เชื่อมต่อเครือข่าย (NAS) หากจำเป็นต้องมีการเข้าถึงแบบใช้มือถือร่วมกัน เอกสารสามารถจัดเก็บในคลาวด์และแชร์โดยกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง ผลลัพธ์ทั้งหมดนี้อาจเป็นฝันร้ายของการจัดการไฟล์ด้วยเอกสารของบุคคลบางส่วนที่จัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์และบางส่วนในเครื่อง และแม้แต่เอกสารแต่ละฉบับที่จัดเก็บไว้ในที่เดียวเท่านั้น องค์กรคือกุญแจสำคัญในการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะจัดเก็บเอกสารไว้ที่ใด สิ่งสำคัญคือต้องจัดระเบียบเอกสารให้ทันสมัยอยู่เสมอ เป้าหมายของการจัดการไฟล์ทางอิเล็กทรอนิกส์คือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ แม้ว่าคุณจะค้นหามันมาหลายปีหลังจากการสร้าง นักธุรกิจส่วนใหญ่เคยอยู่ในตำแหน่งที่น่าอับอายในการ โทรหา ลูกค้าและไม่สามารถค้นหาใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องหรือเอกสารสำคัญอื่นๆ ของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว สิ่งที่น่ารำคาญพอๆ กันก็คือการดิ้นรนในช่วงสิ้นปีโดยพยายามค้นหาเอกสารเกี่ยวกับบัญชีของบริษัทสำหรับนักบัญชีหรือที่แย่กว่านั้นคือผู้เสียภาษี การจัดระเบียบเอกสารดิจิทัลอย่างเหมาะสมมีความสำคัญอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมที่ใช้ร่วมกัน – หากพนักงานคนใดคนหนึ่งของคุณไม่อยู่ (ชั่วคราวหรือถาวร!) คุณควรจะสามารถค้นหาเอกสารใดๆ ที่สร้างหรือจัดการโดยบุคคลนั้นได้อย่างง่ายดาย การสูญเสียข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นกับพนักงานที่ไม่พอใจและลาออกเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ต้องปกป้องข้อมูลธุรกิจของคุณ เคล็ดลับการจัดการไฟล์เหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้: 1. ใช้โฟลเดอร์การติดตั้งเริ่มต้นสำหรับไฟล์โปรแกรม ใช้ตำแหน่งไฟล์เริ่มต้นเมื่อติดตั้งโปรแกรมแอปพลิเคชัน ภายใต้ Windows โดยไฟล์โปรแกรมแอปพลิเคชันแบบแผนจะอยู่ภายใต้ไดเร็กทอรี (Drive Letter:)->Program Files การติดตั้งแอปพลิเคชันที่อื่นทำให้เกิดความสับสนและไม่จำเป็น 2. ที่เดียวสำหรับเอกสารทั้งหมด วางเอกสารทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์ “root” เดียว สำหรับผู้ใช้คนเดียวในสภาพแวดล้อม Windows ตำแหน่งเริ่มต้นคือโฟลเดอร์ My Documents ในสภาพแวดล้อมการแชร์ไฟล์ให้ลองทำเช่นเดียวกัน สร้างโฟลเดอร์รากเดียว (เช่น “เอกสารที่ใช้ร่วมกัน”) และเก็บเอกสารทั้งหมดในโฟลเดอร์ย่อยภายในโฟลเดอร์ราก การมีที่เดียวสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดทำให้ง่ายต่อการค้นหาสิ่งต่างๆ และเรียกใช้การสำรองข้อมูลและการเก็บถาวร  3. […]

การจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือแนวทางปฏิบัติของการนำเข้า จัดเก็บ และจัดการเอกสาร และ รูปภาพเป็นไฟล์คอมพิวเตอร์ ซึ่งรวมถึงการสแกนและเก็บข้อมูลจากเอกสารที่เป็นกระดาษ การแปลงไฟล์เป็นดิจิทัล และอนุญาตให้มีการกำจัดสำเนา โดยพื้นฐานแล้ว การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณสร้างระบบ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้แทนตู้เก็บเอกสารจริงได้ ลองนึกถึงไฟล์และข้อมูลสำคัญที่จัดระเบียบ สำรอง และเรียกค้นได้ ด้วยวิธีที่คุ้มค่ากว่าและจัดระเบียบได้ดีกว่าเอกสารจริง เหตุใดจึงต้องอัปเกรดเป็นการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จุดปวดของระบบที่ใช้กระดาษซึ่งถูกกำจัด หรือ ย่อให้เล็กสุดด้วยระบบการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ : การป้อนข้อมูลที่อาจเกิดข้อผิดพลาด และ ประสิทธิภาพการทำงานต่ำ ธุรกิจมีประสิทธิผลก็ต่อเมื่อพนักงาน ที่ประกอบเป็นธุรกิจนั้นเท่านั้น แต่การจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษด้วยกระบวนการที่ ต้องใช้คนมากจะทำให้องค์กร สามารถบันทึกความยุ่งเหยิง ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล ความพึงพอใจของพนักงานลดลง และ ประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง ด้วยการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ที่เหมาะสม พนักงานจะรู้สึกหงุดหงิด น้อยลงจากการสลับไปมาระหว่างระบบ การไล่เอกสาร หรือต้องแก้ไขความไม่ถูกต้อง ของเอกสารซ้ำๆ แต่แพลตฟอร์มที่เข้าถึงได้และเป็นมิตรกับผู้ใช้จะส่งข้อมูล ที่ต้องการให้พนักงานเร็วขึ้น ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บกระดาษสูง แทนที่ตู้เก็บเอกสาร พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญ ในรูปแบบดิจิทัลได้ นั่นเป็นเหตุผลที่องค์กร ที่ใช้ระบบการจัดการเอกสาร สามารถเห็นการลดต้นทุนอย่างหนัก ที่มาพร้อมกับการจัดการเอกสารทางกายภาพ การกู้คืนจากภัยพิบัติ และ ปัญหาด้านความปลอดภัยอื่นๆ เอกสารที่เป็นกระดาษมักเสี่ยงต่อการสูญหายเนื่องจากไฟไหม้ น้ำ หรือความเสียหายทางกายภาพอื่นๆ ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดความเสี่ยง […]

เริ่มต้นเปลี่ยนแปลงดิจิทัล การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล เป็นคำที่กว้างซึ่งครอบคลุม ถึงวิวัฒนาการของกิจกรรม กระบวนการ และสมรรถนะขององค์กร เพื่อจัดการกับความสำคัญ ที่เพิ่มขึ้นของเทคโนโลยีในทุกด้านของธุรกิจ ทุกองค์กรมีเส้นทางสู่การเปลี่ยนแปลงที่แตกต่างกันเล็กน้อย เมื่อพวกเขานำเทคโนโลยีล่าสุดมาใช้ ขยาย ระบบนิเวศการจัดการข้อมูล และปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงาน คำสละสลวยที่เรียบง่าย สำหรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลคือ “การไม่ใช้กระดาษ” แต่การแปลงเป็นดิจิทัลเกี่ยวข้องกับการแปลงกระดาษ เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า เส้นทางการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลก้าวไปไกลกว่าเทคโนโลยีกับผู้คน และกระบวนการที่มีบทบาทสำคัญ ในวิวัฒนาการสู่ธุรกิจดิจิทัล เริ่มต้นการเดินทางสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล เมื่อข้อมูลและเนื้อหาได้รับ การแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว การพัฒนาไปสู่ธุรกิจดิจิทัลเริ่มต้นด้วยการระบุกระบวนการทางธุรกิจ ที่สามารถดำเนินการโดยอัตโนมัติ และเพิ่มประสิทธิภาพได้ ทั้งกระบวนการที่เรียบง่าย และขั้นตอนที่ซับซ้อน ด้วยการผสานรวมหลาย ๆ อย่างได้รับประโยชน์จากกระบวนการอัตโนมัติ การจัดลำดับความสำคัญ ของความต้องการในการดำเนินงาน และพัฒนากลยุทธ์ดิจิทัลเพื่อตอบสนอง ความต้องการเหล่านั้น องค์กรสามารถทำให้กระบวนการ มีประสิทธิภาพและคล่องตัวมากขึ้น ประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล เวลา ความพยายาม และค่าใช้จ่าย ที่จำเป็นสำหรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล อย่างสมบูรณ์นั้นมีมากมาย แต่ผลตอบแทนที่เป็นไปได้นั้นมีค่ามากกว่านั้นมาก ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดบางประการสำหรับธุรกิจ ได้แก่: ประสิทธิภาพ รวมถึงการกำจัดปัญหา คอขวดของกระบวนการจำนวนมาก ด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ข้อมูลเชิงลึกที่ได้จากผู้นำธุรกิจข้อมูล ที่เป็นปัจจุบันสามารถนำไปใช้ ในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล การเข้าถึง เนื่องจากกระบวนการ ดิจิทัลมีให้สำหรับผู้ใช้ (ทั้งภายในและภายนอก) จากทุกที่ผ่านอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อ ความพึงพอใจของลูกค้า […]

ผลกระทบการเปลี่ยนแปลงดิจิทัล เมื่อพูดถึงความเกี่ยวข้อง และ การแข่งขันในยุคดิจิทัล คุณมีเครื่องมือ และ เทคโนโลยีในการเร่งการเติบโต ของธุรกิจหรือไม่ คำถามที่ดีกว่า – คุณมีความยืดหยุ่นในการซื้อและชำระเงินหรือไม่ ในปีนี้ ธุรกิจของสหรัฐ องค์กรไม่แสวงหากำไร และหน่วยงานรัฐบาลจะใช้เงิน 1.6 ล้านล้านในสินค้าทุนหรือการลงทุนธุรกิจคงที่ เพื่อจัดหาเงินทุน ให้กับสินทรัพย์เหล่านั้น ส่วนใหญ่ การลงทุนด้านอุปกรณ์และซอฟต์แวร์จะเติบโตขึ้น 9.1% และในขณะที่ปัจจัย หลายอย่างเข้าสู่การคาดการณ์แนวโน้ม เช่นนี้ สิ่งที่ชัดเจนก็คือธุรกิจต่างๆ พร้อมที่จะลงทุน ในโซลูชันที่จะช่วยให้พวกเขา ก้าวทันกับภูมิทัศน์ดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ในช่วงปีที่ผ่านมา เราได้เห็นการเปลี่ยนแปลง ทางดิจิทัลอย่างมีนัยสำคัญต่อ วิธีที่ธุรกิจขยายการเข้าถึง ความสามารถ และการมีส่วนร่วมของลูกค้า เพื่อช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จ ในการสำรวจพื้นที่ที่มุ่งเน้นเหล่านี้ ยังคงมุ่งมั่นที่จะเป็นพันธมิตร ที่ยืดหยุ่นและคล่องตัว ซึ่งไม่เพียงแต่ให้บริการแก่ลูกค้า ของเราเท่านั้น แต่ยังช่วย ให้พวกเขาสามารถแข่งขันในตลาดของตนได้ IDC รายงานว่าภายในสิ้นปี 2019 ความจำเป็นในการปรับปรุง ความคล่องตัว ความสามารถ ในการจัดการที่ดีขึ้น และการใช้สินทรัพย์ที่ เพิ่มขึ้นจะบังคับ ให้บริษัทต่างๆ ที่ไล่ตาม การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลต้องโยกย้ายโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีมากกว่า 50% ในศูนย์ข้อมูล และตำแหน่งขอบไปยังโมเดล […]

ผลกระทบระบบอัตโนมัติ เราทุกคนทราบดีว่าข้อมูลกำลังถูกสร้างขึ้นในอัตราที่เหลือเชื่อ จนถึงขนาด 2 quintillion ไบต์ทุกวัน นั่นคือศูนย์ 18 ตัว ซึ่งเป็นตัวเลขที่ค่อนข้างเข้าใจยาก และเราทุกคนทราบดีว่าธุรกิจต่างๆ สามารถดูข้อมูลของตนเพื่อการตัดสินใจที่ชาญฉลาด โดยใช้ตัวเลขและหลักฐานที่คาดเดายาก แทนที่จะใช้ความรู้สึกนึกคิด อย่างไรก็ตาม เราทราบดีว่าการวิเคราะห์ข้อมูลในธุรกิจไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป แม้จะสามารถเข้าถึงข้อมูลจำนวนมากได้อย่างเหลือเชื่อ เช่นเดียวกับเครื่องมือต่างๆ สำหรับการทำความเข้าใจและตีความก็ตามHarvard Business Reviewรายงานว่า “บริษัทชั้นนำดูเหมือนจะล้มเหลวในการพยายามขับเคลื่อนด้วยข้อมูล” ท่ามกลางการค้นพบที่น่าประหลาดใจบางประการ: 72% ของผู้บริหารรายงานว่าพวกเขายังไม่ได้สร้างวัฒนธรรมข้อมูล 69% รายงานว่าพวกเขาไม่ได้สร้างองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล 53% ระบุว่าพวกเขายังไม่ได้ถือว่าข้อมูลเป็นทรัพย์สินทางธุรกิจ 52% ยอมรับว่าพวกเขาไม่ได้แข่งขันกันในเรื่องข้อมูลและการวิเคราะห์ และพึงระลึกไว้เสมอว่าบริษัทเหล่านี้เป็นบริษัทขนาดใหญ่ เช่น Ford, GE และ Johnson&Johnson หากพวกเขาประสบปัญหาในการจัดการและใช้ประโยชน์จากข้อมูลของตนให้ประสบผลสำเร็จ นั่นหมายความว่าอย่างไรสำหรับบริษัทขนาดเล็กที่อาจไม่มีทีม ทรัพยากร และเครื่องมือขนาดใหญ่เหมือนกัน ไม่ต้องกังวล แม้ว่าคุณจะรู้สึกหนักใจเล็กน้อยและไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน คุณก็สามารถทำขั้นตอนอย่างระมัดระวัง เพิ่มขึ้น และไม่แพงในการเปิดเผยและทำความเข้าใจข้อมูลบริษัทของคุณได้ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสำคัญ 5 ข้อที่ควรคำนึงถึงเมื่อคุณพิจารณาเปิดตัวโครงการริเริ่มด้านการวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจเป้าหมายของข้อมูล ด้วยข้อมูลรอบด้านทั้งหมดในช่วง 15 ปีที่ผ่านมา คุณจะได้รับการอภัยเพราะคิดว่าคุณเพียงแค่ต้องเลือกเครื่องมือ BI ที่เหมาะสมและเฝ้าดูความมหัศจรรย์เกิดขึ้น […]

การเลือกระบบการจัดการเอกสาร ประมาณ 60% ของวันทำงานโดยเฉลี่ยของพนักงานถูกใช้ไปกับการจัดการเอกสาร ทุกวัน ธุรกิจจัดการกับเอกสารมากมาย เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ ข้อตกลงผู้ขาย และข้อมูลพนักงานที่มาในรูปแบบไฟล์ต่างๆ เมื่อมีคนในองค์กรต้องการเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ทันที พวกเขาจะถูกบังคับให้เสียเวลาในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ หากไม่มีตำแหน่งศูนย์กลางสำหรับการจัดเก็บไฟล์ พนักงานจะต้องสลับไปมาระหว่างระบบหรือเรียกดูผ่านโฟลเดอร์ต่างๆ กล่องจดหมายอีเมล และอุปกรณ์เพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องการ ความโกลาหลของข้อมูลนี้ส่งผลต่อความเร็วที่พนักงาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และลูกค้าของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ ซึ่งจะทำให้เสียเวลาในการทำงานที่มีมูลค่าสูงขึ้นและมอบประสบการณ์ที่ดีขึ้นแก่ลูกค้า ลองนึกภาพว่าพนักงานเหล่านั้นจะมีประสิทธิผลมากขึ้นเพียงใดหากพวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่บทบาทที่แท้จริงของพวกเขาแทน ระบบการจัดการเอกสารคืออะไร? ระบบการจัดการเอกสารจัดการการจับภาพ การติดตาม และการจัดเก็บเอกสาร — ทำให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงตำแหน่งไฟล์ที่รวมศูนย์ นอกจากนี้ยังจะบันทึกว่าใครกำลังเข้าถึงและแก้ไขเอกสาร ด้วยระบบการจัดการเอกสาร ข้อมูลขององค์กรและเนื้อหาของคุณจะสามารถเข้าถึงได้ผ่านเครื่องมือต่างๆ เช่น การกำหนดเวอร์ชันเอกสาร การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ การแท็กข้อมูลเมตา และการสร้างดัชนีของเนื้อหาเพื่อให้เรียกค้นได้ง่าย ระบบการจัดการเอกสารมีความสำคัญอย่างไร? ระบบการจัดการเอกสารมีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ และลดต้นทุนโดยรวมด้วยการอนุญาตให้มีการไหลของข้อมูลที่ใช้งานง่ายและค้นหาได้ เพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จ ข้อมูลต้องส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสม เมื่อใดและที่ไหนที่พวกเขาต้องการ เมื่อต้องอาศัยกระบวนการจัดการเอกสารแบบใช้มือและแบบกระดาษ ข้อมูลมักจะถูกใส่ผิดที่หรือล่าช้าในการเข้าถึงบุคคลที่เหมาะสม ประโยชน์หลักของระบบการจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ แม้ว่าการนำระบบการจัดการเอกสารไปใช้ในองค์กรจะมีประโยชน์มากมาย แต่ข้อดีที่พบบ่อยที่สุดคือ: การอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลได้ทันที องค์กรไม่มีประสิทธิภาพจากช่วงเวลาที่ซ่อนอยู่ซึ่งทำให้เกิดความล่าช้าในกระบวนการต่างๆ ในแต่ละวัน และทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงในเวลาต่อมา ด้วยการจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ที่จัดเก็บไฟล์และข้อมูลอย่างเป็นระบบ (ผ่านลำดับชั้นของไฟล์ ชื่อโครงการที่เป็นมาตรฐาน วันที่ ประเภทไฟล์ ฯลฯ) พนักงานไม่ต้องเสียเวลากับการไล่ตามกระดาษและหลงทางในข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างอีกต่อไป — […]