ระบบ จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษ – ไหนดีกว่ากัน?
จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษ คุณเคยพบว่าตัวเองอยู่ท่ามกลางเอกสารจำนวนนับไม่ถ้วนเมื่อถึงเวลาที่ต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้หรือไม่? พวกเราส่วนใหญ่น่าจะมี นำสถานการณ์นั้นไปใช้ในสำนักงานขนาดเล็กของคุณ และดูไม่แตกต่างกันมากนัก หากมีสิ่งใด ปริมาณงานเอกสารที่คุณจัดการอาจมากกว่านั้นมาก! สิ่งที่คุณต้องการคือระบบการจัดการเอกสาร (เช่นinfoRouter ) ที่ช่วยคุณจัดการเอกสารจำนวนมหาศาลเพื่อให้คุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้อย่างราบรื่นที่สุด คุณมีสองตัวเลือกที่นี่: ระบบที่ใช้กระดาษและระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบที่ใช้กระดาษ หลายปีที่ผ่านมา ธุรกิจต่าง ๆ ได้ปฏิบัติตามรูปแบบการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษ ทศวรรษที่ผ่านมา เอกสารอาจไม่มีรายละเอียดและระบบการจัดการเอกสารไม่ละเอียดเท่าปัจจุบัน แต่ก็ยังเป็นระบบ ข้อดีของระบบกระดาษ ระบบการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษมีข้อดีหลายประการ เช่น: การจัดการที่ง่าย:เนื่องจากกระดาษมีลักษณะเป็นกายภาพโดยธรรมชาติ ดังนั้นจึงจับต้องได้และมองเห็นได้ ผู้ที่ไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์ในการจัดการและทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษ เอกสารดังกล่าวสามารถจัดเก็บอย่างเป็นระบบในไฟล์ โฟลเดอร์ ตู้ ฯลฯ การทำสำเนา:คุณสามารถทำสำเนาเอกสารโดยใช้เครื่องถ่ายเอกสาร ได้รับการยอมรับและกำหนดโดยกฎหมาย:ต้นฉบับเอกสารที่เป็นกระดาษได้รับการยอมรับตามกฎหมายว่าเป็น ‘ทางการ’ และสามารถนำมาเป็นหลักฐานในศาลได้ ในความเป็นจริง กฎหมายอาจกำหนดให้คุณต้องมีเอกสารบางอย่างในรูปแบบกระดาษเท่านั้นจึงจะถือว่าถูกต้อง ข้อเสียของการมีระบบกระดาษ ระบบการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษมีข้อบกพร่องหลายประการ มิฉะนั้น การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจยังไม่เกิดขึ้น พื้นที่จัดเก็บ:เนื่องจากกระดาษเป็นกระดาษโดยธรรมชาติ จึงต้องใช้พื้นที่จัดเก็บมาก ด้วยทรัพยากรที่จำกัด ธุรกิจขนาดเล็กอาจไม่สามารถเช่าหรือซื้อพื้นที่จัดเก็บในสถานที่หรือนอกสถานที่ได้ ค่าวัสดุสิ้นเปลืองที่เกิดขึ้นประจำ:หากคุณจัดเก็บเอกสารส่วนใหญ่ในรูปแบบกระดาษ คุณต้องซื้อกระดาษเปล่าหลายๆ แพ็คทุกเดือนสำหรับความต้องการที่แตกต่างกัน เช่น การถ่ายเอกสาร การพิมพ์ กระดาษแฟกซ์ กระดาษรองเขียน สมุดแจ้งหนี้ สมุดบัญชี ฯลฯ เพิ่ม ค่าใช้จ่ายของรายการเครื่องเขียนอื่น ๆ และคุณเริ่มสงสัยว่ามีทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับระบบการจัดการเอกสารที่ใช้กระดาษหรือไม่ ความคล่องตัวที่จำกัด:ไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณสามารถจัดส่งหรือแฟกซ์เอกสารที่เป็นกระดาษได้ แต่จะจับคู่กับอีเมลหรือส่งเป็นไฟล์แนบไปยังข้อความโต้ตอบแบบทันทีได้อย่างไร การแก้ไขยุ่งเหยิง:การแก้ไขเอกสารที่พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือจะทำให้เกิดรอยบนกระดาษ นอกจากนี้ วิธีเดียวที่จะรักษาสำเนาที่แก้ไขล่วงหน้าไว้ได้คือการทำสำเนาก่อนที่จะทำการแก้ไข ขั้นตอนนี้จะต้องทำซ้ำทุกครั้งที่คุณแก้ไขหรือแก้ไขเอกสาร เพียงแค่เพิ่มสำเนาลงในคลังเอกสารของคุณและปล่อยให้เอกสารต้นฉบับอยู่ในสภาพไม่ดี […]
