นำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ จะเกิดความเปลี่ยนแปลงดิจิตอลอย่างไร
นำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ องค์กรต่างๆ หันมาใช้ระบบอัตโนมัติในที่ทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุน องค์กรเหล่านี้หลายแห่งตระหนักถึงประโยชน์ของระบบอัตโนมัติ โดยดาวน์โหลดแอปหรือซอฟต์แวร์บางอย่างที่ทำให้งานในสำนักงานอย่างน้อยหนึ่งงานเป็นอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่าองค์กรบรรลุระบบอัตโนมัติ ระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบทำได้โดยการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ ในบทความนี้เราจะสำรวจว่าระบบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไรและมีประโยชน์อย่างไร จากนั้น เราจะดูขั้นตอนการนำไปใช้และเน้นคุณสมบัติที่สำคัญบางประการที่คุณควรมองหาในระบบสำนักงานอัตโนมัติ ระบบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร? ระบบประกอบด้วยทั้งโซลูชันฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้สามารถถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบโดยปราศจากความช่วยเหลือจากมนุษย์หรือการแทรกแซง ระบบอัตโนมัติในสำนักงานช่วยลดภาระงานขององค์กรโดยลดความซับซ้อนและทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติเช่น การบัญชี การจัดการข้อมูล การฝึกอบรม การจัดการอาคารสถานที่ และงานธุรการต่างๆ ระบบสำนักงานอัตโนมัติไม่ได้มีเพียงการไร้กระดาษเท่านั้น ตัวอย่างเช่น การดูแลผลิตภัณฑ์งานทั้งหมดและการติดต่อกับลูกค้าในระบบการจัดการเอกสาร ถึงกระนั้น ระบบสำนักงานอัตโนมัติให้องค์กรมากกว่าการรักษาสิ่งแวดล้อมด้วยการลดกระดาษ เป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่สามารถใช้เพื่อขจัดกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเอง ระบุเวิร์กโฟลว์ที่ไม่มีประสิทธิภาพ และอำนวยความสะดวกในการตัดสินใจด้วยข้อมูล ประโยชน์ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ทำให้องค์กรได้รับประโยชน์มากมาย สิทธิประโยชน์เหล่านี้รวมถึง: ปรับปรุงความแม่นยำ ลดค่าใช้จ่าย ลดเวลาและทรัพยากร การจัดเก็บและจัดการข้อมูล ข้อมูลเชิงลึกและการตัดสินใจที่มีข้อมูลมากขึ้น การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ปรับปรุงความแม่นยำ มนุษย์ทำผิดพลาด ระบบอัตโนมัติที่ดำเนินการอย่างถูกต้องไม่ทำ ข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ไม่เพียงแต่ไร้ประสิทธิภาพเท่านั้นที่ต้องได้รับการแก้ไขและนำไปสู่ความล่าช้าในการผลิต แต่อาจก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายสูง ตัวอย่างเช่น การบวกตัวเลขมากเกินไปเมื่อจ่ายเงินให้พนักงานหรือผู้ขาย ความผิดพลาดร้ายแรงอาจนำไปสู่ปัญหาด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด อาจต้องเสียค่าปรับและบทลงโทษ ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำกัดการแทรกแซงของมนุษย์ในการถ่ายโอนข้อมูล ซึ่งช่วยลดการเกิดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด ลดค่าใช้จ่าย ด้วยการทำให้กระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อนเป็นไปโดยอัตโนมัติ องค์กรไม่จำเป็นต้องลงทุนมากในการจ้างงานสำหรับงานเหล่านั้น เป็นผลให้ต้นทุนการดำเนินงานลดลง ในขณะที่ผลผลิตและอัตรากำไรสูงขึ้นอย่างมาก ลดเวลาและทรัพยากร ด้วยระบบอัตโนมัติ องค์กรต่างๆ สามารถทำงานให้สำเร็จได้มากขึ้นด้วยต้นทุนที่น้อยลง ด้วยการขจัดกระบวนการที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน พนักงานสามารถใช้เวลากับงานที่มีมูลค่าสูงมากขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น การกลับไปสู่ประโยชน์แบบไร้กระดาษที่ได้รับความนิยมด้วยซอฟต์แวร์สำนักงานอัตโนมัติพนักงานไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากเท่ากับการรวบรวมเอกสารสำคัญ การป้อนข้อมูลนั้น หรือการจัดเก็บสำเนากระดาษจำนวนมาก ระบบทำเพื่อพวกเขา ในความเป็นจริง78% ของผู้นำคาดหวังว่าระบบอัตโนมัติจะทำให้เวลาของพนักงานเพิ่มขึ้น 3 ชั่วโมงต่อวัน การจัดเก็บและจัดการข้อมูล ระบบสำนักงานอัตโนมัติช่วยลดความยุ่งยากในการจัดเก็บข้อมูล ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบและควบคุมข้อมูลผ่านระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณลักษณะทั่วไปรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น การจัดการงานและระบบเตือนความจำ ตลอดจนการเข้าถึงข้อมูลโดยง่ายโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก […]