Day: March 30, 2022

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เขตการศึกษาระดับอนุบาลถึงมัธยมศึกษาตอนปลายหลายแห่งประสบปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการกระดาษที่ยุ่งยาก ซึ่งสามารถแก้ไขได้โดยคลังเอกสารส่วนกลางสำหรับเอกสารการบริหาร คำศัพท์ที่เราใช้ในการปรับใช้ซอฟต์แวร์เช่นนี้คือการแปลงทางดิจิทัล : ทำสิ่งที่เคยทำมาแล้วบนกระดาษและด้วยมือ และทำให้เป็นคอมพิวเตอร์ที่ใช้ ค้นหาได้ ปลอดภัย อนุมัติเร็วขึ้น และติดตามได้ ในบทความนี้ เราจะพิจารณาอย่างใกล้ชิดว่าระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) สามารถนำไปใช้กับสภาพแวดล้อมของโรงเรียน K-12 ได้อย่างไร สี่เหตุผลในการติดตั้งระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับโรงเรียน เขตโรงเรียน K-12 ส่วนใหญ่มีระบบข้อมูลนักเรียน (SIS) อยู่แล้วเพื่อจัดการบันทึกและเกรดของนักเรียน แต่ฝ่ายบริหารของโรงเรียนซึ่งจัดการใบแจ้งหนี้บัญชีเจ้าหนี้ (AP) บันทึกพนักงานและกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ จะได้รับการจัดการบนกระดาษ เรามักจะเห็นว่าข้อมูลส่วนตัวของนักเรียน เช่น แผนการศึกษารายบุคคลและเวชระเบียน เป็นแบบกระดาษเช่นกัน ทำไมเขตการศึกษาของคุณควรติดตั้งระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์? 1. ลดจำนวนไฟล์กระดาษที่ต้องการจัดเก็บ เอกสารเกี่ยวกับการบริหารธุรกิจโรงเรียนจะเป็นไปตามวงจรการเก็บรักษาเป็นเวลาเจ็ดปีสำหรับข้อมูลทางการเงินและเจ็ดปีนับจากวันสุดท้ายของการจ้างงานสำหรับบันทึกพนักงาน เอกสารเหล่านี้มักจะถูกจัดเก็บบนกระดาษในตู้เก็บเอกสาร นอกจากนี้ เอกสารที่ประกอบด้วยข้อมูลส่วนตัวของนักเรียน ข้อมูลด้านสุขภาพ (เช่น แบบฟอร์มใบสั่งยาที่ผู้ปกครองลงนาม) และใบอนุญาตที่ลงนามซึ่งไม่ได้จัดเก็บไว้ใน SIS ของโรงเรียน ก็จะถูกจัดเก็บไว้ในกระดาษด้วย ด้วยการจัดการเอกสาร โรงเรียนสามารถจัดเก็บไฟล์เหล่านี้ทางอิเล็กทรอนิกส์โดยการสแกนลงในซอฟต์แวร์ ซึ่งจะช่วยลดจำนวนไฟล์กระดาษที่โรงเรียนต้องจัดเก็บ 2. E asier และรวดเร็วในการดึงเอกสาร โรงเรียนเป็นหนึ่งในแหล่งข้อมูลการวิจัยข้อมูลนอกกรมยานยนต์ที่น่าเชื่อถือที่สุด โรงเรียนมักได้รับโทรศัพท์จากวิทยาลัย […]

ระบบการจัดการเอกสาร ธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ มุ่งสู่สำนักงานแบบไร้กระดาษ อย่างน้อยก็เพื่อกระบวนการและขั้นตอนทั่วไป ในขณะที่ผู้คนจำนวนมากทำงานจากที่บ้านและใช้เวลาในสำนักงานน้อยลง ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับแนวทางการดำเนินงานรูปแบบใหม่นี้ เอกสารที่เป็นกระดาษเป็นเรื่องยากมากที่จะแบ่งปันทั้งระหว่างสำนักงานตลอดจนกับลูกค้าและลูกค้า ไม่ต้องพูดถึง กระบวนการทางธุรกิจมากมายที่ได้รับการจัดการไม่ดี เป็นคู่มือเมื่อไม่จำเป็นต้องเป็น พวกเขาใช้เวลาอันมีค่าในวันของคุณ พวกเขาเสียค่าใช้จ่ายมากกว่าที่ควร ต้องมีวิธีที่ดีกว่านี้ เราได้รวบรวมรายการปัญหาทางธุรกิจในปัจจุบัน 6 ประการที่แก้ไขได้ด้วยการใช้ ระบบ การจัดการเอกสาร ใช้เป็นแรงบันดาลใจในการพิจารณาเปลี่ยนจากกระดาษเป็นการจัดการดิจิทัลภายในองค์กรของคุณ คุณสามารถเกี่ยวข้องกับปัญหาเหล่านี้ในธุรกิจของคุณได้หรือไม่? ปัญหาที่ 1: คุณไม่พบเอกสารที่คุณต้องการเมื่อต้องการ ระบบจะขอให้คุณค้นหาใบแจ้งหนี้ สัญญา หรือเอกสารอื่นๆ คุณมองหามันในตู้เก็บเอกสารที่ควรจะอยู่แต่มันไม่อยู่ที่นั่น ตอนนี้อะไร? ไม่มีเหตุผลใดที่ควรเกิดขึ้นเมื่อปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน ไม่ใช่เมื่อเอกสารกระดาษทั้งหมดของคุณสามารถทำแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถจัดเก็บเอกสาร จัดเก็บเอกสาร และค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ แทนที่จะต้องขุดผ่านตู้เก็บเอกสาร วิธีนี้จะช่วยขจัดปัญหาปวดหัวที่เกิดจากการไม่พบเอกสาร พยายามติดตามว่าใครเป็นคนสุดท้ายและหาตำแหน่งที่เอกสารหาย นอกจากนี้ยังสร้างมาตรฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้ติดแท็กเอกสารด้วยชุดข้อมูลมาตรฐาน วิธีนี้ทำให้ทุกคนรู้ว่าเกณฑ์การค้นหาใดที่จำเป็นสำหรับการค้นหาเอกสาร ปัญหาที่ 2: ตู้เก็บเอกสารใช้พื้นที่มากเกินไป คุณต้องการขยายและเพิ่มโต๊ะสำหรับพนักงานใหม่ แต่ตู้เก็บเอกสารได้อ้างสิทธิ์พื้นที่ว่างอันมีค่าไปแล้ว หรือคุณมีกล่องใส่เอกสารจำนวนมากในโกดังที่ไม่จำเป็น ทำไมต้องวุ่นวาย? เอกสารทรัพยากรบุคคลและบัญชีต้องเป็นไปตามนโยบายการเก็บรักษาเอกสาร เมื่อเอกสารเหล่านั้นถูกเก็บไว้บนกระดาษ เอกสารเหล่านั้นจะจบลงในกล่องหรือตู้เก็บเอกสาร ซึ่งมักจะจัดเก็บไว้ในสำนักงานหรือคลังสินค้า ผู้คนจำนวนมากยังใช้ประโยชน์จากบริษัทจัดเก็บข้อมูลบุคคลที่สามในการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งจะเพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและเรียกเอกสาร การจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษในสถานที่เป็นการใช้พื้นที่ เงิน และการดูแลรักษาและจัดระเบียบที่ไม่ดี […]

ระบบเก็บข้อมูลอัตโนมัติ คิดว่า OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) เป็นเครื่องขูดข้อมูล มันอ่านเอกสารของคุณสำหรับคุณ ระบบบันทึกข้อมูลอัตโนมัติจะอ่านเนื้อหาในเอกสารและป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลหรือระบบที่เก็บเอกสาร การจับภาพอัตโนมัติจะอ่านเอกสารต่างๆ รวมทั้ง TIFF, JPG และ PDF เกือบทุกเอกสารที่คุณอ่านก็สามารถอ่านได้เช่นกัน การดักจับอัตโนมัติจะดึงข้อมูล จัดประเภทเอกสาร และตรวจสอบกับระบบที่คุณกำหนดเอง นึกภาพข้อดีที่อาจนำมาสู่องค์กรของคุณเมื่อดำเนินการกับเอกสารประเภทต่อไปนี้: ใบแจ้งหนี้/ใบสั่งซื้อ/สลิปบรรจุภัณฑ์ ข้อตกลง แบบสอบถาม เรียกร้อง สัญญา การบันทึกอัตโนมัติของ OCR สามารถอ่านตัวเลข ชื่อ ผู้ขาย ตำแหน่ง แผนก และข้อมูลติดต่อ และกำหนดเส้นทางไปยังระบบการจัดการเอกสาร , ERP, CRM, ระบบบัญชี หรือฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณ ระบบบันทึกข้อมูลอัตโนมัติตามเทมเพลต การจับภาพตามเทมเพลตเคยเป็นมาตรฐาน และยังคงเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับหลายองค์กร ด้วยการจับภาพตามเทมเพลต คุณสามารถตั้งโปรแกรมแม่แบบล่วงหน้าเพื่อให้ระบบของคุณรู้ว่าจะหาข้อมูลจากที่ใด สิ่งนี้จะต้องเป็นเอกสารเฉพาะ คุณต้องเลือกพื้นที่เฉพาะของเอกสาร เช่น ลดลง 15 พิกเซล ไปทางขวา 10 พิกเซลสร้าง กล่องและบอกระบบว่าหมายเลขภายในกล่องนั้นเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้ การบันทึกตามเทมเพลตจะอ่านข้อมูลและดึงข้อมูลออกจากหน้าโดยอิงตามช่องต่างๆ หากผู้ขายเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ […]

ระบบบัญชี e-Office กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้โรงเรียนเก่า (AP)? เหตุใดทีม AP ของคุณจึงต้องทนกับความไร้ประสิทธิภาพเหล่านี้ ในเมื่อเทคโนโลยีมีอยู่เพื่อทำให้การอนุมัติ การแจ้งเตือน และพื้นที่จัดเก็บเป็นไปโดยอัตโนมัติ ระบุปัญหาคอขวดและมองเห็นสิ่งที่คุณขาดหายไป ด้วยระบบอัตโนมัติของ AP กระบวนการของคุณก็ง่ายขึ้นมาก AP Automation แปดวิธีสร้างความแตกต่างให้กับทั้งองค์กรของคุณ องค์กรทุกขนาดและทุกอุตสาหกรรมต่างพยายามลดต้นทุนการดำเนินงานและปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง กระบวนการทางธุรกิจที่ใช้กระดาษมาก เช่นการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของบัญชีเจ้าหนี้ (AP)เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ในองค์กรส่วนใหญ่ กระบวนการ AP ยังคงเป็นแบบแมนนวล ซึ่งอาจสร้างภาระให้กับองค์กรในแง่ของการมองเห็นที่จำกัดในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ กระบวนการกระทบยอดที่มีค่าใช้จ่ายสูง การสูญเสียส่วนลดการจ่ายก่อนกำหนด กระแสเงินสดที่ลดลง และความสัมพันธ์กับผู้ขายที่แย่ลง การใช้ระบบอัตโนมัติของ AP กับระบบการจัดการเอกสารองค์กรจะได้รับประโยชน์ดังต่อไปนี้: 1. ลดเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้และรับประกัน 100% ของส่วนลดการชำระก่อนกำหนด สองสัปดาห์นานเกินไปในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ ระหว่างเวลาที่ได้รับใบกำกับสินค้า ส่งไปยังผู้อนุมัติและส่งคืนแผนกการเงินเพื่อตัดเช็ค ผ่านไป 14 วัน เมื่อส่วนลดการชำระก่อนกำหนดสำหรับใบแจ้งหนี้เป็นสุทธิ 10 วัน คุณจะพลาดส่วนลดเนื่องจากกระบวนการด้วยตนเองที่ล้าสมัย ในใบแจ้งหนี้มูลค่า 100,000 ดอลลาร์ พร้อมส่วนลดการชำระล่วงหน้า 3% นั่นคือ 3,000 ดอลลาร์ที่คุณสูญเสีย […]

ระบบสำนักงาน การระบาดใหญ่ของโควิดทำให้ธุรกิจจำนวนมากมี “ความปกติใหม่” เนื่องจากพนักงานยังคงทำงานจากทางไกล หรือใช้เวลาในสำนักงานในระยะเวลาจำกัด การเปลี่ยนแปลงนี้ทำให้ยากและเป็นไปไม่ได้ที่จะแบ่งปันเอกสารกับเพื่อนร่วมงาน ความจำเป็นในการย้ายแนวทางปฏิบัติแบบแอนะล็อกไปสู่ดิจิทัลนั้นสูงเป็นประวัติการณ์…ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจ เราไม่สามารถเพิกเฉยต่อข้อเท็จจริงที่ว่าข้อมูลจะต้องมีการจัดเก็บ รักษาความปลอดภัย และสามารถเรียกค้นคืนมาได้ ลองนึกถึงกระบวนการทั้งหมดที่องค์กรของคุณต้องใช้ในการทำเอกสาร และพื้นที่ตู้ทั้งหมดที่เต็มไปด้วยไฟล์กระดาษในสำนักงานของคุณ ซึ่งแทบไม่มีใครสามารถเข้าถึงได้ แฟกซ์ ใบแจ้งหนี้ อีเมล แบบฟอร์มการจ้างใหม่ สัญญาลูกค้า. แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ งบ. รายงาน กระบวนการเหล่านี้ยังคงต้องเกิดขึ้น แต่วิธีการเดิมที่ส่งเอกสารจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งต้องมีการเปลี่ยนแปลง เราได้จัดเตรียมขั้นตอนง่ายๆ สองสามขั้นตอนเพื่อเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงธุรกิจดิจิทัลของคุณ ———————————— โพสต์ต้นฉบับ (ก่อนเกิดโรคระบาด) ธันวาคม 2017: ไม่มีใครอยากทำงานในสำนักงานที่ไม่เป็นระเบียบ ลองนึกถึงครั้งสุดท้ายที่คุณต้องขุดค้นเพื่อหาแบบฟอร์ม อีเมล หรือบันทึกย่อ ความยุ่งเหยิงอาจทำให้ผลิตภาพหยุดชะงัก หยุดการสื่อสาร เพิ่มค่าใช้จ่ายและชะลอการเติบโตของคุณ การจัดการความต้องการกระดาษที่เพิ่มขึ้นเป็นเพียงความท้าทายเดียวที่ธุรกิจกำลังเติบโต เพื่อให้ทัน จำเป็นต้องปรับขนาดกระบวนการทางธุรกิจและการดำเนินงานให้เหมาะสมกับความต้องการใหม่ คุณได้พิจารณาเปลี่ยนองค์กรของคุณให้เป็นรูปแบบธุรกิจดิจิทัลหรือไม่? แทนที่จะจัดการกับตู้เก็บเอกสารที่เต็มเกินไปหรือมีปัญหากับเอกสารที่จัดวางผิด มีวิธีที่ดีกว่าในการจัดการความต้องการในการจัดเก็บกระดาษของคุณ 4 ขั้นตอนในการเริ่มต้นเปลี่ยนจากกระดาษเป็นดิจิทัล: 1. จัดให้มีการอภิปรายภายใน ทุกแผนกในองค์กรของคุณควรมีโอกาสให้รายละเอียดเกี่ยวกับปัญหาเอกสารและกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องทำด้วยตนเอง วิธีนี้จะช่วยให้คุณค้นพบข้อกังวลที่อาจไม่ได้กล่าวถึง จากนั้นคุณสามารถรวบรวมรายการและประเมินว่ากระบวนการใดพบกับการแทรกแซงโดยเจ้าหน้าที่มากที่สุด ตัวอย่างของการแทรกแซงด้วยตนเอง ได้แก่การป้อนข้อมูลเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง (การเดินเอกสารจากโต๊ะหนึ่งไปยังอีกโต๊ะหนึ่ง) หรือการสแกนเอกสารหลายครั้ง จุดปวดเหล่านี้ทั้งหมดเป็นอาการของสำนักงานที่เต็มไปด้วยกระดาษ […]

ระบบบริการสแกนเอกสาร พื้นที่จัดเก็บเต็มไปด้วยกล่องเอกสารที่คุณต้องบันทึกไว้สำหรับเหตุผลด้านกฎระเบียบหรือการสนับสนุนลูกค้า ตู้เก็บเอกสารกำลังระเบิด และพนักงานในสำนักงานของคุณต้องการพื้นที่เพิ่ม เราเข้าใจแล้ว คุณมีเอกสารที่ต้องสแกน แต่ไม่มีเวลา ทรัพยากร หรือความเชี่ยวชาญทำด้วยตัวเอง เพื่อตอบสนองความต้องการนี้ คุณได้รับมอบหมายให้ค้นหาตัวเลือกในท้องถิ่นที่พร้อมใช้งานเพื่อจ้างงานภายนอก คุณสามารถไว้วางใจใครในการสแกนเอกสารที่เป็นความลับของคุณ? มีบริษัทต่างๆ คอยช่วยเหลือ แต่คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าใครคือบริษัทสแกนเอกสารที่ดีที่สุดที่เหมาะกับคุณ เลือกบริการสแกนเอกสารจำนวนมากที่เหมาะสม ในปัจจุบัน องค์กรจำนวนมากกำลังมองหาวิธีที่มีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ และคุ้มค่าในการเปลี่ยนเอกสารที่เป็นกระดาษให้เป็นรูปแบบดิจิทัลเพื่อการจัดเก็บที่ปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนด และง่ายต่อการดึงข้อมูล ไม่ว่าคุณจะมีเอกสารที่ต้องสแกน 200 หรือ 700,000 เอกสาร คุณต้องการทำงานร่วมกับพันธมิตรที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการในการสแกนจำนวนมากของคุณ ไม่ว่าคุณจะเป็นสำนักงานกฎหมาย โรงพยาบาล คลินิก โรงเรียน สถาบันการเงิน หรือองค์กรใดๆ ที่มีทรัพยากรบุคคล แผนก กฎหมายหรือบัญชีเจ้าหนี้ คุณควรมองหาอะไรเพื่อเลือกบริการสแกนเอกสารที่ปลอดภัยที่สุด ความปลอดภัยของเอกสาร ความปลอดภัยของเอกสารของคุณมีความสำคัญสูงสุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถไว้วางใจผู้ที่สแกนเอกสารของคุณได้ นี่อาจหมายถึงการเยี่ยมชมสถานที่ที่พวกเขาจะถูกสแกนหรือถามเกี่ยวกับมาตรการที่องค์กรใช้ในการรักษาเอกสารของคุณให้ปลอดภัย คุณควรประทับใจกับการรักษาความปลอดภัยทางกายภาพของสถานที่ของพวกเขา คุณสมบัติเด่นที่ควรมองหา ได้แก่ กระบวนการทำงานดิจิทัล กล้องรักษาความปลอดภัย และระบบควบคุมการเข้า ออกที่เชื่อถือ ได้ คุณภาพการสแกน ลูกค้าแต่ละรายมีความต้องการที่แตกต่างกันสำหรับการตรวจสอบคุณภาพเอกสารที่สแกน ไม่ว่าจะหมายความว่าคุณจำเป็นต้องตรวจสอบทุกหน้า (ซึ่งต้องใช้เวลาพิเศษและต้องใช้เงินในการดำเนินการ) หรือไฟล์เดียวจากทุกๆ 100 […]

ระบบ HRM หลายองค์กรต้องเผชิญกับการจ้างพนักงานใหม่บ่อยครั้ง ซึ่งอาจนำไปสู่การจัดการเอกสารในปริมาณมาก เคยสงสัยหรือไม่ว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ของคุณทำทุกอย่างได้อย่างไร? ยกระดับแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารเหล่านี้ องค์กรที่กำลังเติบโตต้องเผชิญกับการจ้างงานพนักงานใหม่จำนวนมาก สถานที่ทำงานหลายแห่งยังเห็นคนงานมาและไปตามฤดูกาล อุตสาหกรรมการก่อสร้างมองว่าการจ้างงานช่วงฤดูร้อนพุ่งสูงขึ้น อุตสาหกรรมค้าปลีกเห็นอัตราการจ้างงานที่สูงในช่วงเทศกาลวันหยุด องค์กรที่มีการหมุนเวียนพนักงานสูงต้องเก็บบันทึกพนักงานทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ที่ทำงานของคุณจ้างสมาชิกในทีม HR เต็มเวลากี่คน? สำนักกิจการแห่งชาติกล่าวในรายงานเกณฑ์มาตรฐาน HR ปี 2564 ว่าองค์กรมีพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลเฉลี่ย 1.4 คนต่อพนักงาน 100 คนซึ่งถือว่าสูงเป็นประวัติการณ์ ทีม HR ทำงานน้อยกว่านี้ทำทุกอย่างได้อย่างไร หลายคนเริ่มแปลงงานที่ใช้กระดาษเป็นดิจิทัลให้เป็นระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติ ด้านล่างนี้ เราได้ให้ประโยชน์บางประการที่ระบบการจัดการเอกสารสามารถนำไปใช้กับแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณ ลดความซับซ้อนของแบบฟอร์มทรัพยากรบุคคล: ป้อนข้อมูลเพียงครั้งเดียว แผนกทรัพยากรบุคคลทุกแห่งมีกระบวนการจ้างงานของตนเอง ด้วยการจัดการเอกสาร คุณสามารถปรับแต่งการใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้ เมื่อผู้สมัครใหม่สมัครงาน พวกเขาจะป้อนข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับตนเอง ซึ่งรวมถึงชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และอื่นๆ ระบบการจัดการเอกสารจัดเก็บข้อมูลนี้และย้ายข้อมูลไปทั่วทั้งองค์กรของคุณ เมื่อได้รับใบสมัครแล้ว ระบบการจัดการเอกสารจะสามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการการจ้างงาน แจ้งใบสมัครใหม่และให้ทางเลือกในการตรวจสอบได้ พวกเขาสามารถคลิกปุ่มเพื่อระบุว่าต้องการสัมภาษณ์ผู้สมัครหรือไม่ วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ HR ต้องถามผู้คนว่าพวกเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับแอปพลิเคชัน และพวกเขาต้องการก้าวไปข้างหน้าหรือไม่ การสื่อสารข้อมูลนั้นทำได้เพียงคลิกปุ่ม ระบบการจัดการเอกสารสามารถทำให้การไหลของข้อมูลจากแอปพลิเคชันของพนักงานไปยังเอกสารการเตรียมความพร้อมและอื่น ๆ […]

เคล็ดลับป้องกันกระดาษติด คำถามที่พบบ่อย ช่างเทคนิคของเรา “ทำไมเครื่องถ่ายเอกสาร/เครื่องพิมพ์ของฉันถึงติดขัดอยู่เรื่อย? เราจะทำอย่างไรเพื่อป้องกันเครื่องพิมพ์ติด?’ องค์กรพึ่งพาเครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องพิมพ์ เพื่อประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวัน เมื่อเครื่องเสีย อาจส่งผลเสียต่อเวิร์กโฟลว์ ธุรกิจของคุณสามารถซื้อเครื่องถ่ายเอกสารที่ “ใช้งานไม่ได้” ได้นานแค่ไหน? นาที ชั่วโมง วัน? กระดาษติดไม่เพียงแต่สร้างความรำคาญและยุ่งยาก แต่ยังมีค่าใช้จ่ายสูง พวกเขาเสียเวลาและทรัพยากรไปพร้อมกับส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของสำนักงาน การป้องกันเป็นสิ่งสำคัญ ที่นี่ คุณจะได้เรียนรู้วิธีที่ง่ายที่สุดและมีประสิทธิภาพ ที่สุดในการหลีกเลี่ยงปัญหากระดาษติดที่ธรรมดาเกินไป ยิ่งคุณทำตามขั้นตอนในการป้องกันมากขึ้นเท่าไร เครื่องของคุณก็จะยิ่งมีความน่าเชื่อถือมากขึ้นเท่านั้นในภายหลัง เคล็ดลับในการป้องกันกระดาษติด #1: ดูแลกระดาษของคุณให้ดี! การจัดการกระดาษอย่างเหมาะสมสามารถสร้างโลกแห่งความแตกต่างให้กับประสิทธิภาพ ของเครื่องถ่ายเอกสารของคุณได้ หากเครื่องของคุณแจ้งว่าสามารถบรรจุกระดาษได้ถึง 2,000 แผ่น ไม่ได้หมายความว่าเครื่องจะบรรจุได้ 2,000 แผ่น ถาดกระดาษที่บรรจุมากเกินไป จะทำให้กระดาษติดกัน เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น ลูกกลิ้งจะดึงกระดาษมากกว่าหนึ่งแผ่นในแต่ละครั้ง ซึ่งจะสร้างความเสียหายให้กับเครื่องของคุณ คุณจะจบลงด้วยกระดาษติด อยู่ในหลายพื้นที่ภายในเครื่องถ่ายเอกสาร ซึ่งอาจใช้เวลาในการแก้ไขปัญหา หากคุณมีเครื่องถ่ายเอกสารที่ทำงานด้วยความจุสูงสุดอย่างสม่ำเสมอ อาจถึงเวลาที่จะต้องพิจารณาลงทุนในเครื่องขนาดใหญ่ขึ้น การใช้น้ำหนักกระดาษที่ถูกต้องจะทำให้ประสิทธิภาพ การทำงานแตกต่างกัน ตรวจสอบคู่มืออุปกรณ์เสมอ ว่าน้ำหนักใดที่เครื่องของคุณยอมรับได้ หากคุณพยายามใช้กระดาษที่หนักกว่าข้อกำหนดสูงสุดของเครื่องถ่ายเอกสาร กระดาษจะติดอยู่ อย่าลืมเปลี่ยนการตั้งค่ากระดาษเพื่อช่วยให้เครื่องปรับให้เข้ากับส่วนต่างของน้ำหนักได้เช่นกัน และไม่เคยผสมน้ำหนักในถาดกระดาษ หากคุณรีบเร่งที่จะทำสำเนาสองสามชุดบนการ์ดและไม่ต้องการจัดการกับถาดกระดาษ ให้ใช้ตัวเลือกบายพาส […]

ระบบจัดการเอกสารที่ดี คลาวด์คอมพิวติ้งได้รับความนิยมอย่างมาก เนื่องจากธุรกิจจำนวนมากต่างอยู่ห่างไกลจากโลกหลังเกิดโรคระบาด ระบบคลาวด์เหมาะสมกับความต้องการในการจัดการเอกสารของคุณหรือไม่ หรือโซลูชันภายในองค์กรจะเหมาะกับองค์กรของคุณมากกว่า มีหลายปัจจัยที่คุณต้องพิจารณา การจัดการเอกสารเป็นคำศัพท์สำหรับการจัดเก็บไฟล์แบบดิจิทัล แทนที่จะเป็นบนกระดาษ สิ่งนี้สามารถเปิดสถานที่ทำงานของคุณสู่เวิร์กโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจและการปรับปรุงระบบอัตโนมัติ โซลูชันบนคลาวด์ไม่มีอะไรมากไปกว่าเซิร์ฟเวอร์ที่โฮสต์แอปพลิเคชันในศูนย์ข้อมูลนอกไซต์จากตำแหน่งทางกายภาพของคุณ ด้วยการจัดการเอกสารบนคลาวด์ คุณจะจัดเก็บและเรียกเอกสารดิจิทัลภายนอกองค์กรของคุณ แม้ว่าวิธีนี้จะเหมาะสมสำหรับบางองค์กร แต่หลายๆ องค์กรก็ชอบเก็บเอกสารไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของตนเอง คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าตัวเลือกใดดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณโดยทำความเข้าใจฟังก์ชันการทำงานของตัวเลือกเหล่านี้และความต้องการเฉพาะของคุณ การทำงาน ผู้คนชื่นชอบเทคโนโลยีที่ใช้ระบบคลาวด์ แต่หลายคนตระหนักดีว่าความต้องการกระบวนการทางธุรกิจของพวกเขามีมากกว่าที่ระบบคลาวด์จะรับมือได้ การจัดการเอกสารแบบ Cloud-based และ on-premise ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน การจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์จะดีที่สุดหากคุณต้องการพื้นที่จัดเก็บและการดึงเอกสารพื้นฐาน รวมถึงการกู้คืนจากความเสียหาย คลาวด์ยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ผู้ใช้ไม่ได้เชื่อมต่อกับเครือข่ายของคุณตลอดเวลา แต่จะดึงหรืออัปโหลดเอกสารผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปพลิเคชันบนเว็บแทน การจัดการเอกสารในองค์กรยังมีประโยชน์สำหรับการจัดเก็บและดึงเอกสาร แต่เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการฟังก์ชันเพิ่มเติมที่มาพร้อมกับเวิร์กโฟลว์ ระบบอัตโนมัติ และแบบ ฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ค่าใช้จ่าย ระบบคลาวด์เป็นแบบสมัครสมาชิก ดังนั้นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอาจมีขนาดเล็กหรือใหญ่เท่าที่คุณต้องการ คุณจ่ายในสิ่งที่คุณต้องการโดยไม่มีค่าใช้จ่ายของระบบในองค์กร แน่นอนว่าราคาจะเพิ่มขึ้นตามขนาดพื้นที่จัดเก็บ ภายในองค์กรสามารถประหยัดต้นทุนได้หากคุณมีความต้องการพื้นที่จัดเก็บขนาดใหญ่ โดยสมมติว่าคุณสามารถใช้พื้นที่จัดเก็บที่คุณมีอยู่แล้วได้ สิ่งนี้มาพร้อมกับต้นทุนค่าโสหุ้ยในการบำรุงรักษาระบบของคุณเอง (ดูหัวข้อถัดไปในการบำรุงรักษา) สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการเติบโต การเริ่มต้นด้วยการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์และโยกย้ายไปยังภายในองค์กรอาจช่วยได้เมื่อความต้องการของคุณมีความซับซ้อนมากขึ้น ระบบการจัดการเอกสารจำนวนมากมีตัวเลือกคลาวด์และแบบภายในองค์กร ดังนั้นการย้ายโซลูชันของคุณภายในกลุ่มผลิตภัณฑ์เดียวกันอาจทำให้ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งน่าสนใจยิ่งขึ้นในบางจุด การซ่อมบำรุง ด้วยโซลูชันภายในองค์กร คุณมีค่าใช้จ่ายและค่าบำรุงรักษาระบบต่อเนื่องที่ต้องพิจารณา ซึ่งหมายความว่าไม่เพียงแต่รักษาโครงสร้างพื้นฐานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพื้นที่ทางกายภาพและพนักงานที่คุณต้องการด้วย ด้วยการจัดการเอกสารบนคลาวด์ คุณไม่จำเป็นต้องดูแลเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง แต่คุณต้องพิจารณาถึงความต้องการแบนด์วิธด้วย การผลักข้อมูลไปและดึงข้อมูลจากคลาวด์นั้นมีค่าใช้จ่าย […]

แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ คุณรักพวกเขาหรือคุณเกลียดพวกเขา ไม่ว่าพวกเขาจะเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตและความชั่วร้ายที่จำเป็นเมื่อทำธุรกิจ หลายองค์กรกำลังค้นหาวิธีที่ดีกว่าในการจัดการกับกระบวนการแบบฟอร์มของตน และหันมาใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เพื่อหาคำตอบ นี่คือสิ่งที่ควรพิจารณา ทำไมคุณควรตัดแบบฟอร์มกระดาษ? มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการ ขับเคลื่อน สู่เนื้อหาดิจิทัล แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้เป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการเอกสารเพื่อประหยัดเวลา ความเรียบง่าย ระบบอัตโนมัติ และการรวมเข้ากับสำนักงานที่ไม่ต้องใช้กระดาษ การใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์โดยทั่วไป ได้แก่ : การเตรียมความพร้อมด้านทรัพยากรบุคคลและแบบฟอร์ม HR อื่นๆ (I-9, W-2 เป็นต้น) รายงานค่าใช้จ่าย สินเชื่อที่อยู่อาศัยและสินเชื่อ การลงทะเบียนผู้ป่วย/ลูกค้า – การปฏิบัติตาม HIPAA ใบสั่งซื้อ ใบสั่งขาย แบบสอบถาม แบบฟอร์มคำติชม การลงทะเบียนนักศึกษา ใบส่งของ/ใบส่งของ หากที่ทำงานของคุณพยายามหาวิธีจัดการกับแบบฟอร์มกระดาษ ให้ดูว่าองค์กรอื่นๆ ใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์อย่างไร: แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการสมัคร การขึ้นเครื่อง และการเก็บรักษาบันทึก HR แบบฟอร์มต้องปรับเปลี่ยนได้ ผู้ใช้กำลังดูบนเดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่หรือไม่ ความต้องการความคล่องตัวจะเพิ่มขึ้นเมื่อคนรุ่นใหม่เข้ามาทำงาน แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ HR พวกเขาให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถวางแบบฟอร์มใบสมัครที่หันหน้าไปทางด้านนอกบนเว็บไซต์ของพวกเขา เมื่อการสมัครเสร็จสมบูรณ์ ข้อมูลผู้สมัครจะไหลเข้าสู่ระบบการจัดการเอกสาร จากนั้น เวิร์กโฟลว์จะส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการการจ้างงานพร้อมข้อมูลของผู้สมัคร ถัดไป ผู้จัดการการจ้างงานตรวจสอบใบสมัครและพูดว่า “ใช่” […]