ระบบยื่นเอกสารแบบดิจิทัล ระบบการยื่นแบบดิจิทัลคืออะไร? ระบบการจัด เก็บดิจิทัลบางครั้งเรียกว่าระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลเป็นวิธีการสร้าง จัดเก็บ จัดระเบียบ และแบ่งปันไฟล์และเอกสารดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสม
โดยหลักแล้วมีจุดประสงค์เพื่อแปลงระบบไฟล์แบบเดิมของคุณ เช่น ตู้เก็บเอกสารทั่วไปและกองโฟลเดอร์ที่ทิ้งขยะในสำนักงานของคุณ ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่ทำให้การจัดเก็บและเรียกเอกสารง่ายขึ้นมาก
ระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นเอกสารดิจิทัลได้ ด้วยเหตุนี้บางครั้งจึงเรียกว่า ระบบการ จัดเก็บแบบไร้กระดาษ
ตัวอย่างเช่น การสแกนและจัดเก็บงานที่มอบหมายของโรงเรียนในโฟลเดอร์บนเดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์ของคุณจะสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เบื้องต้น
ระบบการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลใช้พื้นที่ฮาร์ดไดรฟ์หรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เพื่อจัดเก็บและจัดระเบียบไฟล์ธุรกิจประเภทต่างๆ เพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย
อาจเป็นซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ โปรแกรมบนเว็บ หรือระบบไฟล์และโฟลเดอร์อย่างง่ายบนเดสก์ท็อปของคอมพิวเตอร์
คุณยังสามารถใช้ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลบนอุปกรณ์หลายเครื่องได้ ตั้งแต่คอมพิวเตอร์ในเครื่อง อินเทอร์เน็ตเบราว์เซอร์ ไปจนถึงอุปกรณ์พกพา
ระบบการจัดเก็บเอกสารแบบไร้กระดาษแบบข้ามแพลตฟอร์ม ในองค์กร ทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลกลางที่จัดเก็บไฟล์และเอกสารในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาโดยใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ปลอดภัย
แต่ระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณได้อย่างไร มาดูกัน.
ข้อดีของการใช้ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
มีประโยชน์มากมายในการใช้เครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และการรู้จักเครื่องมือเหล่านี้เป็นขั้นตอนแรกในการเลือกระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลที่เหมาะสม
ข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดของการนำระบบการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลไปใช้ ได้แก่:
-
การจัดเก็บทางกายภาพน้อยลง
รายงานฉบับหนึ่งพบว่าการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพใช้พื้นที่ประมาณ 15% ของพื้นที่สำนักงานทั้งหมด
และในสหรัฐอเมริกาพื้นที่สำนักงานโดยเฉลี่ยอยู่ที่ $285 ต่อตารางฟุต
นั่นหมายความว่าคุณจะต้องจัดสรรงบประมาณจำนวนมากสำหรับการจัดเก็บเอกสารเพียงอย่างเดียว
การใช้ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลสำหรับสำนักงานทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้ตู้เก็บเอกสาร กล่องเก็บของ ถังขยะ และโต๊ะทำงานขนาดใหญ่ที่มีราคาแพง ซึ่งช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างทางกายภาพเพื่อให้คุณสามารถใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์ที่สำคัญอื่นๆ
-
การรักษาความปลอดภัยแน่นหนา
ผลการศึกษาพบว่ากว่า 64% ของบริษัทมีไฟล์ละเอียดอ่อนกว่า 1,000 ไฟล์ที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้
เป็นปัญหาใหญ่เนื่องจากปัญหาด้านความปลอดภัยอาจทำให้เกิดการละเมิดข้อมูลและภัยคุกคามทางไซเบอร์อื่นๆ ต่อองค์กร
ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำให้คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงเอกสารสำคัญได้ตามความจำเป็น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณตรวจสอบได้ว่าใครดูหรือแก้ไขเอกสารและเมื่อใด
-
ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
ทุกธุรกิจและทุกอุตสาหกรรมมีข้อกำหนดในการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่แตกต่างกัน และการปฏิบัติตามข้อกำหนดนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไปเมื่อใช้ระบบแบบกระดาษ
จากการสำรวจเมื่อเร็ว ๆ นี้ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพมากกว่า 56% ไม่ปฏิบัติตาม HIPAA
การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดดังกล่าวอาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมาย ค่าปรับจำนวนมาก ใบอนุญาตถูกเพิกถอน และในบางกรณี ความรับผิดทางอาญา
ระบบการจัดเก็บเอกสารแบบไร้กระดาษช่วยรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลกลางและของรัฐ โดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น หลักฐานการตรวจสอบที่สมบูรณ์ แบบฟอร์มมาตรฐาน รายการตรวจสอบ และองค์กรอัตโนมัติ
-
เรียกไฟล์ได้ง่ายขึ้น
พนักงานทั่วไปใช้เวลาประมาณ 30% ถึง 40% ของเวลาเพื่อค้นหาหรือดึงข้อมูลที่เก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร
ระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้การดึงเอกสารง่ายขึ้นด้วยการทำดัชนี เมตาดาต้า และแท็ก การค้นหาคำสำคัญอย่างง่ายช่วยให้คุณได้รับเอกสารที่จำเป็นในทันที
-
ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์
ผลการ ศึกษาล่าสุดของ Nintex พบว่า 49% ของพนักงานประสบปัญหาในการค้นหาเอกสาร 43% ประสบปัญหาในการแชร์เอกสาร 33% มีปัญหาในการกำหนดเวอร์ชันเอกสาร และ 43% พบปัญหาในการขออนุมัติเอกสารล่าช้า นั่นเป็นจำนวนมากของความไร้ประสิทธิภาพ
ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดด้วยไฟล์ที่อยู่ในที่เก็บที่รวมศูนย์ที่ใช้งานง่าย
ไม่เพียงแต่คุณสามารถค้นหาและแบ่งปันเอกสารได้อย่างง่ายดายเท่านั้น แต่คุณยังสามารถกำหนดว่าเอกสารล่าสุดนั้นเป็นอย่างไรได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย
-
ความร่วมมือที่ดีขึ้น
การ ศึกษา HBRโดยละเอียด ของ 95 ทีมในบริษัทชั้นนำ 25 แห่ง พบว่า 75% ของทีมข้ามสายงานมีความผิดปกติ การขาดความร่วมมืออาจถูกตำหนิ
ด้วยระบบการจัดเก็บเอกสารดิจิทัล พนักงานจากแผนกต่างๆ สามารถทำงานร่วมกันในเอกสารต่างๆ ได้โดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย ทั้งภายในองค์กรและภายนอกกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
-
การสำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติที่ดีขึ้น
การจัดเก็บไฟล์และเอกสารในรูปแบบทางกายภาพนั้นมีราคาแพงและมีความเสี่ยง คุณอาจสูญเสียข้อมูลอันมีค่าที่มีอายุหลายปีได้ทุกเมื่อเนื่องจากภัยธรรมชาติ เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม หรือแผ่นดินไหว
จากรายงานของ FEMA ระบุว่า 40% ของธุรกิจจะไม่เปิดอีกครั้งหลังเกิดภัยพิบัติ เหตุผล? เป็นไปไม่ได้ที่จะกู้คืนไฟล์สำคัญหลังเกิดภัยพิบัติ
ด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น การจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ การเก็บถาวรแบบดิจิทัล การแปลงเป็นดิจิทัล การสำรองข้อมูล ฯลฯ ระบบการจัดเก็บแบบดิจิทัลจะปกป้องเอกสารของคุณจากเหตุการณ์ที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน
-
ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น
ประสิทธิภาพการทำงานอาจถูกลดทอนลงได้เมื่อมีการแชร์ไฟล์ผ่านอีเมลหรือสำเนากระดาษ และหากเอกสารต้องมีการแก้ไขจากหลายบุคคล อาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงอย่างมาก
ระบบ การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของทีมด้วยการเรียกเอกสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ทีมสามารถแก้ไขแบบเรียลไทม์ ซึ่งนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น
-
การควบคุมเวอร์ชันที่ดีขึ้น
โปรดจำไว้ว่า จากการสำรวจของ Nintex พนักงาน 33% ประสบปัญหากับการควบคุมเวอร์ชัน ไม่ต้องสงสัยเลยว่าสิ่งนี้สามารถสร้างความสับสนและความระส่ำระสายได้มากมาย
ในกรณีที่ต้องรักษาเวอร์ชันเอกสารต่างๆ ระบบการจัดเก็บแบบไร้กระดาษถือเป็นพร ระบบยื่นเอกสารแบบดิจิทัล
โดยจะบันทึกเอกสารทุกเวอร์ชันและให้คุณเข้าถึงเวอร์ชันใดเวอร์ชันหนึ่งได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและความพยายามอย่างมาก
-
ลดต้นทุน
เมื่อใช้เป็นรูปแบบหลักสำหรับการกระจายข้อมูล เอกสารพิสูจน์ได้ว่ามีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับธุรกิจ
เนื่องจากต้นทุนกระดาษพุ่งสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง ค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจก็เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องเช่นกัน
วิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุดวิธีหนึ่งในการลดต้นทุนเหล่านี้คือการเลิกพึ่งพากระดาษ
ด้วยการขจัดความจำเป็นในการใช้กระดาษระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดต้นทุนค่าโสหุ้ยลง 30% ถึง 40% ซึ่งช่วยขับเคลื่อนผลกำไรและการเติบโต
-
บูรณาการกับระบบอื่นๆ ได้ง่ายขึ้น
บริษัทต่างๆ ใช้แอพหรือเครื่องมือที่ไม่ซ้ำกันประมาณ 137 รายการ เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง
ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลที่ดี จะ ทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ ได้อย่างลงตัว ทำให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจจะทำงานได้อย่างราบรื่น
คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการซิงโครไนซ์และการตรวจสอบข้อมูล ซอฟต์แวร์ DMS จะดูแลทุกอย่าง
-
ความได้เปรียบในการแข่งขันเหนือธุรกิจอื่นๆ
ผลการ ศึกษาของ IBM และ Oxford พบว่า 90% ของสตาร์ทอัพล้มเหลวภายใน 5 ปีแรกของการก่อตั้ง
ในการแข่งขันระดับโลกในยุคปัจจุบัน เงิน คุณภาพ ผลผลิต และความสม่ำเสมอเป็นตัวชี้วัดที่ธุรกิจสามารถรับประกันความสำเร็จได้
ระบบการจัด เก็บเอกสารดิจิทัลช่วยให้คุณแข่งขันกับบริษัทที่ดีที่สุดในโลกที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน
นอกเหนือจากประโยชน์ที่กล่าวข้างต้นแล้วระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลยังทำให้สำนักงานของคุณเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมด้วยการลดความต้องการกระดาษ
คุณประหยัดกระดาษได้หลายพันใบและด้วยเหตุนี้ต้นไม้จำนวนมากจึงส่งผลดีต่อสิ่งแวดล้อม
ด้วย DMS คุณประหยัดต้นไม้ได้มากกว่า 3 ล้านล้านต้นทุกปี สำนักงานสีเขียวเป็นสถานที่ทำงานสำหรับคนรุ่นอนาคต
คุณสมบัติที่สำคัญที่สุดที่ควรมองหาในระบบการยื่นแบบดิจิทัล
ระบบการจัดเก็บแบบดิจิทัลอาจมีคุณลักษณะที่แตกต่างกันมากมาย แต่ต้องมีความสามารถในการจับและเรียกข้อมูลตั้งแต่แรก มาดูรายละเอียดว่าคุณสมบัติหลักทั้งสองนี้ควรทำงานอย่างไร:
-
เก็บข้อมูลจากเอกสารที่สแกน
ระบบการจัดเก็บแบบไร้กระดาษที่ดีที่สุดคือระบบที่ให้คุณสแกนเอกสารดิจิทัลได้โดยตรง
ควรเพิ่มเป็นสองเท่าของซอฟต์แวร์สแกนเอกสารเพื่อปรับปรุงกระบวนการทั้งหมด มองหาคุณสมบัติเช่น:
- แยกเอกสารอัตโนมัติ
- การรู้จำอักขระด้วยแสงในตัว (OCR)
- การกำหนดเส้นทางอัตโนมัติ
- การตั้งชื่อไฟล์อัตโนมัติ
-
เก็บข้อมูลจากเอกสารที่พิมพ์
เมื่อเลือกระบบการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลที่ดีที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบอนุญาตให้คุณ “พิมพ์” เอกสารลงในระบบได้โดยตรง
โดยปกติจะทำผ่านเครื่องพิมพ์เสมือนที่จับภาพของเอกสารและจัดเก็บเป็น PDF ในระบบการจัดเก็บ
วิธีนี้ใช้ได้กับการเก็บถาวร แต่คุณจะไม่สามารถบันทึกเอกสารในรูปแบบดั้งเดิมได้ กล่าวคือ คุณจะไม่สามารถแก้ไขเอกสารที่จับได้
ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์มีวิธีในการจับภาพ บันทึก และแก้ไขสเปรดชีต Excel เอกสาร Word และรูปแบบอื่นๆ ในรูปแบบดั้งเดิม
-
บันทึกฟังก์ชัน
ระบบการจัดเก็บเอกสารแบบไร้กระดาษที่ดีที่สุดจะเชื่อมโยงกับฟังก์ชัน “บันทึก” และ “บันทึกเป็น” ของโปรแกรมอื่นๆ
ทำให้สามารถบันทึกเอกสารลงในระบบได้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องใช้ปลั๊กอินหรือส่วนเสริมใดๆ
ดังนั้นให้มองหาระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลที่ผสานรวมกับฟังก์ชัน “บันทึก” และ “บันทึกเป็น” อย่างแน่นหนา
เพื่อให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของคุณจับภาพทุกอย่าง
-
เรียกเอกสาร
เมื่อเลือกระบบการจัดเก็บแบบไร้กระดาษที่ดีที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบจัดเก็บไฟล์ของคุณไว้ในโฟลเดอร์ปกติ
สิ่งนี้จะทำให้คุณเข้าถึงและควบคุมไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณได้อย่างสมบูรณ์
นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบการจัดการเอกสารเผยแพร่ไฟล์จากฐานข้อมูลก่อนที่คุณจะแก้ไข แชร์ หรือใช้แพ็คเกจซอฟต์แวร์ปกติเพื่อทำงานกับมัน
เชื่อหรือไม่ ธุรกิจเป็นผู้บริโภคกระดาษรายใหญ่ที่สุด ซึ่งส่งผลกระทบอย่างมากต่อสิ่งแวดล้อม ป่าไม้ และทรัพยากรธรรมชาติอื่นๆ
ตามรายงานพนักงานทั่วไปใช้กระดาษถ่ายเอกสารมากกว่า 10,000 แผ่นในแต่ละปี นอกจากนี้ยังได้รับการพิสูจน์ว่าของเสียของธุรกิจมากกว่า 50%นั้นประกอบด้วยกระดาษ
วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งที่ธุรกิจจะเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมได้ก็คือการ เปลี่ยนมาใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร ดิจิทัลหรืออิเล็กทรอนิกส์
อ่านเพื่อเรียนรู้ว่ามันคืออะไรและมีประโยชน์ต่อองค์กรของคุณอย่างไร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
