มาตรฐาน ISO การจัดเก็บ เมื่อไม่นานมานี้ ตัวเลือกเดียวสำหรับธุรกิจและหน่วยงานของรัฐในการจัดเก็บเอกสารในระยะยาวในรูปแบบที่ทำซ้ำได้คือสื่อที่จับต้องได้ เช่น กระดาษ ไมโครฟิล์ม และไมโครฟิช อย่างไรก็ตาม การมาถึงของยุคดิจิทัลทำให้จำเป็นต้องมีโซลูชันใหม่ๆ ผู้ที่ต้องการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลที่รองรับอนาคตเป็นรายแรกๆ
จะใช้รูปแบบภาพยอดนิยม TIFF (Tagged Image File Format) เนื่องจากเป็นรูปแบบมาตรฐานสำหรับเครื่องแฟกซ์ (จำได้ไหม) และสแกนเนอร์ TIFF ยังคงใช้ในระบบการเก็บถาวรแบบดั้งเดิมหลายระบบ แต่มีข้อจำกัด:
- รูปแบบแรสเตอร์ TIFF ไม่มีข้อมูลที่เป็นข้อความ หมายความว่าไม่สามารถค้นหาไฟล์ด้วยเนื้อหาข้อความได้
- TIFF ที่มีภาพสีหรือหน้ากระดาษจะมีขนาดใหญ่ขึ้นอย่างมาก และการบีบอัดทุกอย่างอย่างมีประสิทธิภาพยกเว้นการวาดเส้นขาวดำเป็นเรื่องยาก
- ตรงกันข้ามกับความเชื่อที่แพร่หลาย TIFF ไม่ใช่มาตรฐาน ISO สิ่งต่างๆ เช่น การตั้งค่าความละเอียด สี และเมตาดาต้า ส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้ใช้แต่ละคน
การเปิดตัว PDF ในปี 1993 ทำให้รูปแบบดังกล่าวได้รับความนิยมอย่างรวดเร็ว ผู้ใช้และนักพัฒนาเริ่มตระหนักถึงศักยภาพในการเก็บถาวรในระยะยาว แม้ว่าจะมีช่องว่างสำหรับการปรับปรุง ดังนั้นในปี 2545 งานจึงเริ่มพัฒนารูปแบบไฟล์ที่สร้างขึ้นตามวัตถุประสงค์สำหรับการเก็บถาวรที่เป็นมาตรฐาน ความคิดริเริ่มนี้เกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญจากห้องสมุดและหอจดหมายเหตุ จากหน่วยงานบริหาร จากอุตสาหกรรม และจากระบบตุลาการ
มีการจัดตั้งคณะทำงานภายใน ISO (International Organization for Standardization) และ ISO เผยแพร่ PDF/A-1 ในวันที่ 1 ตุลาคม 2548 โดยเป็นรูปแบบไฟล์มาตรฐานแรกของโลกสำหรับการจัดเก็บระยะยาวแบบดิจิทัล ตั้งแต่นั้นมา มาตรฐานเพิ่มเติมอีกสามส่วนก็ได้รับการเผยแพร่: PDF/A-2 (ในปี 2011), PDF/A-3 (ในปี 2012) และ PDF/A-4 ได้รับการเผยแพร่ในปลายปี 2020
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง PDF/A-2 รองรับเอฟเฟกต์และเลเยอร์ความโปร่งใส การฝังฟอนต์ OpenType และลายเซ็นดิจิทัลตามมาตรฐาน PDF Advanced Electronic Signatures ( PAdES ) PDF/A-3 อนุญาตให้ฝังรูปแบบไฟล์ตามอำเภอใจภายในไฟล์ PDF/A ในขณะที่ PDF/A-4 เป็นไปตามข้อกำหนด PDF 2.0 และอนุญาตให้รักษาเนื้อหาที่ไม่คงที่ เช่น ช่องแบบฟอร์มและ JavaScript นอกจากนี้ยังเพิ่มภาระให้กับแอปพลิเคชันผู้ชมที่สอดคล้องกัน เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาดังกล่าวจะไม่ส่งผลกระทบต่อลักษณะภาพระหว่างการบริโภค
แม้ว่ารูปแบบ PDF จะไม่รับประกันความชัดเจนในระยะยาวหรือความเป็นอิสระอย่างสมบูรณ์จากซอฟต์แวร์ PDF/A ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสาร PDF ยังคงสามารถอ่านได้โดยไม่มีปัญหาในอีกหลายทศวรรษต่อมา เป็นชุดย่อยของมาตรฐาน PDF ซึ่งหมายความว่าฟังก์ชันต่างๆ ที่ไม่เป็นประโยชน์สำหรับการเก็บถาวร PDF ได้ถูกลบออกไปแล้ว นอกจากนี้ ยังห้ามบางสิ่งที่อาจขัดขวางการเก็บถาวรระยะยาวและต้องการข้อกำหนดบางอย่างซึ่งรับประกันการสร้างไฟล์ซ้ำที่เชื่อถือได้ PDF/A กำหนดให้ไฟล์ต้องอธิบายตนเอง และข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการอ่านเอกสาร (เช่น แบบอักษรเฉพาะที่ใช้) จะฝังอยู่ในไฟล์โดยตรง
คุณลักษณะเหล่านี้จำเป็นสำหรับการเก็บถาวรเอกสาร ซึ่งกำหนดให้เนื้อหาต้องปรากฏเหมือนกันทุกประการในทุกสถานการณ์ ดังนั้น แอปพลิเคชันการดูที่สอดคล้องต้องแน่ใจว่าแสดงเอกสาร PDF/A ตรงตามที่ตั้งใจไว้เพื่อให้เห็น
มาตรฐาน PDF/A เป็นองค์ประกอบที่สำคัญของนโยบายรูปแบบไฟล์ที่เก็บในสถาบันหลายแห่ง รูปแบบที่เลือกสำหรับนโยบายเหล่านี้โดยทั่วไปเป็น แบบเปิด ไม่เป็นกรรมสิทธิ์ และพร้อมใช้งานอย่างกว้างขวางสำหรับการใช้เก็บ ถาวร ระยะยาว ปัจจัยสำหรับการรวมรูปแบบไว้ในนโยบายดังกล่าว ได้แก่ อายุการใช้งานที่ยาวนานและความสมบูรณ์ของรูปแบบการปรับตัวใน ชุมชนวิชาชีพที่เกี่ยวข้องการรวม มาตรฐานข้อมูลและความ สามารถในการ เข้าถึงระยะยาว ของซอฟต์แวร์การดูที่จำเป็นใดๆ
1. การโยกย้าย: การ แปลงไฟล์เป็นรูปแบบมาตรฐานการเก็บรักษา เช่น PDF/A จะเพิ่มอายุการใช้งาน
2. ชื่อไฟล์: ใช้ชื่อไฟล์ที่เป็นตรรกะ สื่อความหมาย และสอดคล้องกันโดยลงวันที่ในรูปแบบปี-เดือน-วัน หลีกเลี่ยงการเว้นวรรค จุด และอักขระพิเศษ
3. การควบคุมเวอร์ชัน: เพิ่มหมายเลขแบบร่างและการแก้ไขให้กับชื่อไฟล์
4. องค์กร: สร้างโครงสร้างโฟลเดอร์เชิงตรรกะและลำดับชั้น ตัวอย่างเช่น จัดกลุ่มตามหมวดหมู่หรือวันที่
5. สำเนา: ปฏิบัติตามปรัชญาของ LOCKSS และบันทึก >3 สำเนาบนอุปกรณ์หลายเครื่องหรือเซิร์ฟเวอร์ในหลายตำแหน่ง
6. ตรวจสอบและรีเฟรช: สื่อจัดเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันมีช่วงชีวิตที่แตกต่างกัน ตรวจสอบไฟล์ของคุณทุกปีและเปลี่ยนสื่อหรือย้ายหากจำเป็น
7. ความสมบูรณ์: ลายเซ็นดิจิทัลสามารถรับประกันได้ว่าไฟล์จะไม่ถูกแก้ไขโดยไม่ทำให้ความสมบูรณ์ของบันทึกเป็นโมฆะ ลายเซ็นดิจิทัลสามารถมอบความสามารถอันมีค่ามากมาย ตั้งแต่การป้องกันการปลอมแปลง ไปจนถึงการรับรองความถูกต้องและการเพิกถอน
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
