จัดระเบียบเอกสารสำคัญที่บ้าน มีเอกสารสำคัญมากมาย เช่น ประวัติการศึกษา เวชระเบียน ประวัติสัตวแพทย์ และอื่นๆ ที่บ้านเราถูกน้ำท่วม การมีเอกสารเหล่านี้ไว้อย่างปลอดภัยในที่เดียวช่วยให้เราจัดระเบียบและทำให้เอกสารเหล่านี้เข้าถึงได้ และนำบ้านของเราเข้าใกล้การกระจัดกระจายไปอีกหนึ่งขั้น
คุณอาจถามตัวเองด้วยซ้ำว่าคุณควรพิจารณาการแปลงเอกสารทางประวัติศาสตร์และเอกสารสำคัญอื่นๆ ผ่านบริษัทสแกนเอกสารหรือไม่ นี่เป็นทางออกที่ดีเพราะการค้นหาเอกสารในคอมพิวเตอร์ใช้เวลาไม่กี่วินาที อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ในที่ปลอดภัย
อ่านคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการจัดระเบียบเอกสารและเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณที่บ้าน จัดระเบียบเอกสารสำคัญที่บ้าน
-
รวบรวมเอกสารสำคัญทั้งหมด จัดระเบียบเอกสารสำคัญที่บ้าน
งานแรกอาจเป็นงานที่น่าเบื่อและใช้เวลานานที่สุด คุณจะต้องตรวจดูบ้านของคุณและค้นหาเอกสารสำคัญทั้งหมดที่คุณต้องการเก็บไว้ให้ปลอดภัย ใช้เวลาสองสามชั่วโมงเพื่อรวบรวมและเก็บไว้ในที่เดียว
นี่อาจเป็นรายการเอกสารที่ยาว แต่ทั้งหมดควรเป็นเอกสารสำคัญที่คุณต้องการเก็บไว้ให้สะดวกและปลอดภัย นี่คือตัวอย่างบางส่วนของพวกเขา:
- เอกสารบ้าน
- เวชระเบียน
- เอกสารการศึกษาและใบรับรองผลการเรียน
- บันทึกสัตวแพทย์
- พินัยกรรม
- นโยบายประกันภัย
- บันทึกภาษี
- หนังสือเดินทาง
- ทะเบียนสมรส
- บิลและรายรับรายเดือน
ตั้งค่าระบบการจัดเก็บ
สิ่งต่อไปที่ต้องทำคือนั่งลงกับเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดแล้วจัดเป็นหมวดหมู่ต่างๆ ซึ่งอาจรวมถึงบันทึกทางการเงิน เอกสารเกี่ยวกับบ้าน เวชระเบียน หมายเลขประกันสังคม ฯลฯ
แบ่งออกเป็นกองตามลำดับความสำคัญ ลำดับตัวอักษร หรือวิธีใดก็ตามที่สะดวกสำหรับคุณ คุณควรจัดเรียงกระดาษแต่ละแผ่นแล้วจัดเรียงเป็นไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบการจัดเก็บที่เหมาะสมเช่นกัน โดยที่คุณกำหนดสีหลักให้กับไฟล์ ซึ่งจะช่วยจัดหมวดหมู่ได้
เคล็ดลับสำคัญอีกประการหนึ่งสำหรับการยื่นเอกสารของคุณคือ แบ่งออกเป็นหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยให้ได้มากที่สุด วิธีนี้จะช่วยทำให้กระบวนการยื่นและค้นหาเอกสารได้ราบรื่นขึ้น เร็วขึ้น และน่าหงุดหงิดน้อยลง นอกจากนี้ ให้สร้างดัชนีสำหรับแต่ละไฟล์เพื่อติดตามระบบของคุณ
-
ขจัดเอกสารที่ไม่จำเป็น
ก่อนที่คุณจะเริ่มยื่นเอกสาร คุณควรทำตามขั้นตอนนี้พร้อมๆ กัน วางเครื่องทำลายเอกสารไว้ข้างๆ คุณ และทำกองเอกสารที่ไม่จำเป็นหรือเอกสารที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป อาจเป็นเรื่องยากที่จะเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ อย่างไรก็ตาม ให้แบ่งออกเป็นกองเอกสารที่มีลำดับความสำคัญต่ำ
ขจัดความยุ่งเหยิงทั้งหมดออกจากกองเอกสารที่มีลำดับความสำคัญต่ำนี้ ความยุ่งเหยิงดังกล่าวอาจรวมถึงใบแจ้งยอดจากธนาคารฉบับเก่า เอกสารคืนภาษีที่มีอายุมากกว่าเจ็ดปี ตั๋วเงินและใบเสร็จรับเงินที่เก่ามาก และสัญญาบริการ การรับประกัน และสัญญาเช่าที่หมดอายุ โดยพื้นฐานแล้ว สิ่งใดที่ไม่มีจุดประสงค์ควรถูกกำจัดออกไป
-
ก้าวสู่ดิจิทัล
เมื่อแยกเอกสารสำคัญและจัดเก็บอย่างถูกต้องแล้ว ก็ถึงเวลาแปลงเอกสารประวัติศาสตร์เวชระเบียน และเอกสารสำคัญทั้งหมด การทำเช่นนี้ควบคู่ไปกับการจัดเอกสารเหล่านี้จะช่วยให้คุณติดตามทุกสิ่งได้ เนื่องจากคุณยังต้องการเก็บเอกสารจริงไว้ใกล้ตัว คุณจึงสามารถจัดระเบียบและจัดเก็บไฟล์เหล่านี้ได้
การใช้งานไฟล์แบบดิจิทัลจะสะดวกกว่า ลดการสูญเสีย และประหยัดเวลา คุณสามารถทำสิ่งนี้เองหรือพิจารณาบริการแปลงเอกสารหรือโซลูชันการสแกนเอกสาร การสแกนกระดาษแต่ละแผ่นด้วยตัวเองอาจซับซ้อน จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมการจ้างบริการมืออาชีพจึงสะดวกและคุ้มค่ากว่า
-
เก็บเอกสารของคุณ
การจัดเก็บไฟล์ที่จัดเรียงเป็นขั้นตอนสุดท้าย ในการจัดระเบียบเอกสาร และเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดที่บ้าน คุณอาจถูกล่อลวงให้เก็บเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในกล่องและเก็บไว้ในห้องใต้หลังคาหรือห้องใต้ดิน อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้จะทำให้พวกมันเสี่ยงต่อความเสียหายจากน้ำ เอกสารบางฉบับอาจเปลี่ยนได้ยาก ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่คุณควรพิจารณาวิธีการจัดเก็บที่เหมาะสม
คุณสามารถจัดเก็บเอกสารของคุณไว้ในกล่องเก็บของกันไฟและป้องกันความเสียหาย และเก็บกล่องไว้ใต้เตียง ในสำนักงานที่บ้านของคุณ หรือ ในตู้เก็บเอกสารในบ้าน คุณยังสามารถเก็บเอกสารไว้ในกล่องล็อคที่ทนไฟและกันน้ำได้ เมื่อคุณได้ใช้โซลูชันการสแกนเอกสาร แล้วและได้จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณแบบดิจิทัลแล้ว คุณสามารถวางสำเนาจริงไว้ที่ใดก็ได้ในเซฟเฮาส์ ดระเบียบเอกสารสำคัญที่บ้าน
การจัดระเบียบเอกสารที่บ้านมีความสำคัญพอๆ กับการแปลงเป็นดิจิทัล การรับ บริการแปลงเอกสารมีประโยชน์มากมายเนื่องจากสะดวกกว่า ราคาไม่แพง และลดการสูญเสียของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเก็บไฟล์ดิจิทัลเหล่านี้ไว้ใน USB แฟลชไดรฟ์ หรือบนคลาวด์เพื่อรักษาความปลอดภัย
หากคุณต้องการแปลงและสแกนเอกสารของคุณ ให้พิจารณาบริษัทสแกนเอกสาร เช่น เราเชี่ยวชาญในการทำให้ข้อมูลเข้าถึงได้ง่ายแบบดิจิทัล ดูเว็บไซต์ของเราเพื่อค้นหาวิธีที่เราสามารถทำหน้าที่เป็นโซลูชันการสแกนเอกสารแบบครบวงจรของคุณ
หากคุณเป็นองค์กรขนาดเล็กที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยสิ่งหนึ่งหรือสองอย่าง รอให้พนักงานของคุณคุ้นเคย กับการเปลี่ยนแปลง แล้วจึงดำเนินการอย่างอื่น ตัวอย่างเช่น: บางทีคุณอาจเริ่มต้นด้วยการซื้อเครื่องสแกนและใช้ e-forms จากนั้นจึงนำ กระบวนการอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ (RPA) ไปใช้ในภายหลัง หรือเริ่มทำให้กระบวนการ AP ของคุณเป็นแบบ อัตโนมัติ
ไม่ว่าคุณจะทำขั้นตอนไหนก่อน องค์กรของคุณก็พร้อมที่จะปรับปรุงธุรกิจของคุณและตัดงานเอกสารออกไป จัดระเบียบเอกสารสำคัญที่บ้าน
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
