ซอฟต์แวร์ จัดการเอกสาร มักเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดเมื่อคุณไม่พบเอกสารในลิ้นชัก บนคอมพิวเตอร์ หรือที่อื่นๆ เรียกดูโฟลเดอร์ต่างๆ นับร้อย ดูกล่องจดหมายที่วุ่นวายและหนาแน่น ค้นหาไฟล์ดิจิทัลของคุณ และอื่นๆ สิ่งเหล่านี้จะเป็นไปไม่ได้ที่จะถอดรหัสภารกิจค้นหา!
การจัดการระเบียบทางกายภาพและดิจิทัลที่ไม่มีโครงสร้างนี้ และทำให้พนักงาน ลูกค้า คู่ค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ เข้าถึงได้นั้นเป็นงานที่ท้าทาย พนักงานมักไม่สามารถค้นหาหรือเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ในเวลาที่เหมาะสม เนื่องจากข้อจำกัดด้านเวลาหรือสถานที่ ทั้งหมดนี้ทำให้ผลผลิตลดลงอย่างมาก! ดังนั้น องค์กรจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่เผชิญกับความท้าทายในการจัดการเอกสารได้อย่างไร
อะไรเป็นแรงผลักดันให้คุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ซอฟต์แวร์ จัดการเอกสาร
1. การเติบโตของข้อมูลจำนวนมาก
ไม่ต้องสงสัยเลยว่านี่เป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งที่ผลักดันความต้องการโซลูชันการจัดการเอกสาร เรากำลังดิ้นรนกับข้อมูลตั้งแต่ช่วงปลายยุค 90 และต้นสหัสวรรษ จำนวนข้อมูลทั้งหมดที่สร้าง บันทึก และใช้งานทั่วโลกคาดว่าจะเพิ่มขึ้นเป็นมากกว่า180 เซตตะไบต์ภายในปี 2568
แม้กระทั่งทุกวันนี้ เราไม่สามารถพูดได้ว่าเราได้จัดการกับปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้นอย่างสมบูรณ์แล้ว บิ๊กดาต้า เป็นคำที่นิยมในวงการอุตสาหกรรม ไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับการเติบโตแบบทวีคูณของข้อมูลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความสามารถในการเผยแพร่ข้อมูลในลักษณะที่มีการจัดระเบียบอย่างประณีตและเข้าใจได้ ทำให้เป็นประโยชน์ต่อองค์กรในท้ายที่สุด
2. ประเด็นด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อบังคับ
การปฏิบัติตามกฎระเบียบมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อกิจกรรมขององค์กรทั้งหมด บริษัทลงทุนทั้งเวลาและเงินเป็นจำนวนมากเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แต่แม้ข้อผิดพลาดเล็กน้อยในระบบของพวกเขาก็อาจมีการแตกสาขาครั้งใหญ่และส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับจำนวนมาก ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยให้องค์กรลดความเสี่ยงและรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบ อนุญาตให้ตรวจสอบเอกสาร กระบวนการอัตโนมัติ การกำหนดเวอร์ชัน และการติดตามการเปลี่ยนแปลง ปกป้องเอกสารจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต DMS นำเสนอ โซลูชันการจัดการการเก็บรักษาบันทึก ที่สมบูรณ์ สำหรับบันทึกของคุณ ซึ่งช่วยให้ระบุ จัดประเภท และจัดการบันทึกได้ง่ายขึ้นตามนโยบายภายในและกฎหมายกำกับดูแลของคุณ
3. กระบวนการตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้น
“ความเสี่ยงของการตัดสินใจที่ผิดพลาดนั้นดีกว่าการกลัวการตัดสินใจ” – Maimonides
อย่างไรก็ตาม ด้วย DMS คุณไม่ต้องกังวลกับการตัดสินใจผิดพลาด ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารมาพร้อมกับเครื่องมือวิเคราะห์และข้อมูลเชิงลึกมากมายที่ช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด ต้องเผชิญกับความท้าทายในการตัดสินใจทุกวันและไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสมหรือเหตุผลที่สมควรจะเข้าถึง ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางมักรู้สึกว่าต้องการ DMS จึงมีข้อมูลสนับสนุนในการตัดสินใจ
4. การกู้คืนจากภัยพิบัติ
แม้จะมีอันตราย แต่บริษัทต่างๆ ไม่ได้ป้องกันภัยพิบัติอย่างเพียงพอ จากรายงานของ The Biggest Data Breaches of 2021พบว่า ธุรกิจกว่าครึ่ง ( 54% ) มีแผนการกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติที่จัดทำเป็นเอกสารสำหรับองค์กร ซึ่งหมายความว่าภัยพิบัติอาจเป็นหายนะสำหรับบริษัทต่างๆ โดยเฉพาะบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลาง ไม่ว่าคุณจะอาศัยอยู่ในนิวยอร์ก กลัวพายุครั้งต่อไป หรือนั่งอยู่ในแคลิฟอร์เนียเพื่อกังวลเรื่องแผ่นดินไหวครั้งต่อไป คุณก็รู้ดีว่าคุณไม่มีภูมิคุ้มกันต่อภัยพิบัติ ความกลัวนี้เป็นแรงผลักดันหลักสำหรับผู้คนเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีระบบการจัดการเอกสารที่แข็งแกร่ง ซอฟต์แวร์ จัดการเอกสาร
5. ความปลอดภัย
ในขณะที่เราคิดอยู่เสมอว่าการจัดการ ประสิทธิภาพการทำงาน และองค์กรที่ดีขึ้นเป็นเหตุผลหลักที่อยู่เบื้องหลังการนำ DMS มาใช้ แต่ดูเหมือนว่าบริษัทต่างๆ จะนำ DMS ไปใช้เพราะความกลัว ไม่ว่าจะเป็นความกลัวความยุ่งยากทางกฎหมาย ความกลัวต่อภัยพิบัติ หรือความกลัวต่อการละเมิดความปลอดภัย แทนที่จะใช้เหตุผลเชิงบวก มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจซื้อซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ต่อไปนี้คือเหตุผลบางประการที่บริษัทบางแห่งคิดว่าการซื้อซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Docsvault อาจเป็นความคิดที่ดี
คุณสมบัติพิเศษเฉพาะระบบบริหารจัดการข้อมูล สำหรับคนในองค์กรของคุณ สามารถสร้างไฟล์ใหม่ได้ง่าย ๆ แล้วใช้งานร่วมกันหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลง
บริหารจัดการวงจรชีวิตเอกสารในองค์กร และเพิ่มประสิทธิภาพให้การบริหารจัดการและระบบการไหลเวียนเอกสาร ด้วยระบบตรวจทานเอกสารที่เชื่อถือได้
ออกแบบเว็บไซต์ได้ด้วยตัวคุณเอง Alfresco และ Q-doc viewer ให้คุณและคนในองค์กรได้สื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลกันผ่านระบบเว็บไซต์ (ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ออกแบบเว็บไซต์แต่อย่างใด)
บริหารจัดการไฟล์และเว็บไซต์ทุกเวอร์ชั่นด้วยระบบจัดเก็บข้อมูล และ คลังข้อมูลฟรีพร้อมใช้ ให้คุณควบคุมตรวจสอบทุกประวัติการแก้ไขเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ทันที
มักเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดเมื่อคุณไม่พบเอกสารในลิ้นชัก บนคอมพิวเตอร์ หรือที่อื่นๆ เรียกดูโฟลเดอร์ต่างๆ นับร้อย ดูกล่องจดหมายที่วุ่นวายและหนาแน่น ค้นหาไฟล์ดิจิทัลของคุณ และอื่นๆ สิ่งเหล่านี้จะเป็นไปไม่ได้ที่จะถอดรหัสภารกิจค้นหา!
การจัดการระเบียบทางกายภาพและดิจิทัลที่ไม่มีโครงสร้างนี้ และทำให้พนักงาน ลูกค้า คู่ค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ เข้าถึงได้นั้นเป็นงานที่ท้าทาย พนักงานมักไม่สามารถค้นหาหรือเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ในเวลาที่เหมาะสม เนื่องจากข้อจำกัดด้านเวลาหรือสถานที่ ทั้งหมดนี้ทำให้ผลผลิตลดลงอย่างมาก! ดังนั้น องค์กรจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่เผชิญกับความท้าทายในการจัดการเอกสารได้อย่างไร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9