จัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จุดปวดของระบบที่ใช้กระดาษ ซึ่งถูกกำจัดหรือย่อให้เล็กสุดด้วยระบบการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ : การป้อนข้อมูลที่อาจเกิดข้อผิดพลาดและประสิทธิภาพการทำงานต่ำ
ธุรกิจมีประสิทธิผลก็ต่อเมื่อพนักงานที่ประกอบเป็นธุรกิจนั้นเท่านั้น แต่การจัดการเอกสาร ที่เป็นกระดาษด้วยกระบวนการที่ต้องใช้คนมากจะทำให้องค์กร สามารถบันทึกความยุ่งเหยิง ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล ความพึงพอใจของพนักงานลดลง และประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง
ด้วยการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม พนักงานจะรู้สึกหงุดหงิดน้อยลง จากการสลับไปมาระหว่างระบบ การไล่เอกสาร หรือ ต้องแก้ไขความไม่ถูกต้องของเอกสารซ้ำๆ แต่แพลตฟอร์มที่เข้าถึงได้ และเป็นมิตรกับผู้ใช้จะส่งข้อมูลที่ต้องการให้พนักงานเร็วขึ้น
ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บกระดาษสูง
แทนที่ตู้เก็บเอกสาร พนักงานสามารถ เข้าถึงข้อมูลสำคัญในรูปแบบดิจิทัลได้ นั่นเป็นเหตุผลที่องค์กรที่ใช้ระบบการจัดการเอกสาร สามารถเห็นการลดต้นทุนอย่างหนักที่มาพร้อม กับการจัดการเอกสารทางกายภาพ
การกู้คืนจากภัยพิบัติและปัญหาด้านความปลอดภัยอื่นๆ
เอกสารที่เป็นกระดาษมักเสี่ยง ต่อการสูญหายเนื่องจากไฟไหม้ น้ำ หรือความเสียหายทางกายภาพอื่นๆ
ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดภัยพิบัติต่อลูกค้าที่ละเอียดอ่อน หรือข้อมูลองค์กรผ่านการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ การเลือกโซลูชันระบบคลาวด์ ที่ใช้การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวดและเฉพาะอุตสาหกรรม ยังหมายความว่าธุรกิจต่างๆ มีความอุ่นใจด้วยความรู้ที่ข้อมูล ของตนได้รับการจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด
ประโยชน์ของระบบจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
เมื่อองค์กรของคุณเลือกโซลูชันการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ที่เหมาะสม ระบบจะแทนที่งานที่ใช้กระดาษที่ล้าสมัยซึ่งใช้กำลังคนที่มีค่าด้วย กระบวนการอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลา ลดค่าใช้จ่าย และเตรียมพร้อมสำหรับอนาคต จัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
ด้วยการย้ายจากกระบวนการแบบ ใช้กระดาษด้วยตนเองไปเป็นระบบ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ องค์กรสามารถสร้างแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับองค์กรข้อมูลของตน ประโยชน์เหล่านี้มาในรูปแบบของ:
เพิ่มประสิทธิภาพด้านต้นทุนและ ROI . สูงสุด
ประหยัดพื้นที่และทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการจัดระเบียบ จัดเก็บ และจัดเก็บเอกสาร เช่น:
- ให้เช่าพื้นที่จัดเก็บนอกสถานที่
- การจัดซื้อเครื่องผูก ตู้ ฯลฯ
- กระดาษพิมพ์
- จัดส่งเอกสารกระดาษให้กับพนักงานตามสถานที่ต่างๆ ด้วยตนเอง
ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า
การจัดการเอกสารช่วยลดเวลา ในการรอด้วยการแบ่งปัน ข้อมูลกับลูกค้า ผู้ขาย และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ด้วยความเร็ว และ ประสิทธิภาพที่มากขึ้น เทคโนโลยีอย่างระบบอัตโนมัติและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจได้โดยตรง ส่งเสริมประสบการณ์ของลูกค้าให้มากขึ้น
เพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและลดข้อผิดพลาดของมนุษย์
โซลูชันการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและการยื่นเอกสารที่เป็นกระดาษ ซึ่งรวมถึงความไร้ประสิทธิภาพ เช่น เอกสารที่สูญหายระหว่างการขนส่ง และการแบ่งปันข้อมูลเฉพาะกิจที่เกิดจากพนักงานที่ใช้ระบบมากเกินไป
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
เพื่อให้การจัดการไฟล์สับสนน้อยที่สุด ให้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้:
- สร้างมาตรฐานในการตั้งชื่อไฟล์ของคุณ
- สร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยที่เป็นไปตามลำดับชั้นที่เข้าใจได้
- เติมเอกสารของคุณด้วยข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องและถูกต้องเพื่อการค้นหาไฟล์ที่ง่ายและรวดเร็วขึ้น
- สำรองข้อมูลทั้งหมดของคุณด้วยที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์หรือบนฮาร์ดไดรฟ์
- ฝึกแม่บ้านประจำเพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงของข้อมูล
ประโยชน์ของ ระบบบริหารจัดการเนื้อหาเว็บไซต์
ประโยชน์เบื้องต้นที่ผู้ใช้งานจะได้รับ เมื่อนำ CMS เข้ามาสร้างและดูแลเว็บไซต์ มีดังนี้
- ควบคุมรูปแบบของเว็บไซต์ได้ดี ผู้ดูแลเว็บไซต์สามารถกำหนดรูปแบบมาตราฐานของเว็บได้ง่าย
- อัปเดตเว็บไซต์ได้จากทุกๆ ที่ สามารถเข้าถึงเครื่องมือบริหารจัดการเว็บไซต์ ผ่านทางอินเทอร์เน็ต จึงทำให้สามารถทำงานที่ไหนก็ได้ที่มีคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ต
- ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม การเข้าใช้งาน CMS ต้องการเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีการต่อเชื่อมอินเทอร์เน็ต กับโปรแกรมเว็บเบราเซอร์เท่านั้น ไม่ต้องมีการติดตั้งโปรแกรมลงบนเครื่องใด
- ไม่ต้องมีความรู้ภาษา HTML และ Script สามารถบริหารจัดการเนื้อหาด้วยเครื่องมือ CMS ที่จัดเตรียมให้
- รองรับการทำงานจากผู้ใช้งานหลายคนได้พร้อมกัน CMS เป็นเว็บแอปพลิเคชั่นแบบ Client – Server จึงรองรับการเข้าใช้งานเว็บเซิร์ฟเวอร์จากผู้ใช้งานหลายๆ คนได้ในเวลาเดียวกัน
- เพิ่มศักยภาพในการร่วมมือกันทำงาน เพราะใน CMS มีเครื่องมือในการควบคุมชิ้นส่วนเนื้อหา รองรับการทำงานร่วมกันของผู้ดูแลเว็บไซต์และผู้ใช้งาน
- การนำชิ้นส่วนเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ เพราะระบบ CMS มีการแยกชิ้นส่วนของเนื้อหาออกจากกัน ทำให้การนำกลับมาใช้งานใหม่เป็นเรื่องที่ง่าย
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
