จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ปัจจุบันการดำเนินธุรกิจส่วนใหญ่ของคุณขึ้นอยู่กับโปรแกรมคอมพิวเตอร์บางประเภท รวมถึงการจัดการเอกสาร
เพื่อจัดการและควบคุมข้อมูลที่สำคัญที่สุดในองค์กรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องปรับใช้และนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) มาใช้อย่างเหมาะสม
วันนี้ เราจะมาพูดถึงทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับกระบวนการนี้ รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและสิ่งที่คุณควรมองหาในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?
การจัดการเอกสารเป็นวินัยเชิงกลยุทธ์ในการจัดเก็บ จัดหมวดหมู่ แบ่งปัน และจัดระเบียบข้อมูลทางธุรกิจของคุณเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ
ดังนั้น การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หมายถึงการใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์หรือการยื่นแบบดิจิทัลเพื่อทำให้กระบวนการนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
การแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นดิจิทัลและจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ ช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และยังทำให้ผู้อื่นที่อาจต้องใช้เอกสารนี้เข้าถึงได้ง่ายขึ้นอีกด้วย
แต่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้เกี่ยวกับการใช้งานบนคลาวด์เท่านั้น เป็นการสร้างมาตรฐานให้กับกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของคุณและการจัดเตรียมแนวทางที่ชัดเจนในการจัดการเอกสาร ดังนั้นคุณจึงสามารถเตรียมพร้อมได้แม้กระทั่งสำหรับบางอย่าง เช่น การกู้คืนจากความเสียหาย หรือการให้ข้อมูลสำหรับเส้นทางการตรวจสอบ
เมื่อคุณมีเส้นทางการดำเนินการที่กำหนดไว้สำหรับแต่ละขั้นตอนในการจัดการเอกสารหรือกระบวนการจัดการระเบียน คุณสามารถแก้ปัญหาได้รวดเร็วยิ่งขึ้น สร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ให้บ่อยขึ้น และตัดสินใจได้ดีขึ้น
เพื่อให้ทั้งหมดนี้เป็นไปได้ ระบบการจัดการเอกสารจึงมีคุณสมบัติที่หลากหลาย รวมไปถึง:
การค้นหาภายใน:ค้นหาเอกสารดิจิทัลได้ทันทีโดยพิมพ์คำสำคัญในแถบค้นหาที่ใช้งานง่าย จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
การสื่อสาร:รวมศูนย์การสื่อสารของคุณในที่เดียว
การเก็บถาวรและดึงข้อมูล:เก็บถาวรและกู้คืนเอกสารสำคัญได้ตามต้องการ
การควบคุมเวอร์ชัน:สำรวจเวอร์ชันต่างๆ ของเอกสารของคุณ
ข้อมูลเมตา:แบ่งส่วนเอกสารตามข้อมูลสรุป
การจัดเก็บและการจัดหมวดหมู่:จัดหมวดหมู่เอกสารของคุณตามเกณฑ์ที่กำหนด
การแชร์ไฟล์:แชร์ไฟล์กับสมาชิกหลักและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง
การแสดงภาพลักษณะทั่วไปของ DMS
( ที่มาของภาพ )
ก่อนที่เราจะสำรวจคุณลักษณะเหล่านี้โดยละเอียดยิ่งขึ้น เรามาตอบคำถามที่สำคัญอย่างรวดเร็วกันก่อน
เหตุใดการจัดการเอกสารออนไลน์จึงมีความสำคัญสำหรับองค์กรยุคใหม่
โดยเฉลี่ยแล้ว ทีมเสีย เวลา 5 ชั่วโมง ต่อสัปดาห์ในการรอข้อมูล
ผลการศึกษาที่น่าประหลาดใจยิ่งกว่านั้นเผยให้เห็นว่าพนักงานประมาณ 8 ใน 10 คนรู้สึกหงุดหงิดเมื่อไม่สามารถเข้าถึงเอกสารดิจิทัลได้เมื่อต้องการ
แม้ว่าองค์กรต่างๆ จะจัดการกับข้อมูลอยู่เสมอ แต่วิธีการจัดการเอกสารแบบเดิมๆ ก็ไม่มีประสิทธิภาพ เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ความจำเป็นในการจัดการเอกสารต่างๆ เหล่านี้ในลักษณะที่เป็นระเบียบ ปลอดภัย และมีกลยุทธ์ ซึ่งอาจเป็นความท้าทายอย่างแท้จริง
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นสำนักงานบัญชีที่มีลูกค้า 50 ราย
ในแต่ละเดือน คุณสร้างเอกสารหลัก 3 ฉบับสำหรับลูกค้าแต่ละราย:
งบดุล
งบกระแสเงินสด
งบกำไรขาดทุน
ซึ่งหมายความว่าในแต่ละเดือน คุณสร้างเอกสารใหม่ 150 ฉบับ
นั่นคือ 1,800 เอกสารต่อปี
ลองนึกภาพว่าลูกค้ารายหนึ่งของคุณกำลังผ่านการตรวจสอบทางการเงินและของบดุลที่คุณสร้างขึ้นเมื่อไม่กี่ปีก่อน
การค้นหาข้อมูลในเอกสารที่เป็นกระดาษหลายพันฉบับอาจใช้เวลาหลายเดือน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากข้อมูลไปอยู่ในโฟลเดอร์หรือกล่องที่ไม่ถูกต้องโดยไม่ได้ตั้งใจ
ในทางกลับกัน ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถช่วยให้คุณระบุงบดุลนั้นในไม่กี่วินาที
การแสดงภาพประโยชน์ของการนำ DMS . มาใช้
( ที่มาของภาพ )
พลังของ DMS อยู่ที่ความสามารถในการทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานอย่างรวดเร็วกับคนที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารทางออนไลน์มีอะไรบ้าง
หากไม่มีแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้อง การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็เป็นเพียงความสามารถทางเทคนิค เพื่อให้การจัดการเอกสารที่ประสบความสำเร็จและเป็นระเบียบ คุณต้องมีหลักการชี้นำที่ชัดเจนและปรับขนาดได้
เมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานของโมเดลนี้แล้ว เรามาสำรวจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อนำการจัดการเอกสารไปใช้ในธุรกิจของคุณกัน
ดำเนินการควบคุมเอกสารและระเบียบ
การควบคุมและระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับเอกสารหมายถึงการสร้างกฎเกณฑ์และแนวทางเฉพาะที่ทีมของคุณต้องปฏิบัติตามเมื่อต้องจัดการกับข้อมูลขององค์กร รวมถึงการทบทวนและอนุมัติเอกสาร การประกันคุณภาพ และกระบวนการรักษาความปลอดภัย เช่น การปฏิบัติตามกฎระเบียบ
อธิบายวงจรชีวิตการควบคุมเอกสาร
( ที่มาของภาพ )
กฎระเบียบเหล่านี้จะป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นเมื่อจัดการเอกสารสำคัญ รวมทั้งรักษามาตรฐานคุณภาพของคุณไปพร้อมกัน
มาสำรวจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการควบคุมเอกสารกัน:
ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเอกสาร ของคุณ :กำหนดเส้นทางการดำเนินการเฉพาะตั้งแต่การสร้างเอกสารไปจนถึงการส่งมอบ ด้วย monday.com คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเอกสารอัตโนมัติได้
รวมพื้นที่ทำงานของคุณไว้ที่ศูนย์กลาง:กำจัดความแตกแยกระหว่างแผนกต่างๆ ด้วยการสร้างคลังความรู้และข้อมูลส่วนกลาง
กำหนดมาตรฐานคุณภาพที่ชัดเจน:กำหนดความหมายของความสำเร็จสำหรับคุณและสิ่งที่ส่งมอบควรมีลักษณะอย่างไรเมื่อพร้อม
ควบคุมการเปลี่ยนแปลงและคำขอของลูกค้า: ใช้คำขอเปลี่ยนแปลงและกระบวนการจัดการสำหรับเอกสารของคุณ
เพิ่มความโปร่งใสทั่วทั้งองค์กร:ทำให้กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของคุณโปร่งใสและพร้อมใช้งานสำหรับทีมของคุณมากขึ้น
ด้วยการนำแนวทางปฏิบัติเหล่านี้มาใช้ คุณจะสามารถควบคุมเวิร์กโฟลว์เอกสารของคุณได้ดียิ่งขึ้น และทำให้แน่ใจว่าทีมของคุณเข้าใจสิ่งที่พวกเขาควรทำและเมื่อใด
ป้องกันการละเมิดข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจและการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
การจัดการเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนทางออนไลน์มีความเสี่ยงอยู่บ้าง
เนื่องจากคุณกำลังจัดเก็บข้อมูลที่เป็นความลับในคลาวด์ เอกสารของคุณจึงสามารถเข้าถึงได้มากขึ้นสำหรับคู่แข่งและแฮกเกอร์
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
