คุณสมบัติของระบบเอกสาร DMS ที่ออกแบบมาอย่างดีควรมีคุณสมบัติและความสามารถบางอย่างเพื่อปรับปรุงการดำเนินธุรกิจในองค์กร คุณสมบัติเหล่านี้อาจขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณหรือความสามารถของผู้ให้บริการ แต่โดยรวมแล้ว คุณสมบัติเหล่านี้จำเป็นต่อประสิทธิภาพคุณภาพของซอฟต์แวร์
1. การจัดเก็บเอกสารและการจัดองค์กร
คุณลักษณะที่ง่ายและสำคัญที่สุดของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารแต่ละฉบับควรมีที่ของตัวเองในระบบ ยิ่งไปกว่านั้น โครงสร้างองค์กรควรมีความเป็นธรรมชาติ นี่เป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการมีอายุยืนยาวของซอฟต์แวร์ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการฝึกอบรมได้มาก
2. การนำทางและการค้นหา
สิ่งนี้ใช้ได้กับบริษัทที่ลงทะเบียนเอกสารหลายร้อยฉบับต่อวันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงธุรกิจขนาดเล็กด้วย ขั้นตอนการค้นหาควรเรียบง่ายและครอบคลุมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยมีคำหลักหรือแท็กให้เลือกมากมาย
3. ความปลอดภัยและการอนุญาต
พนักงานทุกคนของบริษัทอาจใช้เอกสารบางอย่างไม่ได้ เพื่อให้พนักงานบางคนสามารถโต้ตอบกับเอกสาร และห้ามไม่ให้บางคนแก้ไขหรือดูเอกสาร คุณต้องมีฟังก์ชันในการตั้งค่าการอนุญาตเฉพาะ
ในศตวรรษที่ 21 ความสำคัญของการรักษาความปลอดภัยดิจิทัลและความปลอดภัยไม่สามารถประเมินค่าสูงไปได้ DMS ที่สมบูรณ์แบบมีคุณสมบัติการสำรองข้อมูลที่แข็งแกร่งในกรณีที่เกิดการขัดข้องและล้มเหลว ตลอดจนคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่งเพื่อหลีกเลี่ยงการโจรกรรมข้อมูล
4. ความเข้ากันได้ของมือถือ
ไม่มีสิ่งใดให้ความยืดหยุ่นในแบบที่แอปพลิเคชันมือถือทำ การเปิดใช้งานความเข้ากันได้กับสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตเป็นวิธีที่แน่นอนในการเร่งการดำเนินงานในบริษัท
5. ประวัติเอกสาร
คุณลักษณะที่ช่วยให้สามารถดูประวัติการแก้ไขของเอกสารและเรียกข้อมูลเวอร์ชันก่อนหน้าได้ DMS ควรติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับเอกสาร รวมถึงใครเป็นคนทำ เพื่อให้สามารถจัดการและควบคุมเวิร์กโฟลว์ได้ง่ายขึ้น
ประโยชน์ 7 อันดับแรกของระบบจัดการเอกสาร
มีข้อดีเด่นหลายประการของการใช้ซอฟต์แวร์ระบบจัดการเอกสาร DMS เช่น:
- ปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานเนื่องจากการดึงเอกสารได้ง่าย
- ผลผลิตที่เพิ่มขึ้นในขณะนี้ซึ่งจะใช้เวลามากขึ้นในการสร้างสรรค์นวัตกรรมและการระดมความคิด
- มีความยืดหยุ่นในการทำงานทางไกล ซึ่งในปี 2563-2564 ได้รับแรงฉุดลากมากกว่าที่เคย
- พื้นที่จัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษสามารถเพิ่มจำนวนเงินได้พอสมควร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในประเทศที่มีค่าเช่าสูงเช่นสหรัฐอเมริกาหรือสหภาพยุโรป การมีระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยประหยัดเงินในการจัดเก็บเอกสาร ในขณะเดียวกันก็หยุดการดูดซึมของสำนักงาน
- ฟังก์ชันสำรองและกู้คืนช่วยป้องกันไม่ให้เอกสารสูญหายหรือฉีกขาด เอกสารที่เป็นกระดาษอาจได้รับผลกระทบจากภัยธรรมชาติอื่นๆ เช่น ไฟไหม้หรือน้ำท่วม
- DMS ให้การเข้าถึงเอกสารในวงกว้างซึ่งขณะนี้มีอยู่ในเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ แทนที่จะพิมพ์และจัดเก็บไว้ในห้องเดียวหรืออาคารเดียว
- การจัดระเบียบเอกสารที่ดีขึ้นส่งผลให้การจัดหมวดหมู่ดีขึ้น ด้วยการสร้างดัชนีที่มีประสิทธิภาพและคุณลักษณะการค้นหาที่ดี คุณสามารถค้นหาเอกสาร (หรือแม้แต่เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่คุณต้องการ) ได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น
จะเข้าใจได้อย่างไรว่าธุรกิจของคุณต้องการระบบจัดการเอกสาร
แม้แต่ระบบการจัดการเอกสารขององค์กรขนาดเล็กก็เป็นสิ่งที่ช่วยชีวิต แต่คุณจะแน่ใจได้อย่างไร 100% ว่าบริษัทของคุณต้องการ DMS? คุณสมบัติของระบบเอกสาร
เหตุผลที่ชัดเจนที่สุดในการเลือกซอฟต์แวร์นี้คือปริมาณเอกสารที่หลั่งไหลเข้ามาอย่างไม่สิ้นสุดซึ่งจะขยายใหญ่ขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ด้วย DMS คุณสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขาจะปลอดภัยและเข้าถึงได้ตลอดเวลาของวัน
อีกสัญญาณหนึ่งคือไม่สามารถประมวลผลข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เนื่องจากคุณจำเป็นต้องร่างจดหมายโต้ตอบและภาพวาดเพื่อแนบไปกับเอกสารขาเข้าแต่ละฉบับ กล่าวคือ ระบบเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณไม่มีประสิทธิภาพและใช้เวลานาน
การจัดเก็บเอกสารดิจิทัล
เราแปลงเอกสารองค์กรของคุณเป็นธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถดำเนินการได้ ติดตามได้ง่ายขึ้น และเข้าถึงได้เร็วกว่า การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลช่วยรักษากระบวนการเอกสารที่เสียหายซึ่งครอบงำบริษัทในปัจจุบัน ระบบบริการจัดการเอกสาร (DMS) ที่บันทึก บันทึก และเรียกค้นทั้งเอกสารกระดาษและเอกสารดิจิทัลสามารถให้ข้อได้เปรียบที่สำคัญหลายประการแก่ธุรกิจ ขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ
คุณไม่เคยอยู่ในความมืดมนเมื่อพูดถึง K&Oด้วยการเข้ารหัสข้อมูลตลอดเวลา เรามอบความอุ่นใจให้กับคุณ ในการรักษาความปลอดภัยไฟล์ดิจิทัลที่สำคัญของคุณ K&O นำเสนอโซลูชันที่ปลอดภัย รวดเร็ว และเชื่อถือได้มากที่สุดสำหรับเอกสารดิจิทัลของคุณ เราเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้า เช่น รหัสผ่าน ข้อมูลทางการเงิน บันทึกสุขภาพ ฯลฯ อย่างปลอดภัย ด้วยมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งของ K&O คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลของบริษัทของคุณจะปลอดภัย
- ลดความต้องการพื้นที่จัดเก็บทางกายภาพ
- ปรับปรุงความปลอดภัย
- การตรวจสอบที่โปร่งใสและแข็งแกร่งยิ่งขึ้น
- การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เพิ่มขึ้น
- การค้นหาและเรียกเอกสารที่ราบรื่นยิ่งขึ้น
- การแบ่งปันและการทำงานร่วมกันที่ง่ายขึ้น
- การสำรองข้อมูลที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นและการกู้คืนที่อาจเกิดขึ้น
- ไม่ซ้ำซ้อนของข้อมูล
- ปรับปรุงการติดตามและอัปเดตประวัติเอกสาร
- ความชัดเจนของข้อมูล – การไม่จัดกลุ่มข้อมูลเนื่องจากวิธีการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัล
การตรวจสอบเอกสารและการรักษาความปลอดภัย
ค้นพบระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลของเรา เราเสนอการเข้าถึงที่ปลอดภัยทุกที่ทุกเวลาและสำนักงานไร้กระดาษ องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของระบบการจัดการเอกสารคือการรักษาความปลอดภัย ซอฟต์แวร์ในอุดมคติของเราจะนำเสนอการเข้ารหัสเอกสารที่แข็งแกร่ง การเข้าถึงตามบทบาท และมาตรการสนับสนุนอื่น ๆ เช่น – การทดลองตรวจสอบ การกำหนดผู้ใช้และบทบาท สิทธิ์การเข้าถึงที่กำหนดเอง การเข้ารหัสเอกสาร และการจัดทำดัชนี
K&Oนำเสนอระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลที่เข้าถึงได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาและแบ่งปันเอกสารสำคัญได้ภายในไม่กี่วินาที เรามีการตรวจสอบเอกสารและการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อรับประกันความปลอดภัยของเอกสารที่เก็บไว้ทั้งหมด K&O ปกป้องงานของคุณด้วยแพลตฟอร์มที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ ซึ่งออกแบบมาเพื่อมอบความคุ้มค่าสูงสุดให้กับธุรกิจของคุณ
โซลูชัน DMS ของเรายังให้การสนับสนุนอย่างไม่มีที่ติด้วยกลไกการเข้ารหัส SSL นอกจากนี้ยังอนุญาตให้แก้ไขความเป็นเจ้าของเอกสารโดยใช้รูปแบบการรักษาความปลอดภัยที่สามารถมอบหมายตามกฎหมายให้แลกเปลี่ยนและโอนเอกสารในพื้นที่ทำงาน
ระบบการจัดการ DMS ที่เข้าถึงได้
เราเสนอการสร้างพอร์ทัล DMS ในอุดมคติซึ่งมีส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ที่เรียบง่ายและนำทางไปยังเอกสารที่บันทึกแบบดิจิทัลทั้งหมดขององค์กรได้ง่าย แดชบอร์ดที่เรียบง่ายประกอบด้วยคุณสมบัติพื้นฐานทั้งหมดเช่นเดียวกับคุณสมบัติอื่นๆ เช่น กล่องขาเข้าของเอกสารที่กำหนดเอง การแจ้งเตือน การแจ้งเตือน แดชบอร์ดการรายงาน ตัวบ่งชี้สถานะเอกสาร โซลูชันระบบจัดการเอกสาร
- การอัปเดตเอกสารและการติดตามประวัติ
- การระบุสถานะการตรวจสอบเอกสาร
- การสร้างรายงานเอกสาร
- การอัปเดตเอกสารและการติดตามประวัติ
- การระบุสถานะการตรวจสอบเอกสาร
- การสร้างรายงานเอกสาร
ตัวอย่างบางส่วนเล็กน้อย สำหรับการสาธิตซอฟแวร์บริหารจัดการเอกสาร ที่เราดูแลให้คุณลูกค้าเป็นอย่างดีเสมอมา…
คลิปวีดีโอตัวอย่าง
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด
เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA ให้คำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O
ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h
หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
