องค์ประกอบและ ความสำคัญของเวิร์คโฟลว์ ที่องค์กรควรคำนึงที่สุดมีอะไรบ้าง

ความสำคัญของเวิร์คโฟลว์ เวิร์กโฟลว์คือชุดของขั้นตอนที่จำเป็นในการบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ และมีโครงร่างเป็นภาพผ่านไดอะแกรมและแผนภูมิ มีการใช้เวิร์กโฟลว์ในธุรกิจต่างๆ เพื่อดำเนินการอย่างโปร่งใส มีประสิทธิภาพ และใช้เวลา ROI เร็วขึ้น

สามองค์ประกอบของเวิร์กโฟลว์

มีประเภทเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกันตามหน้าที่ทางธุรกิจและเป้าหมายสุดท้ายที่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตาม องค์ประกอบสำคัญสามประการควรเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงานที่ดีทุกประการ พวกเขาคือ:

• ข้อมูลเข้า:จุดเริ่มต้นของเวิร์กโฟลว์ ซึ่งเกี่ยวข้องกับทรัพยากร (เอกสาร แบบฟอร์ม ฯลฯ) เครื่องมือหรือพนักงานที่จำเป็นในการทำตามขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการนี้
• การแปลง:การกระทำทั้งหมดที่เกิดจากอินพุตและการเปลี่ยนแปลงที่นำไปสู่เอาต์พุต
• ผลลัพธ์:ผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลง อีกทางหนึ่ง เอาต์พุตสามารถใช้เป็นอินพุตสำหรับขั้นตอนถัดไปในเวิร์กโฟลว์ที่จะมาถึง

ประเภทของเวิร์กโฟลว์

ขึ้นอยู่กับความซับซ้อน เวิร์กโฟลว์สามารถแบ่งออกเป็นสามประเภทหลัก เหล่านี้เป็นลำดับงาน สถานะเครื่อง และกฎที่ขับเคลื่อนด้วยกฎ

• ลำดับงานเป็นไปตามแผนภูมิ และงานทางธุรกิจเฉพาะที่เสร็จสมบูรณ์จะขึ้นอยู่กับขั้นตอนก่อนหน้า
• สถานะของเวิร์กโฟลว์ของเครื่องอาจกลับไปกลับมาระหว่างขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ — และมักจะเห็นในกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากหรืออาศัยคำติชมจากผู้มีอำนาจตัดสินใจหลัก
• เวิร์กโฟลว์ที่เป็นไปตาม กฎจะดำเนินการตามเวิร์กโฟลว์ตามลำดับด้วยเครื่องมือที่ซับซ้อนและหลากหลายเพื่อกำหนดความสำเร็จ

ความแตกต่างระหว่างเวิร์กโฟลว์ กระบวนการ และรายการตรวจสอบ

เวิร์กโฟลว์คือชุดของขั้นตอนที่แมปเอาต์และทำซ้ำได้ซึ่งจำเป็นต้องทำเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ กระบวนการอธิบายว่าเวิร์กโฟลว์และขั้นตอนเฉพาะทำงานอย่างไรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ใหญ่ขึ้น ในขณะที่รายการตรวจสอบเป็นเพียงบทสรุปโดยย่อของงานที่ต้องทำ

ความแตกต่างระหว่างเวิร์กโฟลว์แบบอัตโนมัติและแบบแมนนวล
ในเวิร์กโฟลว์แบบแมนนวล แต่ละขั้นตอนสามารถคืบหน้าได้ด้วยการมีส่วนร่วมของมนุษย์เท่านั้น เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติใช้เทคโนโลยีกระบวนการอัตโนมัติเพื่อมอบหมายงานและกำหนดเส้นทางเอกสาร เวิร์กโฟลว์อัตโนมัตินั้นรวดเร็วและแม่นยำกว่าเวิร์กโฟลว์ที่ทำด้วยตนเอง พวกเขายังใช้เทคโนโลยีกระบวนการอัตโนมัติเพื่อมอบหมายงานและกำหนดเส้นทางเอกสารด้วยความเร็วที่มากขึ้น ช่วยลดความจำเป็นในการทำตามขั้นตอนซ้ำๆ ที่ต้องทำด้วยตนเองซึ่งทำให้กระบวนการหยุดชะงัก  ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ระหว่างหน่วยงานและองค์กรเวิร์กโฟลว์ช่วยให้ตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วยิ่งขึ้นทั่วทั้งแผนกและหน้าที่ทางธุรกิจ ในการปฏิบัติงานประจำวัน จะดำเนินการเพื่อปรับปรุงกระบวนการต่างๆ เช่น:

HR และพนักงานปฐมนิเทศ

กิจกรรมการบริหารที่ทำซ้ำๆ ด้วยตนเองสามารถลดแผนกทรัพยากรบุคคลใดๆ ให้กลายเป็นกระบวนการที่น่าหงุดหงิดของการไล่ตามกระดาษและการสลับไปมาระหว่างระบบได้ ด้วยความช่วยเหลือของระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ — HR สามารถทำให้ง่ายขึ้น:

• การรับพนักงานใหม่
• อบรมพนักงานใหม่
• อนุมัติหรือปฏิเสธคำขอลาประจำปี
• การจัดการการเรียกร้องการล่วงละเมิด
• การตรวจสอบเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย
• ทำให้การรับรู้เอกสารของพนักงานง่ายขึ้น

คำขอบริการด้านไอที

เมื่อต้องการทำให้การทำงานง่ายขึ้นสำหรับทีมไอทีของคุณ ระบบเวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมต่อจะช่วยให้พวกเขาสามารถแก้ไขปัญหาหรือเปิดตัวการอัปเดตได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วยมุมมองที่สมบูรณ์ของข้อมูลสำคัญทั้งหมดที่จำเป็น

เจ้าหนี้การค้า (AP)

การประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบกระดาษมีราคาแพงขึ้นเรื่อยๆ และต้นทุนจะเพิ่มขึ้นเมื่อคุณเพิ่มการป้อนข้อมูลด้วยตนเองลงในรายการผสม อย่างไรก็ตาม เวิร์กโฟลว์ใบกำกับสินค้าอัตโนมัติจะส่งข้อมูลที่ถูกต้องไปยังมือของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสมทั่วทั้งองค์กร เพื่อให้มีการตรวจสอบและอนุมัติที่รวดเร็วขึ้นก่อนที่จะโพสต์ข้อมูลที่ได้รับการยืนยันในระบบการเงินที่เกี่ยวข้อง เฉพาะสำหรับเส้นทาง AP การปรับใช้เวิร์กโฟลว์สามารถ:

• สร้างมาตรฐานกระบวนการ AP ทั่วทั้งองค์กรเพื่อขจัดความสับสน
• ไร้กระดาษด้วยเครื่องมือบันทึกข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
• ลดความล่าช้าและช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้เร็วขึ้น

แผนภูมิเวิร์กโฟลว์คืออะไรและสร้างขึ้นอย่างไร

แผนภูมิเวิร์กโฟลว์ (เรียกอีกอย่างว่าไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์) เป็นการแสดงกราฟิกของขั้นตอนตามลำดับที่ต้องดำเนินการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง พร้อมด้วยข้อมูลเฉพาะของสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นและในลำดับใด

แผนภูมิเวิร์กโฟลว์มีลักษณะอย่างไร

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้างแผนภูมิเวิร์กโฟลว์ประกอบด้วย:

1. จำกัดทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์แรกให้แคบลง ตามด้วยลักษณะของงานที่เสร็จสมบูรณ์
2. แยกสาขาจาก “ทริกเกอร์” แรกของคุณและวางแผนแต่ละขั้นตอนที่ตามมาตั้งแต่ต้นจนจบงาน
3. ระบุและร่างทรัพยากรที่จำเป็น สิ่งเหล่านี้อาจมาในรูปแบบของเอกสาร พนักงานที่รับผิดชอบ หรือผู้มีอำนาจตัดสินใจหลักที่จะเร่งกระบวนการ
4. ดำเนินการเวิร์กโฟลว์นี้ เพื่อความสมบูรณ์ที่รวดเร็วยิ่งขึ้น ให้ระบุปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นในเวิร์กโฟลว์และทางเลือกของการแยกย่อย หากเกิดขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการจะดำเนินต่อไป
5. แนะนำระบบอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและขจัดความเสี่ยงของการป้อนข้อมูลด้วยตนเองที่อาจเกิดข้อผิดพลาด ความสำคัญของเวิร์คโฟลว์

ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์คืออะไรและทำงานอย่างไร

การจัดการเวิร์กโฟลว์ทำให้กระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติ แบ่งปันงานระหว่างผู้ปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ และจับคู่กับงานที่ดีที่สุดสำหรับชุดทักษะและหน้าที่งานของตน

ตัวอย่างเช่น ใน การตั้งค่าการรับเข้า ศึกษาระดับอุดมศึกษาหมายความว่าหลังจากนำแอปพลิเคชันของวิทยาลัยใส่ลงในซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์แล้ว แอปพลิเคชันจะถูกส่งไปยังพนักงานที่เหมาะสมทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งอาจขึ้นอยู่กับปริมาณงาน ความเชี่ยวชาญ หรือปัจจัยอื่นๆ ที่มหาวิทยาลัยกำหนด

สามารถแนบเอกสารสนับสนุน เช่น ใบรับรองผลการเรียนและเรียงความได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะทำให้พนักงานไม่ต้องทำงานที่มีมูลค่าต่ำในการไล่ล่าเอกสารที่เป็นกระดาษเปล่า

เมื่อพวกเขาทำงานเสร็จแล้ว งานจะถูกส่งไปยังผู้ปฏิบัติงานคนต่อไปโดยอัตโนมัติ

ประโยชน์ของระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์คืออะไร

ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์เป็นประโยชน์ต่อองค์กรที่เผชิญกับ:

• พนักงานใช้เวลาค้นหาเอกสารมากเกินไป
• พนักงานบางคนที่มีงานล้นมือ ในขณะที่บางคนก็ว่างงาน
• ผู้มีอำนาจตัดสินใจไม่ว่างทำให้เกิดปัญหาคอขวดในกระบวนการ
• พนักงานเก็บเชอร์รี่ (น่าสนใจที่สุด มีค่าที่สุดสำหรับพวกเขา ฯลฯ) เพื่อสร้างความเสียหายต่อเป้าหมายขององค์กร

ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยแก้ปัญหาข้างต้นได้ ด้วยเครื่องมือที่คล่องตัวซึ่งสนับสนุนเส้นทางไปยังเอกสารที่เร็วขึ้น กระบวนการที่มีประสิทธิภาพ และการมีส่วนร่วมโดยเจ้าหน้าที่น้อยที่สุด สิ่งเหล่านี้อาจส่งผลให้:

ลดความเสี่ยงในการจัดการโครงการ

เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้แน่ใจว่ากำหนดการล่าช้าจะถูกเก็บไว้ให้น้อยที่สุด องค์กรยังลดการสูญเสียผลิตภาพซึ่งมาพร้อมกับการไม่มีสถานที่ส่วนกลางในการจัดเก็บ แบ่งปัน และเข้าถึงเอกสารที่จำเป็นในการย้ายเวิร์กโฟลว์ไปพร้อมกัน ความสำคัญของเวิร์คโฟลว์

เพิ่มความรับผิดชอบด้วยการกำหนดบทบาทที่ชัดเจนขึ้น

ด้วยเวิร์กโฟลว์ที่มองเห็นได้ สมาชิกในทีมจะเห็นได้ง่ายขึ้นว่าใครรับผิดชอบ (หรือเพียงแค่เกี่ยวข้อง) ในลำดับที่เฉพาะเจาะจง ดังนั้นจึงไม่มีความสับสนเกี่ยวกับความรับผิดชอบของงานและเวลาที่ต้องทำ

การตรวจสอบอย่างโปร่งใสของภารกิจสำคัญทั้งหมด

ทุกขั้นตอนที่สำคัญของเวิร์กโฟลว์สามารถตรวจสอบได้ทันทีเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีปัญหาในการหยุดทีมไม่ให้เสร็จสิ้น สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อผู้จัดการโครงการเมื่อพวกเขาต้องการประเมินว่ากระบวนการดำเนินไปอย่างราบรื่นตั้งแต่ต้นจนจบ

การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่มั่นคง

เส้นทางเวิร์กโฟลว์ที่เป็นของแข็งจะสรุปแต่ละขั้นตอนซึ่งแสดงให้เห็นว่าบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร สนับสนุนความพยายามในการปฏิบัติตามข้อกำหนด และช่วยให้เกิดบรรทัดความรับผิดชอบที่โปร่งใสทั่วทั้งองค์กร

ประสบการณ์การบริการลูกค้าที่มีความสามารถสูง

องค์กรที่ใช้ ระบบอัตโนมัติ เวิร์กโฟลว์สามารถทำให้พนักงานของตนมีอิสระในการมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงขึ้น เช่น มอบประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น
การใช้ OnBase เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

โซลูชันระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจของ Hyland สร้างขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมที่ต้องทำด้วยตนเองและซ้ำซาก ซึ่งทำให้เวิร์กโฟลว์ทั่วทั้งองค์กรช้าลง

สิ่งนี้ทำได้ผ่าน OnBase ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มข้อมูลองค์กรที่ช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจที่สำคัญได้รวดเร็วขึ้นโดยการทำงานเฉพาะอย่างเป็นอัตโนมัติและให้อำนาจแก่พนักงานในการมุ่งเน้นที่การมอบประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้นและเป้าหมายที่มีมูลค่าสูงอื่นๆ OnBase ช่วยด้วย:

• การสร้างและการลดความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์ด้วยวิธีการอัตโนมัติสำหรับกระบวนการที่ซับซ้อน
• รวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องด้วยรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ปรับแต่งได้
• เร่งตรวจสอบและอนุมัติเอกสาร
• ระบุปัญหาคอขวดของกระบวนการ สถานการณ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด และความผิดปกติด้วยเครื่องมือขุดกระบวนการ
• สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปีสำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

  ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

  สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9

  สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
  Tel.086-594-5494
  Tel.095-919-6699

  e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้

• Facebook
• Twitter
• Line