การแปลงไมโครฟิล์ม ให้เป็นดิจิทัล ครั้งสุดท้ายที่คุณใช้เครื่องอ่านไมโครฟิล์มคือเมื่อใด เว้นแต่คุณจะเป็นบรรณารักษ์ ผู้เก็บเอกสารสำคัญ หรือนักวิจัยประวัติศาสตร์…มันอาจจะนานมาแล้วถ้าเคย แม้ว่าไมโครฟิล์มและไมโครฟิชจะเป็นวิธีที่ดีในการจัดเก็บข้อมูล แต่ตอนนี้มันค่อนข้างล้าสมัย ท้ายที่สุด คุณกำลังอ่านโพสต์ในบล็อกนี้ หลังจากค้นหาทางอินเทอร์เน็ตอย่างรวดเร็ว ตอนนี้ลองนึกภาพว่าคุณสามารถทำได้ด้วยข้อมูลในไมโครฟิช นั่นเป็นเพียงข้อดีอย่างหนึ่งในการทำให้ไมโครฟิล์มและไมโครฟิชเป็นดิจิทัล
สนใจเรียนรู้เพิ่มเติม? มาพูดถึงประโยชน์ทั้งหมดของการแปลงไมโครฟิล์มและไมโครฟิชให้เป็นดิจิทัล กันเถอะ :
1. รักษาข้อมูลให้ถูกต้อง
ปัญหาอย่างหนึ่งของไมโครฟิล์มคือ ไมโครฟิล์มจะค่อยๆ จางและสลายตัวเมื่อเวลาผ่านไป (และถึงแม้มันถูกเก็บไว้ในสภาพที่สมบูรณ์ที่สุด แต่ก็อยู่ได้ 500 ปี คุณสามารถรักษาสภาพให้สมบูรณ์เป็นเวลา 500 ปีได้หรือไม่)
นี่เป็นข้อกังวลหลักหากคุณพึ่งพาข้อมูลนั้น
แต่เมื่อคุณแปลงไมโครฟิชเป็นดิจิทัล ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกอย่างแม่นยำ ก่อนที่มันจะจางหายไป จากนั้นเมื่อไฟล์ของคุณเป็นแบบดิจิทัล ไฟล์เหล่านั้นก็จะสว่างขึ้น เพิ่มความคมชัด และแก้ไขได้ ซึ่งหมายความว่าแม้ว่า fiche ของคุณจะไม่อยู่ในสภาพที่สมบูรณ์ ข้อมูลจะไม่สูญหาย
เมื่อภาพยนตร์และภาพยนตร์ของคุณได้รับการแปลง และแก้ไขแล้ว ไฟล์เหล่านั้นจะคงอยู่ตลอดไปในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล
2. ปรับปรุงการควบคุมเอกสาร
แม้ว่าจะเป็นความจริงที่ต้องมีใครบางคนมุ่งมั่นที่จะดึงไมโครฟิล์มออกมา บูตเครื่อง และค้นหาแผงที่ถูกต้อง…มีอะไรที่จะหยุดพวกเขาไหม
เมื่อคุณแปลงไมโครฟิล์ม และไมโครฟิชเป็นดิจิทัลแล้ว ข้อมูลสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านและแม้กระทั่งแก้ไขหากเป็นความลับ และขึ้นอยู่กับประเภทของระบบจัดการเนื้อหาที่คุณมี คุณยังสามารถจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์หรือประเภทข้อมูลเฉพาะได้อีกด้วย
ด้วยไฟล์ดิจิทัล คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกมองเห็นโดยบุคคลที่จำเป็นต้องดูเท่านั้น
3. ความสามารถในการค้นหา
หลังจากแปลงไมโครฟิชและไมโครฟิล์มแล้ว ไฟล์จะได้รับการจัดทำดัชนี ซึ่งหมายความว่าขณะนี้ข้อมูลทั้งหมดสามารถค้นหาได้ด้วยคำสำคัญ
ดังนั้น แทนที่จะพยายามจำม้วนฟิล์มบางๆ แล้วค้นดูในกล่องหรือตู้เก็บเอกสาร คุณเพียงแค่พิมพ์คำ วันที่ หรือชื่อ แล้วข้อมูลก็จะปรากฏขึ้นทันที
4. การเข้าถึงได้ทันที
เมื่อพูดถึงไมโครฟิล์ม ไม่มีทางเข้าถึงได้ทันที จำเป็นต้องค้นหา โหลด และค้นหาด้วยตนเองก่อนที่คุณจะพบภาพที่ถูกต้อง
แต่เมื่อภาพยนตร์ หรือภาพยนตร์ของคุณถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว ไฟล์ทั้งหมดของคุณจะสามารถเข้าถึงได้ทันทีจากความสะดวกสบาย ของคอมพิวเตอร์ของคุณ แทนที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาข้อมูลเพียงชิ้นเดียวที่คุณอาจต้องการ คุณสามารถเรียกใช้ได้ ด้วยการกดแป้นพิมพ์และคลิกเมาส์ของคุณไม่กี่ครั้ง
อีกด้วย? คุณสามารถแชร์ข้อมูลกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณได้ง่ายๆ ผ่านอีเมลหรือลิงก์ง่ายๆ
ทำไมต้องจัดการกับสิ่งเหล่านี้หากคุณไม่ต้องการ?
5. พื้นที่ทางกายภาพมากขึ้น
จะดีกว่าไหมถ้ามีพื้นที่มากขึ้นในสำนักงาน โรงเรียน หรือห้องสมุดของคุณ การกำจัดไมโครฟิล์มและไมโครฟิชแบบกล่องของคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำเช่นนั้น
เมื่อคุณแปลงไฟล์ของคุณเป็นแบบดิจิทัล ไฟล์เหล่านั้นสามารถอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทหรือบนคลาวด์—อุปกรณ์ที่คุณมีอยู่แล้วหรือถูกเก็บไว้ที่อื่น นั่นหมายความว่าคุณสามารถได้พื้นที่เป็นตารางฟุตที่จริงจังโดยไม่ต้องเคลื่อนไหว
6. เพิ่มประสิทธิภาพ
ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ต้องใช้เวลามากในการค้นหาข้อมูลชิ้นเดียวเกี่ยวกับไมโครฟิล์มหรือไมโครฟิช การตั้งค่าทางกายภาพสำหรับการค้นหานั้นใช้เวลาพอสมควร จากนั้นการค้นหาจริงอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงหากคุณไม่แน่ใจว่ากำลังมองหาอะไรอยู่
เมื่อไฟล์ถูกแปลงเป็นดิจิทัล พนักงานสามารถค้นหาแบบง่ายๆ ค้นหาข้อมูลของตน และเริ่มต้นวันใหม่ได้ ซึ่งเปิดโอกาสให้พนักงานของคุณได้ทำอย่างอื่นที่มีคุณค่าต่อธุรกิจ ลูกค้า และ/หรือผู้มีอุปการคุณมากกว่า
7. ประหยัดเงิน
ไม่เพียงแต่คุณจะประหยัดเงินด้วยการ ทำให้พนักงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น แต่คุณยังสามารถประหยัดเงินได้โดยไม่ต้องบำรุงรักษาเครื่องอ่านหรือเครื่องไมโครฟิล์ม/ไมโครฟิช เงื่อนไขที่สมบูรณ์แบบเหล่านั้นที่เรากล่าวถึงก่อนหน้านี้ด้วย? คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการรักษาไฟล์ของคุณในสภาพอากาศที่เหมาะสม ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูง หากคุณใช้งานในพื้นที่ที่อากาศเย็นจัดหรืออบอุ่นมาก
8. ความอุ่นใจ (และการสำรองข้อมูลดิจิทัล)
ไม่ว่าคุณจะอาศัยอยู่หรือทำงานที่ไหน ก็มีโอกาสเกิดภัยธรรมชาติได้เสมอ พายุทอร์นาโด พายุเฮอริเคน อุบัติเหตุจากสภาพอากาศที่เลวร้าย—แน่นอนว่าเราหวังว่ามันจะไม่เกิดขึ้น แต่คุณไม่มีทางแน่ใจได้เลย
เมื่อคุณแปลงบันทึกของคุณเป็นดิจิทัล ข้อมูลของคุณจะอยู่ที่นั่นไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับสำเนาทางกายภาพ แม้ว่าคุณจะต้องการเก็บไมโครฟิล์มที่มีอยู่จริง อย่างน้อย คุณก็จะมีข้อมูลสำรองแบบดิจิทัลในกรณีที่มีบางอย่างเกิดขึ้นหรือคุณได้รับการตรวจสอบ การแปลงไมโครฟิล์ม
อย่างที่คุณเห็น ประโยชน์ของการแปลง ไมโครฟิชและไมโครฟิล์มมีความสำคัญมาก คุณสามารถประหยัดเงิน เพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มพื้นที่ในอาคารของคุณทั้งหมด ได้ด้วยการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล
การนำระบบการจัดการเอกสารไปใช้อย่างถูกต้อง และเหมาะสมสามารถทำหน้าที่เป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับประสิทธิภาพทางธุรกิจโดยรวมของคุณ หากคุณต้องการได้รับประโยชน์สูงสุด จากระบบของคุณ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสาร ที่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ไม่ได้เป็นเพียงตัวเลือกเท่านั้น แต่ยังเป็นข้อกำหนดอีกด้วย
คุณสมบัติพิเศษเฉพาะระบบบริหารจัดการข้อมูล สำหรับคนในองค์กรของคุณ สามารถสร้างไฟล์ใหม่ได้ง่าย ๆ แล้วใช้งานร่วมกันหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลง
บริหารจัดการวงจรชีวิตเอกสารในองค์กร และเพิ่มประสิทธิภาพ ให้การบริหารจัดการและระบบการไหลเวียนเอกสาร ด้วยระบบตรวจทานเอกสารที่เชื่อถือได้
ออกแบบเว็บไซต์ได้ด้วยตัวคุณเอง Alfresco และ Q-doc viewer ให้คุณและคนในองค์กรได้สื่อสาร แลกเปลี่ยนข้อมูลกันผ่านระบบเว็บไซต์ (ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ ออกแบบเว็บไซต์แต่อย่างใด)
บริหารจัดการไฟล์และเว็บไซต์ทุกเวอร์ชั่นด้วยระบบจัดเก็บข้อมูล และ คลังข้อมูลฟรีพร้อมใช้ ให้คุณควบคุม ตรวจสอบทุกประวัติการแก้ไขเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ทันที
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
