การออกแบบเวิร์กโฟลว์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการทั้งหมดของคุณทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพทุกวันดูเหมือนเป็นงานหนัก แต่จะทำงานหนักไปทำไม ในเมื่อคุณสามารถทำงานอย่างชาญฉลาดได้? เคล็ดลับในการปรับปรุงกระบวนการของคุณอย่างต่อเนื่องคือการสร้างการออกแบบเวิร์กโฟลว์ ด้วยการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดี คุณสามารถเห็นภาพกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ และเข้าใจโครงสร้างของเส้นทางที่แปลงอินพุตของคุณเป็นผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย
การออกแบบเวิร์กโฟลว์คืออะไร?
การออกแบบเวิร์กโฟลว์คือการสร้างเวอร์ชันดิจิทัลของเวิร์กโฟลว์ของคุณด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์
การออกแบบเวิร์กโฟลว์ค่อนข้างคล้ายกับการแมปเวิร์กโฟลว์โดยที่การดำเนินการทั้งสองมุ่งเน้นไปที่การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจด้วยภาพ โดยมีจุดประสงค์เพื่อจัดทำเอกสารและปรับปรุงกระบวนการ
สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของการจัดการกระบวนการ ทางธุรกิจ และการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ
จุดประสงค์หลักของการสร้างการออกแบบเวิร์กโฟลว์คือการแสดงให้เห็นว่าข้อมูลไหลเวียนอย่างไรภายในกระบวนการทางธุรกิจ และเพื่อทำความเข้าใจว่าคุณสามารถปรับปรุงจุดใดและอย่างไร
การออกแบบเวิร์กโฟลว์ยังสามารถช่วยให้พนักงานของคุณดำเนินกระบวนการได้ดีขึ้น เนื่องจากพวกเขาจะมีคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำและวิธีทำให้ถูกต้อง
ในทางกลับกัน การออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีจะช่วยคุณทำให้ส่วนต่างๆ ของเวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้กระบวนการทั้งหมดมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ประโยชน์อื่นๆ บางประการในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ ได้แก่:
- การดำเนินธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ความล่าช้าน้อยลง – พนักงานไม่จำเป็นต้องถามว่าใครรับผิดชอบอะไร
- ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
คุณสามารถทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณ เป็นแบบอัตโนมัติ ได้ด้วยซอฟต์แวร์ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันการออกแบบกับผู้อื่น มอบหมายงานให้กับพนักงานที่เกี่ยวข้อง ตั้งค่าคำขออนุมัติอัตโนมัติและการแจ้งเตือน และอื่นๆ อีกมากมาย
หากคุณสนใจว่าซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์สามารถช่วยคุณทำธุรกิจโดยอัตโนมัติได้อย่างไร โปรดดูรายการแอปเวิร์กโฟลว์ทั้งหมด
วิธีการออกแบบเวิร์กโฟลว์ทีละขั้นตอน
ขั้นตอนที่ #1 – เลือกกระบวนการเพื่อทำแผนที่
ขั้นตอนแรกในการออกแบบเวิร์กโฟลว์คือการเลือกกระบวนการที่คุณต้องการทำแผนที่และปรับปรุง
เราขอแนะนำให้จัดลำดับความสำคัญของกระบวนการที่ส่งผลโดยตรงต่อผลกำไรของธุรกิจของคุณ ท้ายที่สุด คุณไม่ต้องการใช้เวลาเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจที่จะไม่ลดต้นทุนหรือเพิ่มผลกำไร
ต่อไปนี้คือปัจจัยบางประการที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกกระบวนการที่คุณต้องการออกแบบ/แมป กระบวนการควรเป็น:
- มีส่วนร่วมในรายได้ของคุณ
- ประสิทธิภาพต่ำ
- วิ่งแพง
- ซ้ำ (งานแบบครั้งเดียวไม่ควรต้องมีการออกแบบเวิร์กโฟลว์)
- ส่งผลโดยตรงต่อผลกำไรของคุณ
ขั้นตอนที่ #2 – วิเคราะห์กระบวนการและรวบรวมข้อมูล
เมื่อคุณเลือกกระบวนการแล้ว ก็ถึงเวลารวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดโดยรอบ ขั้นตอนนี้เรียกอีกอย่างว่าการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจและเป็นรากฐานสำหรับการสร้างการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่เชื่อถือได้
ในการรวบรวมข้อมูล คุณสามารถพูดคุยกับพนักงานทุกคนที่ทำงานโดยตรงกับกระบวนการและถามคำถามเช่น:
- ลำดับขั้นตอนของกระบวนการคืออะไร?
- แต่ละขั้นตอนใช้เวลาเท่าไร?
- แต่ละงานมีบุคลากร/หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกี่คน?
- ข้อมูลไหลเวียนภายในกระบวนการอย่างไร?
และมีคำถามอีกมากมายที่คุณควรถาม ขึ้นอยู่กับลักษณะของกระบวนการเป้าหมายของคุณ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ลงลึกเมื่อรวบรวมข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถเข้าใจกระบวนการจากภายในสู่ภายนอกก่อนที่จะดำเนินการขั้นตอนต่อไป
ขั้นตอนที่ #3 – ออกแบบกระบวนการ
ถึงเวลาสร้างการออกแบบเวิร์กโฟลว์ของกระบวนการ
มี 3 วิธีหลักในการสร้างการออกแบบเวิร์กโฟลว์:
- ปากกาและกระดาษ – นี่เป็นวิธีดั้งเดิมที่สุด และพูดตามตรงคือค่อนข้างล้าสมัย เป็นการดีสำหรับการร่างแผนภาพเวิร์กโฟลว์อย่างรวดเร็ว เพียงเพื่อให้ได้แนวคิดเกี่ยวกับกระบวนการ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณต้องแบ่งปันกระบวนการกับผู้คนมากขึ้น ทำการแก้ไขกระบวนการ ฯลฯ ทุกอย่างจะกลายเป็นเรื่องน่าปวดหัวอย่างมาก
- ซอฟต์แวร์ไดอะแกรม/แผนภูมิฟรี – เครื่องมือฟรีอย่างdraw.ioนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการออกแบบเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถใช้เทมเพลตผังงานแบบใดแบบหนึ่งที่มีให้ หรือเพียงแค่เริ่มออกแบบทุกอย่างตั้งแต่เริ่มต้นโดยใช้องค์ประกอบผังงานที่สร้างไว้ล่วงหน้า
- ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ – ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์แบบชำระเงินจะมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีกระบวนการทางธุรกิจ ที่ซับซ้อน ซึ่งเกี่ยวข้องกับแผนกต่างๆ และพนักงานที่ทำงานร่วมกัน ประโยชน์อันดับหนึ่งคือเทมเพลตการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่สร้างไว้ล่วงหน้าซึ่งมีให้สำหรับกรณีการใช้งานทางธุรกิจทั่วไป
สำหรับจุดประสงค์ของโพสต์นี้ เราจะมุ่งเน้นไปที่วิธีที่คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อออกแบบเวิร์กโฟลว์ของคุณ ในตัวอย่างด้านล่าง เราใช้ Kissflow เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าการออกแบบเวิร์กโฟลว์นั้นง่ายเพียงใด
สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับ Kissflow คืออินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและใช้งานง่าย ซึ่งช่วยให้คุณออกแบบเวิร์กโฟลว์ได้ด้วยการลากและวางองค์ประกอบต่างๆ
ในการเริ่มต้น คุณสามารถใช้แอปที่สร้างไว้ล่วงหน้า (เทมเพลต) ที่คุณพบในไลบรารีของ Kissflow หรือคุณสามารถสร้างการออกแบบของคุณเองตั้งแต่ต้นด้วยเครื่องมือออกแบบเวิร์กโฟลว์
เมื่อคุณเลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้แล้ว คุณสามารถปรับแต่งการออกแบบเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ดำเนินการต่อและเปลี่ยนแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล ชื่อเรื่อง และลำดับของงาน
เมื่อคุณสร้างการออกแบบเวิร์กโฟลว์แล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือกด “เผยแพร่” จากนั้นตรวจสอบประสิทธิภาพของการออกแบบ
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการออกแบบเวิร์กโฟลว์
เพื่อสร้างการออกแบบที่ดีที่สุดสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ มีชุดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดซึ่งเป็นที่รู้จักในอุตสาหกรรมซึ่งคุณสามารถปฏิบัติตามได้:
- ใช้ประเภทการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสมสำหรับกระบวนการของคุณ ไม่ใช่ทุกกระบวนการทางธุรกิจที่เหมือนกัน กระบวนการบางอย่างอาจมีลักษณะเชิงเส้น – เรียบง่ายและตรงไปตรงมา ในขณะที่เวิร์กโฟลว์อื่นๆ อาจซับซ้อนกว่า เช่น การวนซ้ำหลายๆ รอบ การตัดสินใจ เป็นต้น เวิร์กโฟลว์เหล่านี้เรียกว่าสเตตแมชชีนเวิร์กโฟลว์ และจำเป็นต้องมีข้อมูลการติดตามและโฟลว์ข้อมูลตลอดทั้งเวิร์กโฟลว์
- แยกเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนออกเป็นเวิร์กโฟลว์ย่อยที่ง่ายขึ้น หากกระบวนการใดกระบวนการหนึ่งของคุณดูซับซ้อนเกินไปที่จะจับคู่และติดตาม คุณอาจได้ประโยชน์จากการแบ่งกระบวนการออกเป็นกระบวนการย่อยที่เล็กลง
- อย่าคิดกระบวนการในลักษณะเชิงเส้น กระบวนการไม่ได้ถูกกำหนดให้เขียนเพียงครั้งเดียวและไม่เคยเยี่ยมชมอีกครั้ง แต่ควรระลึกไว้เสมอว่ากระบวนการต่างๆ จะได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และอาจถึงขั้นขยายและขยายออกไป ด้วยเหตุนี้ คุณควรจะสามารถกลับไปยังสถานะก่อนหน้าของเวิร์กโฟลว์ได้โดยไม่เกิดปัญหาคอขวด
- รวมเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องของกระบวนการ คุณไม่ต้องการให้การออกแบบเวิร์กโฟลว์ของคุณดูซับซ้อนเกินไป มิฉะนั้นจะต้องใช้คำแนะนำในการอ่านการออกแบบ ซึ่งผิดวัตถุประสงค์ของมัน ให้รวมงานที่เกี่ยวข้องมากที่สุดซึ่งประกอบกันเป็นกระบวนการทางธุรกิจนั้นแทน
- ทำให้การออกแบบเวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นภาพที่เป็นไปได้ หากมีคนต้องการอ่านคำแนะนำ 20 นาทีเกี่ยวกับวิธีการทำงานของกระบวนการ พวกเขาจะขอคำแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษรจากคุณ ไม่ใช่เวิร์กโฟลว์ภาพ ยึดมั่นในการทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณน่าดึงดูดสายตาและง่ายต่อการเข้าใจมากที่สุด
- ใช้เครื่องมือการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ในยุคนี้ การสร้างการออกแบบเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองนั้นไม่มีประโยชน์ มีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยคุณออกแบบเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ เพียงเลือกซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ที่ดี เช่นClickUpและประหยัดเวลาอันมีค่า
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
