การควบคุมเวอร์ชันเอกสาร ซึ่งบางครั้งเรียกว่าการควบคุม การแก้ไขหรือการควบคุมแหล่งที่มา หมายถึงการจัดการการเปลี่ยนแปลง ในเอกสาร และ ข้อมูลที่มีโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้างอื่นๆ ด้วยซอฟต์แวร์ควบคุมเวอร์ชันเอกสาร ผู้ใช้หลายคนสามารถ ทำงานในเอกสาร เดียวกันได้ ขจัดการสร้างหลายเวอร์ชัน และเวอร์ชันที่ต่างกันออกไป
การควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร ทำให้ผู้ใช้สามารถ “เช็คเอาท์” และล็อกเอกสารในขณะที่กำลังทำงานอยู่ ดังนั้นมีเพียงคนเดียวเท่านั้น ที่แก้ไขเอกสารในแต่ละครั้ง เมื่อรายการถูก “เช็คอิน” แล้ว คนใหม่จะสามารถแก้ไขได้
ความสำคัญ ของการควบคุมเวอร์ชันเอกสาร
นี่คือเหตุผลที่ธุรกิจที่กำลังเติบโต จึงเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารและระบบควบคุมเวอร์ชัน:
การติดตามประวัติ
เมื่อเวลาผ่านไป การแก้ไขในเอกสารเดียวโดยผู้ใช้จำนวนมากจะดูสับสน การใช้ระบบควบคุมเวอร์ชันเอกสาร จะทำให้ผู้ใช้หลายรายเข้าถึงไฟล์และโปรเจ็กต์เวอร์ชันก่อนหน้าหลายๆ ไฟล์ได้ง่ายขึ้น แม้ข้อมูลจะสูญหายอย่างกะทันหันหรือคอมพิวเตอร์ขัดข้อง ความรับผิดชอบและการมองเห็นยัง ได้รับการปรับปรุงในระหว่างการทำงานร่วมกัน และองค์กรสามารถติดตามว่าสมาชิกทีมใดได้แก้ไขเอกสารที่เฉพาะเจาะจง
เส้นทางการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
องค์กรที่มีข้อกำหนดด้านการกำกับดูแล ความเสี่ยง และการปฏิบัติตามข้อกำหนด สามารถใช้ซอฟต์แวร์ควบคุม เวอร์ชันเอกสารเพื่อตรวจสอบ และ ติดตามข้อมูลด้วยเส้นทาง การตรวจสอบอย่างละเอียดและประวัติการบันทึก สิ่งนี้ทำได้โดยการตรวจสอบ วงจรชีวิตเอกสารทั้งหมด อย่างแม่นยำ ตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการจัดการขั้นสุดท้าย – ตรวจสอบให้แน่ใจว่า เป็นไปตามมาตรฐานการปฏิบัติตาม กฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
การควบคุมการอนุญาต เพื่อควบคุมข้อมูลที่เป็นความลับ
เมื่อพูดถึงผู้ที่สามารถเข้าถึงและแก้ไขข้อมูลองค์กรของคุณ ไฟล์ทั้งหมด ของคุณควรมีการควบคุมที่ชัดเจนและมีการควบคุม สิทธิ์สามารถปรับแต่ง ตามประเภทเอกสาร และสามารถให้ หรือเพิกถอนการเข้าถึงได้ทุกเมื่อด้วยซอฟต์แวร์ควบคุม เวอร์ชันเอกสารที่เหมาะสม
ตัวอย่างการควบคุมเวอร์ชันเอกสารที่ดี
กลยุทธ์การควบคุมเวอร์ชันของเอกสารแต่ละเวอร์ชัน ได้รับการปรับแต่ง เพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจบางอย่าง ตั้งแต่การบรรลุมาตรฐานของเอกสาร การเพิ่มความรับผิดชอบ หรือการทำงานร่วมกันที่คล่องตัว การควบคุมเวอร์ชันเอกสารที่ดีจะเกิดขึ้นเมื่อ:
ผู้ดูแลระบบสามารถแชร์ไฟล์ได้อย่างง่ายดายด้วยสิทธิ์ที่ควบคุม
ในกรณีที่ต้องการการทำงานร่วมกันระหว่าง ผู้ใช้จำนวนมาก การไม่ใช้การควบคุมเวอร์ชันเอกสารที่เหมาะสม ถือเป็นความเสี่ยง พนักงานอาจถูกบังคับให้ใช้โปรแกรมภายนอกและโปรแกรมแก้ไขไฟล์อื่นๆ เพื่อดู ใส่คำอธิบายประกอบ และแบ่งปัน ซึ่งทำให้การติดตามเวอร์ชันและการแก้ไขของผู้ใช้เป็นงานที่ยาก การปรับใช้แพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ช่วย ให้ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมการอนุญาตที่กำหนดว่าใครได้รับอนุญาตให้ดูและแก้ไขไฟล์ ในขณะที่ยัง ‘ล็อก’ และปกป้องพวกเขาจากการแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต
สามารถเรียกค้นงานได้แม้ซอฟต์แวร์จะขัดข้องและเกิดข้อผิดพลาดด้วยตนเอง
พนักงานที่มีสิทธิ์เฉพาะควรสามารถติดตามเอกสาร เวอร์ชันก่อนหน้าทั้งหมดและเปลี่ยนกลับ เป็นเวอร์ชันดังกล่าวได้หากจำเป็น ในกรณีที่คอมพิวเตอร์ทำงานผิดปกติ หรือข้อมูลสูญหาย ข้อมูลจะยังคงถูกเก็บรักษาไว้โดยไม่ต้องทำให้กระบวนการทำงานช้าลง โดยการป้อนข้อมูลจากหน่วยความจำใหม่ด้วยตนเอง
ทุกคนมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารควบคุมหนึ่งฉบับเมื่อทำงานร่วมกัน
ขึ้นอยู่กับแอปพลิเคชั่นแก้ไขหลาย ๆ ตัวนำไปสู่เอกสารฉบับเดียวกันที่ซ้ำกัน การใช้แพลตฟอร์มควบคุมเวอร์ชัน ของเอกสารช่วยให้มั่นใจ ว่าผู้ใช้จะไม่สับสนระหว่างไฟล์ ‘เก่า’ สำหรับเวอร์ชันที่อัปเดตและทำงานกับเอกสารที่ไม่ถูกต้อง เอกสารที่มีการควบคุม – หรือการใช้เอกสารหลักเพียงฉบับเดียวเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลง – ช่วยให้ผู้ทำงานร่วมกันทุกคนเข้าใจตรงกัน และไม่ดำเนินการกับเอกสาร ที่มีลักษณะเหมือนกันและเนื้อหาที่ใช้พื้นที่จัดเก็บที่ไม่จำเป็นในระบบของคุณ การควบคุมเวอร์ชันเอกสาร
แนวทางสำหรับประสิทธิภาพการควบคุมเวอร์ชันเอกสารที่ดียิ่งขึ้น
กลยุทธ์การควบคุมเวอร์ชันเอกสารที่ดี ได้แก่:
- ปรับใช้มาตรฐานการตั้งชื่อไฟล์ที่เป็นระบบและเข้าใจได้ เพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารได้เร็วขึ้น
- การใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อแจ้งผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการดำเนินการที่รอดำเนินการ
- การเลือกผู้ให้บริการโซลูชันการควบคุมเอกสารบนคลาวด์เพื่อปกป้องและสำรองข้อมูลทั้งหมด ล็อคเอกสารที่สรุปผลหรือตั้งค่าการเข้าถึงแบบ “อ่านอย่างเดียว” เพื่อหลีกเลี่ยงการแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต
- อนุญาตให้ ผู้ใช้ภายนอก เข้าถึงเอกสารได้ (ลูกค้า ผู้ป่วย นักเรียน ฯลฯ)
ซอฟต์แวร์ควบคุมเวอร์ชันเอกสาร OnBase ช่วยธุรกิจได้อย่างไร
OnBase ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการการสร้าง แก้ไข และแจกจ่ายเอกสาร ทางธุรกิจที่สำคัญได้ โดยจะรวมศูนย์การจัดการการเปลี่ยนแปลงเอกสารทางธุรกิจและจัดเตรียมการซิงโครไนซ์แบบออฟไลน์สำหรับผู้ใช้ระยะไกล เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนจะเข้าถึงเอกสารเวอร์ชันล่าสุดได้
ไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่า:
- พนักงานหรือลูกค้ากำลังทำงานจากเวอร์ชันเก่า
- สัญลักษณ์สำคัญหายไปพร้อมกับกระดาษที่เขียนไว้
- มีเอกสารหรือคำสำคัญไม่สอดคล้องกัน
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9
สนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
e-mail cs@ko.in.th หรือ K&O FB / เว็บไซต์หลัก สแกนเพื่อแอด Line พูดคุยตอนนี้
